О том, что современные средства совместной работы, или collaboration, позволяют компаниям быть всегда на связи со своими сотрудниками, даже если те в течение дня переезжают со встречи на встречу или вовсе ждут своего самолета в аэропорту, говорилось уже давно. Но надо было объявить режим самоизоляции, чтобы у среднего и малого бизнеса появилась возможность применить эти инструменты на практике.
Одни организации все это время использовали для обсуждения рабочих вопросов публичные сервисы видеоконференций и месседжеры, чаще никак не связанные между собой. Другие сознательно сделали выбор в пользу единой платформы с необходимым для виртуального общения набором сервисов, проинтегрированных, легко разворачиваемых из облака, плата за пользование которой взимается по подписке, таких, как платформа для совместной работы Cisco Webex Teams.
Универсальный инструмент для корпоративных коммуникаций
В наше время, когда умение решать деловые вопросы в месседжерах, находится у сотрудников, что называется «на кончиках пальцев», даже небольшие компании понимают, что обмен файлами с документами в What’s App, Viber или Telegram несет в себе риски утечек важной коммерческой информации. Это с одной стороны.
С другой стороны, в процессе выполнения профессиональных задач людям приходится все чаще общаться в разных каналах коммуникаций: по электронной почте, в месседжере, в сервисе конференций, по телефонам, офисному и мобильному. Переключение между ними, поиск контактов адресата требуют времени, которое можно было бы потратить с большей пользой для бизнеса.
Идея платформы Webex и сервисов Webex Teams как раз и заключается в том, из одного приложения, установленного на ПК или смартфоне, предоставить сотрудникам возможность пользоваться всеми этими видами коммуникаций, причем в едином интерфейсе. В этом случае все звонки, сообщения и обмен файлами осуществляются безопасно в защищенной корпоративной системе средств совместной работы, доступ к которой пользователи могут получать с любых устройств. Сюда же можно встроить модного сейчас голосового помощника (бота), который для еще большей экономии времени возьмет на себя существенную часть рутинных операций.
От внедрения сервисов Webex Teams выигрывают все. Сотрудники получают возможность хотя бы несколько дней в неделю работать удаленно (после пандемии доля людей, которые предпочитают бы такой график, оценивается в 74%, а 50% хотели бы и вовсе исполнять свои обязанности из дома). Компаниям перевод всех корпоративных коммуникаций на одну платформу обеспечивает ускорение бизнес-процессов и, как следствие, возможность увеличения прибыли.
При этом бизнес может не беспокоиться о безопасности: все сообщения и все файлы, которыми обмениваются сотрудники в месседжере, защищены сквозным (end-to-end) шифрованием. Более того, архитектура решения Cisco позволяет разместить сервер управления ключами шифрования локальнопри размещении платформы локально, на площадке клиента, компания Cisco может передать ему ключи шифрования.
Также в Webex Teams предусмотрена возможность контроля за общением сотрудников с представителями других компаний. При условии, что обе компании поддерживают эти сервисы, можно объединять их сотрудников в общую чат-комнату и при необходимости, анализируя текст и применяя поиск по ключевым словам, контролировать обсуждение.
Безопасность, быстрота развертывания, доступность на любых устройствах, автоматизация коммуникаций (помощники), оплата по подписке – все эти преимущества инструментов collaboration уже используют компании, подключившиеся к Webex Teams.
Решение, которое любую зону превратит в переговорную
Иногда для обсуждения рабочей задачи собирается небольшая группа сотрудников. Стоит ли под такую встречу бронировать переговорную комнату? Что делать, если она одна и постоянно занята? В небольших компаниях эти вопросы могут возникать достаточно часто.
И у компании Cisco есть на них ответ – решение Room Kit Mini, предназначенное для проведения видеоконференций для 2-4 участников в очень компактных переговорных комнатах или в зонах, выделенных для отдыха, например, в кафетерии.
Его главное достоинство – в сочетании простоты установки и использования с высоким качеством передачи звука и видео. Широкоугольная видеокамера, позволяющая «захватить» всех участников встречи, микрофон, акустическая система встроены в небольшой модуль Room Kit Mini. Важно также, что презентации можно проводить без проводов.
Управлять ими можно либо с сенсорной панели, либо с компьютера или смартфона пользователя, на котором установлено приложение Webex. Система, обладающая встроенным искусственным интеллектом, умеет распознавать людей и автоматически настраивать изображение, наводя на камеру на участника видеоконференции, чтобы показывать именно ту область, где сидит человек. Тем самым, она создает во время сеанса комфортную, располагающую к обмену мнениями, атмосферу. Высокое качество отображения влияет на восприятие: чем естественней выглядит человек на мониторе, тем вам комфортнее с ним общаться.
Интересно также, что Cisco Room Kit Mini может использоваться как полнофункциональнаяавтономная система видеосвязи: например, человек может прийти на встречу только со смартфоном и подключиться с этой видеосистемы к запланированной встрече в один клик из календаря своего смартфона. с помощью приложения подключить установленный модуль к Webex и пользоваться привычной видеоконференцсвязью. А если через USB-порт Room Kit Mini через USB-порт подключить к компьютеру сотрудника, она будет работать как веб-камера и позволит пользователю участвовать во внешней конференции, сохраняя при этом качественные видео- и аудио с той системы, которая установлена у него в переговорной комнате.
В комплект поставки решения, помимо модуля видеосистемы входит 10-дюймовая сенсорная консоль управления. Она располагается на столе и позволяет пользователю, не вставая с места, работать с системой. В дополнение к ним поставляется набор кабелей для подключения и настенное крепление. Компания Cisco рекомендует воспользоваться опцией и добавить к заказу крепление на дисплей, доступное опционально, а также специальный USB-кабель.
Таким образом, небольшим технологичным компаниям доступны такие преимущества решения Room Kit Mini, как простота установки и подключения, возможность работать как с полноценной автономной системой видеосвязи, а также функция работы в режиме веб-камеры.
Аксессуар, на котором лучше не экономить
Довольно быстро человек, в течение рабочего дня вынужденный совершать большое количество звонков, начинает задумываться об использовании гарнитуры. Некоторые работодатели идут таким сотрудникам навстречу и дополняют этими аксессуарами рабочие места. Однако чаще всего они закупают для такого дооснащения недорогие базовые устройства.
А между тем, считают в компании Cisco, гарнитуры для бизнес-пользователей должны быть очень качественными, прочными и надежными, выполненными из правильных материалов. В таких устройствах должен быть хороший микрофон и шумоподавление.
В продуктовом портфеле этой компании есть гарнитуры серии 730. Это дорогие аксессуары топ-уровня. Помимо таких преимуществ для пользователей, как надежность, качественный звук, эффективное шумоподавление, долговечность, они обеспечивают очень хороший звук при прослушивании музыки. У каждого сотрудника в жизни бывают ситуации, когда ему нужно отключиться от внешнего пространства и сконцентрироваться на решении задачи.
Если у него есть гарнитура Cisco 730-й серии, ему достаточно включить любимую композицию и отсечение от внешних шумов. После этого он попадает в некий пузырь, заполненный музыкой. Гарнитура по Bluetooth подключается к компьютеру и к мобильному телефону, так что при поступлении вызова достаточно шелкнуть по гарнитуре, чтобы принять звонок. После завершения вызова музыка продолжится.
Средства совместной работы Cisco создаютсоздают все условия для продуктивного взаимодействия сотрудников компаний малого и среднего бизнеса, независимо от их местонахождения, формируют создают таким компаниям имидж высокотехнологичных и, в итоге, способствуют повышению их конкурентоспособности.