Скучные, длинные, бесполезные – этими словами чаще всего люди описывают свои рабочие встречи. Редко кто может провести такие собрания хорошо, но при этом обычно никто и не стремится как-то изменить ситуацию в лучшую сторону. Вопреки сложившемуся мнению, стать профи в ведении переговоров гораздо проще, чем найти источник вечной молодости. Достаточно лишь руководствоваться несколькими простыми советами: главное с самого начала определите цель переговоров и ознакомьте всех присутствующих с повесткой дня, старайтесь уложиться в отведенное на встречу время, а также принимайте решения по обсуждаемым вопросам на месте. И самое важное правило: если Вы по какой-либо причине не можете думать об актуальной проблеме или о решении, которое необходимо принять, то лучше отмените встречу. Быть может, еженедельные «летучки» - это самые ненавистные людям собрания. Обычно они невероятно скучны, сумбурны и длятся дольше, чем это нужно, а главное – практически всегда бесполезны. После таких встреч люди нередко чувствуют, что зря потратили свое время, что собрались они только потому, что так положено делать в 9 часов утра каждый понедельник. Именно такое положение дел стало причиной моральных страданий менеджера по внутренним коммуникациям из американского города Сент-Пол, что находится в штате Миннесота (женщина пожелала не представляться, поскольку она все еще работает в компании, на которую жалуется). Босс этой сотрудницы регулярно нарушает правила проведения встреч. Во-первых, в компании трудится около 25 человек, половина из них – юристы (начальники), остальные – вспомогательный персонал, которому необязательно присутствовать на «летучках» (бухгалтеры, администраторы и другие). Во-вторых, не существует повестки дня, не поставлены конкретные цели встречи. Вместо этого каждый должен докладывать, чем он занимался в течение прошлой недели. Обычно рассказывают только юристы, которым нужно доказать, что они работали не покладая рук. Конечно, такие летучки имеют свойство затягиваться. На самом деле «лишние» люди на «летучках» - это очень распространенная проблема. Если сотрудники всего лишь должны получить новое задание, то вовсе необязательно их вызывать на собрание, достаточно всего лишь отправить им сообщение по электронной почте. Но независимо от того, кто будет присутствовать на встрече, необходимо ознакомить их с ее планом заранее, чтобы каждый знал, как ему подготовиться. Если этого не произошло, то встречу можно считать необязательной для посещения. Подобное правило ввел Тим Катшоу, который отвечает за работу аризонской фирмы Mesa Associates. Кроме того, недавно Тим придумал и другое полезное нововведение: перед встречей он по электронной почте рассылает всем предполагаемым участникам таблицы с заданием на будущее. Поэтому на планерках уже не приходится обсуждать, кому что делать, и можно решать действительно важные проблемы. Результаты такой политики впечатляющи. «Раньше мы не успевали все обсудить, теперь мы всегда успеваем все вовремя, или даже раньше времени», - говорит Тим. Другая распространенная проблема – превышение временных лимитов. С ней можно бороться несколькими способами. Можно купить небольшие песочные часы, и договориться, что, когда часы переворачивают, выступающий начинает говорить, и заканчивает, как только песок прекращает сыпаться. Второй способ – дать спикеру какой-либо предмет (например, кружку или мячик) - только тот человек, у которого в руках находится этот предмет, имеет право говорить.
Существует и более прямой подход. Если кто-то на встрече начинает распространяться на тему, не относящуюся к делу, или рассказывать анекдоты, не стоит реагировать на это во время собрания. Лучше подойти к «болтуну» после и сказать: «Конечно, всем нравятся анекдоты, но поймите, что все очень заняты. Наше время ограничено. Было бы гораздо лучше, если бы мы завершали совещания раньше». Или другой вариант: «Нам понравились Ваши увлекательные истории, но мы бы предпочли их послушать после работы за бокалом вина». Кстати, о напитках. Не бойтесь предлагать сотрудникам закуску и безалкогольные напитки прямо во время «летучки». Некоторые руководители считают, что это отвлекает, но не стоит беспокоиться, ведь люди, которые едят вместе, чувствуют себя друг с другом более свободно и непринужденно. Можно даже оживить планерки «шоколадным» собраниями во второй половине дня. Если в Вашем коллективе заботятся о здоровье, включите в «меню» что-нибудь полезное. Поскольку сегодня много интернациональных компаний, неудивительно, что в них работают люди разных национальностей – это хорошая возможность попробовать кухни различных народов. И на закуску еще один отличный способ сделать встречу продуктивной – назначьте ее в странное время. Допустим, обычно Вы собираете всех к 14.30... начните в 14.34! Это заинтересует людей, развеселит и ободрит их.