Работая в сфере продаж технологичного оборудования, я часто сталкиваюсь с необходимостью планировать множество проектов по продажам и мелких но очень важных дел. Занимаясь планированием рабочих задач на протяжении семи лет, я перепробовал множество способов планирования. Самым эффективным оказался: планирование с помощью ручки и бумаги. В этом случае способов вести дела очень много. Сегодня рассмотрим два способа и сравним их между собой
Планирование дня в датированном или недатированном ежедневнике
Когда вы в руки берете обычный ежедневник вы видите примерно следующее. Вверху у вас дата, либо место для того, чтобы её написать, день недели и далее пошли пустые строки. В некоторых ежедневниках ещё и время проставлено.
В течение дня у нас есть три основных типа дел:
- Дела, которые требуют активных действий и имеют временные рамки выполнения. Например позвонить клиенту в обещанное время
- Гибкие задачи, которые требуют активных действий и можно выполнить в любое время в течение дня или даже недели.
- Дела, которые не требуют активных действий. Например, получить письмо от коллеги или клиента - Контроль выполнения.
Мои коллеги по должности, чаще всего, просто вписывают в ежедневник дела списком. Зачастую, совершенно не обращая внимания на то, что сегодня в календаре совсем другой день. Или, что дела, которые они записали не должны выполняться сегодня, в принципе. По сути они используют его как обычный блокнот.
У вас постоянно плотный график и у вас в каждом дне есть какие-то действия привязанные ко времени? То самый простой способ отделить эти задачи от гибких - прочертить вертикальную черту на всю страницу. Слева от этой черты и напротив времени ставить дела, которые нужно сделать в это время. Справа соответственно вписывать все гибкие задачи на этот день.
Всё это идеализировано, но по факту, мы сталкиваемся со следующими ситуациями:
Задача появилась сегодня, на неё нужно отреагировать не сегодня, а в течение недели (месяца, года)
Если вы просто запишите эту задачу в ежедневнике, на той же странице, то есть риск её потери навсегда. Такие задачи называются Входящие и записывать их следует отдельно от всех остальных.
Оптимальный способ - это вести отдельный блокнот для этих задач, использовать стикер или одноразовые бумажки, чтобы уничтожать их, когда задача попала в ежедневник.
В некоторых ежедневниках в самом конце есть места для заметок. Их можно, например, вырывать (если есть линии перфорации), либо обращаться к ним время от времени.
Если же эта же задача имеет четкий день выполнения, то можно сразу же перенести её в этот день в календарь. Чтобы этот день не потерять, можно открыть страницу с календарем и поставить точку на календарике.
У вас есть целая цепочка задач, которая разбивается на кусочки
Не все задачи решаются вот так: по щелчку, взял и сделал. Зачастую, у вас целый бизнес-процесс по поставке клиенту оборудования. Это целый минипроект. Вам нужно и сделать звонок клиенту, и передать информацию в бухгалтерию, и отдать на заказ в логистику, и так далее. Такие проекты могут длиться и по 3 месяца.
Для этих проектов стоит также либо вести отдельную страницу в ежедневнике, либо блокнот. В противном случае вся информация по проектам у вас будет в голове либо в CRM. Но давайте будем честны, самые лучшие продавцы никогда не заполняют CRM. Если вам интересно почему напишите в комментариях.
Как только эти проекты появились в отдельном списке, в момент планирования дня, утром этого дня или вечером предыдущего - как вам удобнее, вы просматривая их, записываете дела в ежедневник.
Это кратенький способ планирования в ежедневнике, который я использовал в условиях ограниченных ресурсов. Найти нормальный ежедневник та ещё задача я вам скажу. Однако могу порекомендовать посмотреть модели от Moleskine или BrunoVisconti.
Одна проблема, как грамотно планировать задачи для контроля выполнения другими я не нашёл. А также очень тяжело делать обзор месяца, недели. Ставить цели на краткий и длительный период. Приходится использовать очень много заплаток
Для эффективного планирования я изобрел свой ежедневник DOITRIGHT и сделал его максимально гибким. Об истории его создания и перехода это в целый бизенс вы можете прочитать на моем канале. Если вы посмотрите на рынке специализированных ежедневников (My Planner, My week и куча других), то там такие ограниченные пустографы, с названиями из серии "как я клево провёл свой день". Никакой такой чепухи у меня вы не увидите.
Итак, планирование дня в ежедневнике от DOITRIGHT
Начнем с того, что сам ежедневник на кольцевом механизме. Это очень удобно, когда вы можете в любой момент вытащить лист и вставить его в другое место. Более того, вы можете вставлять любые свои листы, главное только взять дырокол на 6 отверстий
Левая графа используется для планирования жестких встреч и задач, которые должны быть выполнены в конкретный день.
Столбец справа разделен на несколько частей. Тут впервые вы увидите разделение задач на самые важные и на рабочие. Важные задачи, это те, с которых стоит начать свой день, если нет тех задач, которые загорятся в любую секунду пожаром проблем.
Как раз для таких дел есть несколько "огоньков" (см фотографию). Таких дел на день лучше иметь не больше трёх, иначе пожары вы будете тушить всю жизнь. Порядок выполнения дел из этого ежедневника следующий:
- Сначала выполняйте три пожара
- Потом от одного до трех дел из звездочек. Звездочек лучше тоже больше трёх не иметь на день
- Затем дела из списка "задачи на день"
Далее отдельный раздел идёт для звонков и для контроля/мониторинга дел, которые должны сделать другие люди.
Ниже раздел подойдёт для отмечания дел, которые являются вашими привычками на день (трекер привычек), либо для анализа текущего дня, а также для записи идей, мыслей и прочих записей.
Если нужно в этот день много писать, можно вставить с правой стороны лист с заметками на день и туда писать такие вещи как:
- Вопросы перед встречей
- Тезисы обсуждения на встречах
В ежедневнике ещё предусмотрено множество других листов, которые позволят вести планирование в разрезе не только текущего дня, но и в разрезе недели, месяца и даже года. Об всём это будем говорить отдельно. А вот тут ниже планирование дня в кратенькой схеме:
