Время - наш самый ценный ресурс, особенно когда мы пытаемся достичь наших профессиональных целей. Но большинство из нас плохо управляют своим временем - или, по крайней мере, мы могли бы быть лучше.
К счастью, есть потенциальные решения. Блокировка времени - это стратегия, которая заставляет нас более критически оценивать время, которое мы проводим, и то, как мы его тратим, и при правильном использовании это может значительно повысить вашу производительность - как в вашей профессиональной жизни, так и за ее пределами.
Блокировка времени: основы
Блокировка времени - это стратегия, при которой вы разбиваете свое время на отдельные «блоки» или устанавливаете приоритеты, при которых вы будете выполнять конкретные задачи.
Например, в 8-часовой рабочий день вы можете работать с 16 30-минутными временными блоками, назначая такие задачи, как «просмотр почты», «ежедневное собрание» или «проект B» для каждого 30-минутного блока.
Вот как добиться успеха с блокировкой времени:
1. Понимание философии, стоящей за блокировкой времени
Во-первых, понять, почему блокировка времени так популярна (несмотря на множество других используемых стратегий управления временем). Задача временного блокирования относительно проста, но мышление, скрытое за ней не столь легко.
Блокировка времени помогает вам достичь нескольких целей одновременно. Это помогает вам относиться к вашему времени как к ресурсу.
Это заставляет вас уделять внимание конкретным интервалам и, следовательно, помогает расставить приоритеты. Это также дает вам последовательную систему, которую вы можете применить к любой задаче.
2. Стремитесь к однозадачности
Наукой на протяжении десятилетий было изучено: многозадачность просто не работает. Независимо от того, насколько вы хороши в многозадачности, скорее всего, вам будет гораздо лучше сосредоточиться на одной задаче за раз.
Фактически, исследования показали, что многозадачность снижает производительность на 40%.Но блокировка времени позволяет вам повысить работоспособность, если вы правильно ее реализуете.
Для данного временного блока установите одну (и только одну) задачу; Например, во время вашего 30-минутного задания «Закончить продажу» не позволяйте себе отвлекаться на электронные письма, телефонные звонки или другие несвязанные задачи. Одно это изменение может существенно повлиять на вашу производительность.
3. Определите ваши выбранные цели
До сих пор мы использовали пример 30-минутного временного блока, но это не является обязательным требованием. Блокировка времени может работать независимо от того, с какими целями вы работаете. На самом деле, предприниматель-миллиардер Элон Маск известен своей способностью блокировать свои дни с 5-минутными интервалами.
Разные люди хорошо функционируют в разных системах, поэтому тщательно продумайте свои варианты; меньшие временные интервалы позволяют вам быть более точными и контролировать свое расписание, но они также могут быть более напряженными в управлении. Если вы не уверены, начните с чего-то более широкого, например, с 45-минутными или 1-часовыми интервалами.
4. Решите, какой часть дня разбить
Вам не нужно блокировать весь свой день, особенно если вы только начинаете, поэтому подумайте, какое время на протяжении вы бы хотели заблокировать.
Для большинства новичков это означает блокирование «сердцевины» вашего дня - примерно с 10 до 16 часов - после того, как утренняя рутина закончилась, но началась основная работа. Для более стрессоустойчивых личностей рекомендуется разбивать весь ваш день, даже личную жизнь.
5. Выберите правильную стратегию плана
Даже если у вас есть фотографическая память, вам будет сложно держать в уме график блокировки времени. Вместо этого вам нужно полагаться на какую-то систему документации.
Точная система не важна, если она хорошо работает для вас. Хорошее приложение для работы с календарем должно помочь вам регулярно блокировать ваше время и устанавливать будильники, чтобы вы знали, когда истек один период времени и начался другой.
Но если вы старомодны, вы можете использовать заметки или календарь с отмеченными на нем фрагментами, чтобы помочь вам следить за своим днем. В любом случае, какой-то автоматический таймер - это хороший способ следить за временем.
6. Предоставьте себе буфер
До и после каждого блока времени, дайте себе небольшой буфер. Например, если вы работаете с 30-минутными блоками, выделите себе 5 дополнительных минут, чтобы они служили пустым пространством между задачами. Если вы хотите, чтобы ваше расписание было чистым, работайте 25 минут и оставьте 5 минут на запас.
Это поможет вам завершить задачи, которые не вписываются в ваши первоначальные планы блокировки времени, так как большая часть входящей работы не так организованна и может потребовать дополнительное время.
7. Блокируйте время для прогрева и перезарядки
Не начинаете рабочий день с максимальной продуктивностью. Вам нужно время, чтобы запустить устройства, выпить кофе, прочитать электронную почту и просто «освоиться» в целом. В конце дня вам будет интересно закончить дела и подготовиться к отчету.
Не будьте слишком резкими с блокировкой этих периодов; вместо этого рассматривайте их как уникальный открытый блок. Например, вы можете заблокировать большую часть своего дня с 15-минутными интервалами, но оставьте себе 1-часовую «разминку» и 30-минутную «перезарядку».
8. Блок времени для «глубоких» задач
Глубокие задачи - это задачи, которые требуют вашего полного внимания или задач, которые служат крупными проектами, а не отдельными, небольшими обязанностями. Они должны быть заблокированы таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться исключительно на них; любой блок, назначенный глубокой задаче, не должен включать никаких других задач или допусков. Несмотря на это, одного блока может быть недостаточно; не стесняйтесь назначать несколько блоков для одной и той же глубокой задачи.
9. Время блокировки для «мелких» задач
Блокировка мелких задач работает немного по-другому. Мелкие задачи - это задачи, которые не требуют много времени или внимания, и они, как правило, накапливаются в течение дня. Вам не понадобится полный блок для работы с какой-либо одной мелкой задачей, поэтому вместо этого рассмотрите возможность блокировать мелкие задачи группой.
Например, вы можете выделить блок для проверки «электронной почты, социальных сетей и платформ управления проектами» или «наверстывания коммуникаций».
10. Время блокировки для «реактивных» задач
Реактивные задачи - это неформальные задачи, которые трудно предсказать и еще сложнее расставить приоритеты. Они часто приходят в форме взаимодействия с чем либо.
Например, вам может понадобиться вести постоянный диалог со своими сотрудниками, чтобы координировать работу над конкретным проектом. Опять же, вы хотите объединить эти задачи в блок для всей категории.
11. Время блока для перерывов
В стратегии, ориентированной на производительность, легко упустить из виду важность перерывов. Но вам нужно будет блокировать время для перерывов так же, как и любую другую задачу, иначе вы рискуете выгореть. Это включает в себя не только обед, но и небольшие перерывы в течение дня.
Здесь лучше всего работает блокировка с небольшим интервалом, например, с интервалами в 10 или 15 минут. Если вы работаете с 30-минутными блоками, рассмотрите возможность гибридизации отдельных блоков с перерывами и работой.
12. Создайте воспроизводимую формулу
После того, как вы заблокировали время на несколько смен, попробуйте создать шаблон, который вы можете использовать для всех ваших будущих потребностей в блокировке времени. Назначьте блоки для всех ваших предсказуемых, рутинных задач, затем оставьте место в остальной части вашего расписания для менее предсказуемых приоритетов или приоритетов, которые определяются на ежедневной основе.
13. Будьте готовы плохо оценивать ситуацию
Большинство людей ужасно следят за своим временем и еще хуже оценивают, сколько времени занимает выполнение задач.
Когда вы напишите свою первую заметку для блокировки времени, будьте готовы возмущаться из-за того, что вы ошиблись относительно истинной продолжительности даже ваших самых распространенных задач. Чтобы компенсировать это, попытайтесь переоценить время, необходимое для выполнения данной задачи, предоставив ему больше места в блоке, чем вы думаете. Это может немного повлиять на вашу производительность в первые несколько дней, но как только вы почувствуете, сколько времени занимает выполнение каждого типа задач, вы можете измерить время блокирования гораздо точнее.
А еще лучше - используйте приложение для отслеживания времени, чтобы получить точный расчет того, сколько времени вы фактически тратите на рутинные задачи, чтобы вы могли улучшить свою производительность!
14. Сообщите другим, о своем графике
Поговорите с вашими начальниками, коллегами и партнерами, которых вы собираетесь игнорировать в нужные для вас промежутки. Когда вы начнете блокировать время, ваши привычки изменятся.
Вам может потребоваться больше времени, чтобы ответить на определенные электронные письма, вы можете быть более беспощадными, когда речь идет о времени проведения собраний, и вы почти наверняка будете более регламентированы в своей работе в течение дня. Люди будут намного лучше понимать вас, если они будут знать причину этого.
15. Запланируйте день «Догоняй»
Даже с блокировкой по времени некоторые вещи будут проскальзывать сквозь трещины в вашем графике. Вы пропустите несколько задач, или вам понадобится еще час или два, чтобы закончить важный проект.
Чтобы не напрягать себя, превращая оставшиеся задачи в блочную форму, просто дайте себе день, который, по крайней мере, несколько свободен от блоков для отдыха, а также завершения пропущенных задач.
16. Будьте готовы пересмотреть свой подход
Исследования показывают, что «лучшая» стратегия блокирования времени для среднего человека 52 минуты, а затем - 17. Но у вас оно не обязательно будет работать также. Каждый человек имеет уникальные предпочтения и рабочие стили, которые будут более благоприятными для альтернативных временных структур.
Некоторые люди нуждаются в более длительных, менее частых перерывах, в то время как другим нужны более короткие, более частые перерывы. Будьте готовы пересмотреть свой подход, когда узнаете больше о себе.
17. Расширьте блокировку времени в других областях вашей жизни
Проведите несколько недель, блокируя время в своей профессиональной жизни, и оцените, как это работает для вас.
Кажется ли это делает вас более продуктивным? Или это заставляет вас чувствовать себя более напряженным?
Если блокирование по времени делает вам более продуктивную среду и не увеличивает стресс, рассмотрите возможность его применения в других областях вашей жизни. Разбейте время на домашние дела и общение так же, как вы делаете с проектами и задачами на работе.
Однако, если время блокировки слишком регламентировано или просто неэффективно для вас, не бойтесь ограничить его работой или полностью отказаться от него.
Вывод
Блокировка времени не является правильной стратегией для каждого специалиста или любой ситуации, но при правильном рассмотрении и выполнении она может сэкономить массу времени и напрямую повысить вашу производительность.
Используйте его, чтобы лучше понять, как вы проводите время в течение дня, улучшить свое внимание и эффективно расставить приоритеты одновременно.