В каких случаях составляется письмо на возврат товара поставщику
Повод для возврата может быть самый разный:
1. Товар не соответствует необходимым требованиям или есть брак.
2. Продавец утаил, что в изделие есть недостатки.
3. Товары не соответствует ассортименту, указанному в договоре.
Как написать письмо о возврате товара поставщику
Если вы обнаружили в товаре недостатки, брак, то пора писать письмо о возврате.
Определенной формы для составления этого документа нет. Проще говоря, его содержание носит преимущественно произвольный характер. Покупатель сам решает, каким оно будет: написанным от руки, в электронном виде, коротким или подробным.
Суть подобного письма – это текст претензионного характера, где покупатель просит принять поставщика товар и вернуть ему денежные средства.
Определенного количества экземпляров письма нет, их может быть сколько угодно, главное их грамотно оформить и заверить.
Стоит отметить важный нюанс. Если покупатель заранее знал о том, что товар с браком - рассчитывать на возврат бессмысленно. Нередки ситуации, когда контрагенты договариваются о покупке товара с браком, ведь подобные товары имеют цены в разы ниже. Чтобы в дальнейшем избежать махинаций со стороны покупателя, в дополнение к договору необходимо составить специальный акт, где будут перечислены имеющиеся дефекты.
Для экономии времени на переписку, организации могут заготовить свой бланк подобного письма возврата поставщику. Ведь при больших объемах продаж, такие ситуации возникают довольно часто.
Сократить время на формирование и заполнение документов поможет программа Бизнес.Ру. Она позволяет создавать новые документы на основе предыдущих, автоматически подставлять в них данные, видеть актуальную информацию по остаткам товаров и многое другое.
Пример бланка письма приведен ниже:
В письме необходимо указать: ФИО руководителя, название организации, юридический адрес, телефон, факс, а также подробные сведения о поставщике.
Важно грамотно и подробно изложить обстоятельства, из-за которых приходится оформлять возврат товаров. Указать их количество, номер и дату заключения договора на покупку продукции, подтверждение оплаты поставки.
Затем написать просьбу заменить товар или вернуть деньги.
Также нужно перечислить приложения к письму: копии договора, платежных документов, накладные, фотофиксация обнаруженных недостатков, экспертное заключение и иные бумаги.
Письмо-претензия по возврату товара подписывается руководителем организации-покупателя. Также указывается дата составления документа.
Отправить его лучше всего по почте и вложить также опись и уведомление о вручении. Так будет подтверждение того, что письмо получено адресатом.
Образец письма о возврате товара поставщику
Письмо на возврат товара поставщику может выглядеть следующим образом: