Иногда, когда накапливается множество мелких дел, до которых руки долго не доходили, кажется, что хаос вокруг победить нереально. Но надо же с чего-то начинать!
В такие моменты я вспоминаю о простом способе быстро и просто разгрести "текучку", которому меня научила когда-то на работе коллега. У нас был сложный период. Организация готовилась к проверке. Мы ждали высокую комиссию, и к её приезду нужно было очень срочно подготовиться. К мелким текущим делам добавилось несколько крупных, и мне казалось, что мы не уложимся в отведённые сроки.
Я начала немного паниковать, из-за чего мне стало сложно концентрироваться. Я отвлекалась, постоянно заглядывала то в календарь, то на часы. Пытаясь удержать в голове сразу несколько задач, я стала забывать о разных мелочах, которые было важно сделать вовремя. Берясь за задания, требующие большого времени, я вдруг вспоминала, что кому-то не отправила срочное письмо, а кому-то не перезвонила. Приходилось отвлекаться на это, после чего сложно было вернуться к глобальным задачам. В такой суматохе я была близка к отчаянию.
На помощь мне пришла девушка, которая работала в нашей организации лет на пять дольше, чем я. У неё было больше опыта, в том числе и по "авральной" подготовке к проверкам. И, главное, она читала книги по самоорганизации и тайм-менеджменту. Это позволяло ей быть более собранной, чем я. Она точно знала, что и в какой момент надо делать, чтобы всё успеть.
Увидев моё состояние, она позвала меня попить чаю. Я пыталась возразить, что и так ничего не успеваю. На что она ответила, что знает один секретик, который позволит мне сэкономить достаточно времени, чтобы оправдать 10 минут на чаепитие. Когда мы сели вдвоём в соседней комнате, дожидаясь, пока закипит чайник, она сказала примерно следующее.
Этому чайнику нужно около двух минут на закипание. За это время я расскажу тебе, как победить множество мелких дел, до которых не доходят руки, чтобы потом сконцентрироваться на серьёзных задачах.
Первое. Выпиши отдельным списком всё, что беспокоит, все мелочи, отложенные "на потом".
Например:
занести ксерокопии документов секретарю;
поменять картридж в принтере;
разобрать папку "Входящие" в почте, направив каждое письмо в корзину или на исполнение;
позвонить и заказать билет на автобус для завтрашней командировки;
оплатить счёт за интернет
и т. д.
Второе. Оцени, какие из этих дел можно выполнить за 2 минуты. И просто сделай это! Без раздумий, в любом порядке.
Даже если в списке будет около 30 дел, ты потратишь на них всего лишь около часа. Зато в результате ты получишь не только 30 выполненных дел, но и свободную от отвлекающих мыслей голову, а ещё чувство удовлетворения от собственной продуктивности.
Стоит ли говорить, что я последовала этим советам, как утопающий, хватающийся за соломинку! Тут же, за чашкой чая, я составила список. Через 10 минут я уже носилась, выполняя рутину. После каждого двухминутного дела я с удовольствием вычёркивала один из пунктов своего списка, испытывая буквально физическое удовольствие от завершённой задачи.
Не прошло и 40 минут, как я села и выдохнула. Мне не верилось, что все те противные мелочи, которые так мешали и отвлекали, уже позади. Немного отдохнув, я смогла включиться в серьёзные дела, не отвлекаясь ни на что.
С тех пор прошло больше 15 лет, а я до сих пор благодарна коллеге за "Метод двух минут". Уже после я узнала, что он является частью системы управления временем GTD, а также применяется в японском тайм-менеджменте. Я считаю, что с таким простым и эффективным приёмом надо знакомить уже школьников. Ведь применять правило двух минут можно не только на работе. Он сгодится и в учёбе, и в домашних делах.
Сегодня дома я решила провести эксперимент. Первый день отпуска я посвящу мелким домашним делам, связанным с уборкой и организацией пространства. Завтра поделюсь, какие домашние дела мне удалось сделать не дольше, чем за 2 минуты.
Буду рада, если кто-нибудь присоединится к моему эксперименту, а потом поделится результатом! Спасибо, если дочитали! Надолго не прощаюсь!