Если Вы фрилансер и работаете на дому, у Вас может возникнуть необходимость несколько раз присоединиться к звонкам через skype. И часто эти звонки находятся на грани абсурда: опоздавшие участники, час времени, чтобы сказать друг другу вещи, которые могли бы конденсироваться в течение 15 минут, люди, разговаривающие с другими людьми, в результате чего Вы ничего не понимаете.
ЗВОНКИ ЧЕРЕЗ SKYPE…
Когда я работала в компании, основной задачей деятельности было необходимость участия в видео-конференциях в skype. Это было впечатляющим, если сравнить с тем, как привыкла я: видео-конференция продолжительностью не более 20 минут, сразу к делу, несколько слов, разговор по очереди, не прерывать речь другого, каждый записывал основные моменты и, самое главное, было ясно, что Вы должны сделать после завершения конференции. Вместо этого я заметила, что много раз после вызова среди результатов является полная потеря ориентации и большая путаница: так, мы говорили час, чтобы сделать вывод, что...? Чтобы что?
Вот несколько советов, чтобы лучше оптимизировать звонки через skype, особенно если Вы фрилансер и Вам нужно организовать свое время.
1. Концентрируйте все за один день.
Совмещая с возможностями Ваших клиентов, постарайтесь сосредоточить все звонки через skype (но и обычные телефонные звонки) всего за один день. Да, я знаю, это сложно, но, по крайней мере, у Вас есть один день, посвященный только этому, а в другие дни Вы можете посвятить себя оперативной части. Наличие одного звонка в день - это больше пустая трата времени: Вам нужно оторваться от работы, которую Вы делаете, мысленно перейти к другому, а затем вернуться в рабочее настроение. Если вместо этого Вы зарезервируете день для такого рода деятельности, Вы будете намного свободнее в оставшуюся часть недели. В конце концов, Ваши клиенты тоже нуждаются в том, чтобы Вы выполняли свою работу, верно?
2. Легко проверить наличие.
Высокая занятость и необходимость выбрать дату, которая устроит всех, кажется, невыполнимой задачей. Не бойтесь: есть инструменты, которые облегчают жизнь, особенно когда в конференциях участвуют 3 или более участников. Одним из таких инструментов является Doodle.
3. Убедитесь, что всем ясно назначение.
Вы можете организовать по своему усмотрению. Например, отправить сводное письмо с датой и временем вызова skype или приглашение в календаре. Или и то, и другое. Важно, чтобы назначение было понятно всем: нет ничего более раздражающего, чем участники, которые опаздывают или полностью забыли о телефонной конференции.
4. Подготовка повестки дня.
Это очень редко для клиента, чтобы подготовить повестку дня. Тогда подумайте об этом Вы. Распределите точки вызова с помощью четкой и пояснительной точки пули и поделитесь ею со всеми участниками конференции. Попросите каждого добавить любые пункты, которые Вы забыли. Конечно, во время вызова эту повестку дня следует соблюдать. 🙂
5. Будьте ясны.
Не бойтесь показаться строгим: четко скажите своим клиентам, что Вы оставляете им максимум один час (!!) времени, для чего необходима максимальная пунктуальность и усилия в том, чтобы быть пунктуальным и следовать повестке дня.
6. Выводы.
Перед тем, как попрощаться, убедитесь, что у всех есть свои задачи. Если это необходимо, отправьте сводное письмо, даже в совместной форме: подготовьте файл для редактирования с помощью Google-Диска и сделайте его редактируемым, чтобы каждый участник видео-конференции мог обновить свою часть знаний. Дайте сроки для этой задачи: чем раньше Вы делаете, тем лучше.
____
Приведенные выше рекомендации имеют определенную цель: сделать звонки через skype менее тяжелыми. Часто эти моменты переживаются с крайним раздражением: «Помогите, я собираюсь принять звонок, который продлится не менее 1 часа!»... Но сколько всего мы можем синтезировать за 20 минут, если каждый участник следит за повесткой дня и не рассеивается в болтовне?
Если Вы тоже страдаете «болью звонков», дайте мне знать, если с этими советами все стало лучше и продуктивнее. 🙂