Сколько бы ни говорили громкие учебники по управлению, красноречивые ораторы онлайн школ и т.д. основным отчетом для любого руководителя является УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ. О нем почему то постоянно забывают, помнят о бухгалтерском и даже о финансовом, но напрочь забывают об управленческом. Почему? Я полагаю, потому что, как его вести единого шаблона не найти. Обучить можно теории, но понять, какие данные необходимы для управленческого учета, требует отличного понимания работы компании и глубокого анализа. Вести управленческий учет, анализировать и делать выводы может любой сотрудник, но максимально вовлеченный и замотивированный, в идеале это должен быть директор компании. Данные для управленческого учета ему должны поступать в определенном формате, в ходе отчетных периодов, но не реже одного раза в месяц, так как потом обработать данные отчеты будет весьма трудозатратно. Итак, что же собой представляет Управленческий учет? Это те данные компании, которые позволяют руководителю сделать самую объективную оценку по деятельности компании, какие отклонения есть, какие процессы необходимо улучшить. С помощью этих данных можно сделать самый объективную аналитику, которая так ценна для любой компании, к примеру, рейтинг менеджеров, относительно выручки или прибыли компании, сделать анализ расходов в зависимости от объемов продаж, проанализировать клиентов относительно продуктовой корзины. Как делать управленческий учет? Скажу сразу, единой формы не существует, я в управленческом учете формирую несколько таблиц для дальнейшего анализа, а именно:
- Финансовые показатели. Что сюда относится?
[]Фактические расходы компании. Откуда брать? Банковские выписки, Расходные кассовые ордера. Показатели учета, я определяю исходя из важности данных, которые буду применять в анализе. Единый стандарт таких показателей не определить, так как это зависит от деятельности компании и внутренних процессов. В прокатной деятельности я определяю следующие показатели:
- Статьи расходов. Все расходы я распределяю на статьи, к примеру: арендная плата, хоз.расходы, ФОТ, оплата поставщикам, командировочные, расходы по проекту и прочее. То есть распределяю все расходы на несколько статей и каждую операцию определяю к конкретной статье.
- Месяц. Когда была произведена операция, можно еще конкретное число, но в моей деятельности в этом показателе нет необходимости.
- Год. Когда была произведена операция.
- Вид расходов. Я определяю следующие:
Постоянные - те расходы, которые есть из месяца в месяц, все зависимости от деятельности компании. Переменные - те расходы, которые зависят именно от деятельности компании, к примеру командировочные расходы, я определяю как переменные, субаренда оборудования для реализации деятельности тоже сюда, оплата фрилансы, расходы по проекту и т.п. ОС (основные средства) - то, что закупается компанией для реализации ее деятельности, к примеру оборудование, которое компания сдает в аренду, станок на котором изготавливает какие либо детали, то есть, это то, что компания приобретает не для перепродажи, а для себя. Налоги, взносы, банковские комиссии - эти показатели я определяю в одну категорию, грубо говоря это определенные обязательства, от которых не отвертелся, но в зависимости от активности деятельности компании, они меняются. Дивиденды - ну тут самом собой, то, что приобретается для кого то из учредителей (гласных или негласных), так как бывает так, что учредитель официально один, но он своих «партнеров» по бизнесу, которые работают у него как сотрудники считает так же учредителями и периодически так же им может что то перепродать. Вывод ДС на личные счета учредителей или их компании, которые вне вашей компании находятся, так же определяю сюда.
- Сумма расхода. В дополнительных комментариях не нуждается 🙂
- Форма оплаты. У каждой компании своя структура, в которой могут быть несколько компаний, так сказать «Группа компаний», вот здесь я отображаю какая именно компания сделала данную операцию, так же сюда относится и касса компаний, что бы понимать, что данный расход был произведен за наличные денежные средства.
- Подразделение. У вас может быть одно или несколько подразделений или по другому филиалов, важность их анализа само собой не обсуждается.
- Город. Этот показатель я вывела сама для себя, появляется он если у вас несколько подразделений (филиалов) в разных городах и финансовый учет у них самостоятельный по некоторым формам оплат.
И так из раза в раз, из месяца в месяц я это прохожу. Правда перед этим я формирую еще один учет по формам оплат и там уже распределяю на статьи расходов, так как объем большой и такой структурой мне пользоваться проще, не смотря на дополнительную работу. Это позволяет так же перепроверить себя дважды.
[]Фактические приходы компании Особенно важны эти данные, если у вас есть отсрочки платежей клиентов. Какие показатели учитываю тут?
- Месяц. Когда была произведена оплата
- Год. Кода была произведена оплата
- Сумма оплаты
- Форма оплаты
- Подразделение
- Город
- Налог. Особо важный показатель, если у вас несколько компаний с разными системами налогообложения, а так же существует незадекларированный наличный расчет.
[]Расходы по проектуПо каждому проекту компании, ведется отдельный финансовый отчет, на основании которого и будет формироваться данный учет. Показатели данного отчета:
- ID проекта. Каждый проект я аналитике я распределяю по дате и исходя из этого формирую идентификационный номер, к примеру: S_2019_01_002, где S - определяет к какому филиалу относится проект, в данном случает это сочинский филиал; 2019 - год проекта; 01 - месяц проекта; 002 - номер проекта по очередности, был 001, этот 002 и т.д.
- Статья расхода проекта. Тут статья расхода будет отличаться от статьи расходов в расходах по компании, поэтому в названии показателя надо обязательно указать, что относится именно к проекту. Более детально если кому будет интересно помогу разобрать и определить ваши статьи расходов.
- Сумма расхода.
[]План-факт продаж. Отношу также к финансовым показателям. Указываю следующие показатели:
- Месяц
- Год
- Квартал
- Налог. НДС / Без НДС
- Сумма Плана продаж
- Сумма Факта продаж
- Показатели продаж
Так как я привожу пример Управленческого учета в сфере услуг (на продажи можно также переносить со своими данными), то мы рассмотрим проектные продажи. Итак, какие показатели учитываем? []Клиент. Наименование, то, как вам будет удобнее идентифицировать, это может быть по названию компании, или менеджера с которым вы работали, а можно этот показатель разделить на 2 части - наименование, как юридическое лицо и физическое лицо.[]Идентификационный номер проекта. к примеру: S_2019_01_002, где S - определяет к какому филиалу относится проект, в данном случает это сочинский филиал; 2019 - год проекта; 01 - месяц проекта; 002 - номер проекта по очередности, был 001, этот 002 и т.д. []Дата начала. Указываю именно число и именно начала проекта, так как может быть на несколько дней может быть растянуто, а то и месяцы. []Месяц. []Год. []Подразделение. Если у вас имеется[]Стоимость аренды без скидки. Расшифрую тут: Классические сметы по прокату оборудования состоят из 2-ух частей (минимум) - Арендная стоимость оборудования, то есть это сумма за которую компания готова сдать в аренду звук, свет, видео и прочее оборудования и Затратная часть, тут указывается стоимость за работу людей, а также доставку оборудования и расходные материалы (иногда транспорт и расходники выводят в отдельные разделы. По правде говоря для чего это делать я не понимаю, но чем то руководствуются люди наверняка)
[]Скидка в денежном эквиваленте
[]Скидка в процентном эквиваленте
[]Аренда оборудования с учетом скидки
[]Сумм Затратной части
[]Итого без учета налогов
[]Налог (УСН/НДС/без налогов)
[]Сумма налога []Итого сумма с учетом налогов
[]Сумма оплаты
[]Сумма долга
[]Дата расчета по плану
[]Фактическая дата расчета
[]Менеджер проекта
[]Сумма премии за проект менеджеру
[]Сумма оплаты менеджеру
[]Сумма задолженности менеджеру
[]Сумма расходов по проекту без учета налогов
[]Классификация проекта. Разделяю проекты по следующему классу: Гала Ужин, конференция, фестиваль, спартакиада, городские праздники, спортивные события, тимбилдинг, временные инсталляции, сольные концерты, сборные концертные события, презентации, конференция+гала ужин, нанковые события для решения задач (тут прочие мероприятия, которые не вошли в мой перечень)
[]Категория проекта. Разделяю проекты так: Коммерческие (сюда относятся мепроприятия, на которые необходимо приобрести билет, в основном это концерты, спортивные мероприятия или фестивали), некоммерческие (в большей степени относятся корпоративные мероприятия), бюджетные (мероприятия, где денежные средства выделяются из федеральных или региональных бюджетов)
[]Комментарии.
- Оборудование
Для самого полного анализа и какое оборудование стоит долее активно продвигать, а в какое стоит вложиться. []Группа прибора. Делю на следующие категории: Звуковое, Световое, Видео, Сценическое, Конструктив, Эффекты, Подъемные механизмы, Системы подвеса, Энергетическое, Коммутация, Система синхронного перевода, Прочее.
[]Подгруппа прибора. Каждую группу, я разделяю на подгруппы, к примеру по звуку это, микшерный пульты, активная акустическая система, пассивная акустическая система, усилители, мониторы, радиосистемы, гитарные комики и т.п.
[]Прибор. Наименование
[]Бренд прибора
[]Кол-во оборудования в проекте
[]Цена аренды
[]Коэффициент
[]Скидка
[]Итого сумма аренды по проекту с учетом скидки
[]% амортизации
[]Сумма амортизации
[]Дата проекта
[]№ проекта
[]Подразделение
После заходим в Power BI, загружаем таблицы в Power Query, отлаживаем нужные вам данные, настраиваем подходящие визуализаторы и вуаля!
Обращаю особое ВНИМАНИЕ на то, что те показатели, что повторяются из отчета в отчет должны быть с одинаковыми данными, к примеру: статьи расходов везде одинаковые, виды расходов везде одинаковые, Форма оплат, город, месяц и год также одинаково везде должны быть записаны, иначе потом могут возникнуть проблемы с анализом, так как одна грамматическая ошибка, может обойтись вам в очень трудоемкую работу. Для исключения данных ошибок, я завожу отдельный лист и с помощью функции «проверка данных» формирую выплывающие списки, это облегчает работу в разы, в случае каких либо дополнений в ходе работы, они спокойно пополняются и проблем никакие не возникает. ЭТО ОТНОСИТСЯ К КАЖДОМУ ОТЧЕТУ!!!