Почему диджитализация закупок может оказаться более эффективной, чем инвестиции в продажи и маркетинг
По оценкам IDC, в 2018 году мировой рынок решений для закупок вырос на 12,3% – до $5,1 млрд. К 2023 году он увеличится до $6-$7,3 млрд. Производители данных решений расширяют их возможности в сторону автоматизации и интеграции со сторонними популярными ERP и прочими платформами. Так они решают основную потребность бизнеса – иметь возможность контролировать весь процесс закупки, а также сократить ручной труд. Насколько популярны такие решения в Украине? Как они функционируют? Какую ощутимую выгоду они приносят отечественным предприятиям? На эти и другие вопросы искал ответы Mind.
Недооцененные закупки
Пока бизнес не очень спешит автоматизировать этот сегмент. В текущих условиях руководство хорошо понимает, для чего нужны инвестиции в маркетинг, производство, продажи и т.д. – все то, что движет компанию вперед. Но закупки стоят в стороне в силу разных причин. Они не привязаны к основным KPI, или же лицо, ответственное за закупки, находится на втором уровне подчинения и не входит в совет директоров. Поэтому для руководства не очевидно, насколько оптимизация направления повлияла бы на остальные показатели.
В то же время на рынке уже есть компании и в корпоративном сегменте, и в сегменте МСБ, которые перешли на новые инструменты и оценили их преимущества. Это возможность экономить, доступ к большему количеству поставщиков, независимо от размеров и расположения бизнеса, путь к выстраиванию новых цепочек поставок, минимизация рисков, связанных с контрагентами, и т.д. Чем больше поставщиков – тем больше возможностей открывает решение перед своими пользователями. Это особенно сказывается на небольших компаниях, а также региональных, у которых изначально выбор невелик. Что касается экономии, то в SAP приводят в пример подсчет EBITDA (прибыли до налогообложения): «Если закупки на 10 грн дешевле, EBITDA вырастает на 10 грн. В то же время увеличение продаж на 10 грн повышает этот показатель, условно, на 3 грн. Это разная операционная эффективность».
Кто в игре?
Рынок решений для закупок неоднородный. С одной стороны, есть однозначный лидер с большим отрывом от остальных вендоров – SAP Ariba. В сети Ariba Network зарегистрировано 4,6 млн бизнес-партнеров из 190 стран мира. Годовой оборот в прошлом году составил $2,8 млрд. Компании принадлежит примерно четверть рынка, и ее доля растет. Следующий по объемам вендор – Oracle с ERP Procurement Cloud – занимает 8% рынка с разницей оборота в 10 раз.
С другой стороны, в сегменте появляются даже локальные государственные игроки. Например, через запущенный в пилотном режиме прошлой весной в Украине Prozorro Market проходит большое количество государственных закупок.
Где больший спрос?
В региональном разрезе на первом месте – рынки развитых стран. Наиболее популярны такие решения в США (42%). Европа и Азия занимают второе и третье места. А на остальные регионы приходится всего около 4%.
Украина находится в числе стран, где закупочная функция компаний еще незрелая как с точки зрения процессов, так и с точки зрения технологий. В то же время именно современные IT-решения – ключ к повышению эффективности бизнеса. По оценкам программы SAP Benchmark, использование инструментов SAP Ariba повышает операционную эффективность службы закупок на 20-40%.
Эффективность в новых условиях
В 2020 году к факторам, влияющим на закупки, добавилась пандемия коронавируса, которая началась с Китая и теперь охватила цепочки поставок по всему миру. Задерживаются отгрузки товаров, возникают нюансы с пропускной способностью и меняется потребительский спрос на разные группы товаров. Все это нарушает цепочки поставок. У бизнеса возникает проблема с оценкой риска сотрудничества с определенными поставщиками. В офлайновом мире – это большая нагрузка на отдел закупок и вероятность влияния на бизнес-показатели человеческой ошибки или непредсказуемых факторов. В цифровом мире для этого есть инструменты. В том же SAP Ariba это, например, Supplier Risk. Система мониторит информацию о поставщиках в интернете, собирает ее и правильным образом обрабатывает. В результате компания получает данные с показателями риска по поставщикам и с их помощью может принять оптимальное решение: выбрать другого подрядчика или перезаключить контракт на новых условиях.
Модуль SAP также помогает сегментировать поставщиков в зависимости от риска. Имея полное представление о каждом из них, компания может принимать более своевременные и точные бизнес-решения, улучшать сотрудничество со своими торговыми партнерами и даже оперативно найти нового поставщика с необходимым количеством товара, что немаловажно в период пандемии.
В начале марта SAP предоставила бесплатный доступ к платформе SAP Ariba Discovery, чтобы облегчить поиск новых поставщиков для тех компаний, цепочки поставок которых пострадали от пандемии COVID-19.
Кейс Метинвеста
Сейчас у SAP Ariba есть несколько тысяч зарегистрированных пользователей в Украине. В их числе Группа Метинвест, которая давно пользуется корпоративными решениями SAP (сейчас это 17 SAP-систем, в которых работает более 23 000 сотрудников). Кейс Метинвеста – это пример успешной автоматизации закупок, которая реализована компанией SAP совместно с Метинвест Диджитал и принесла ощутимый экономический эффект.
Ранее для закупок компания использовала SAP SRM. Но с развитием бизнеса, автоматизацией производственных и бизнес-процессов изменились и ее потребности. Вместе с тем появились новые инструменты и у SAP.
«К нам обратился бизнес с потребностью повысить эффективность существующей онлайн-платформы закупок. Поскольку возможности ее развития с технической стороны были ограничены, мы как IT бизнес-партнер Группы Метинвест, проанализировав существующие на рынке решения, предложили перейти на систему SAP Ariba, так как ее функциональные возможности покрывают основные задачи бизнеса в сфере закупок», – рассказывает Вячеслав Гальченко, директор центра экспертизы бизнес-приложений Метинвест Диджитал.
В итоге компания остановила свой выбор на связке решений SAP SLP и SAP Ariba, Немаловажную роль в принятии окончательного решения сыграло и то, что новая платформа органично вписывалась в стратегию развития IT и легко интегрировалась с уже внедренной экосистемой SAP на предприятиях Группы.
С помощью SAP Ariba Дирекции по логистике и закупкам Метинвеста необходимо было решить следующие бизнес-задачи:
- снизить трудоемкость процесса закупок и автоматизировать рутинные операции там, где это возможно;
- повысить уровень контроля закупочной деятельности со стороны менеджмента различных подразделений компаний и предприятий;
- свести к минимуму влияние человеческого фактора на выбор контрагента;
- повысить прозрачность выбора победителей в торгах;
- и, конечно же, снизить затраты на закупку материалов и услуг.
«Главная задача бизнеса – повышать свою конкурентоспособность и эффективность. Именно от этого мы отталкивались при выборе решения, которое позволило бы нам, с одной стороны, более эффективно управлять процессами закупок, а с другой стороны, централизовать и оптимизировать, – говорит Алексей Громаков, директор по логистике и закупкам Группы Метинвест. – Связка SAP SLP и SAP Ariba дает возможность проверить надежность потенциальных контрагентов, повысить прозрачность закупок, сократить рутинные операции, а также оптимизировать затраты. Поставщикам же система позволяет честно конкурировать друг с другом в торгах. Спорные моменты разрешаются благодаря логированию всех действий участников процесса».
В ходе проекта Метинвест Диджитал совместно с бизнес-заказчиком внедрил на предприятиях Группы два основных модуля:
- SAP SLP – электронную систему для управления процессами регистрации и квалификации поставщиков (используется на всех предприятиях Группы Метинвест)
- SAP Ariba Sourcing – платформу для проведения электронных торгов (используется на предприятиях Метинвест Холдинга, Метинвест Диджитал , Ингулецкого, Центрального, Северного ГОКов, ММК им. Ильича, «Азовстали», Авдеевского коксохимического завода).
С помощью SAP Ariba закупаются товары, сырье, оборудование и услуги. Так, за 2019 год было проведено более 1370 закупок и тендеров. На конец года система покрывала 95% всех закупок ТМЦ компаний Группы, перешедших на ее использование.
На сегодня в системе зарегистрировано более 13 000 поставщиков. Для того чтобы попасть в базу поставщиков компании, нужно зарегистрироваться и пройти процедуру квалификации в SAP SLP, предоставив информацию о компании и загрузив необходимые документы и лицензии.
Для обеспечения единых конкурентных условий для всех поставщиков компания проводит преимущественно закрытые торги, в которых не раскрывается информация о самих участниках и их ценовых предложениях. «Таким образом участвующие в торгах компании могут видеть только свою предлагаемую цену, свой ранг и уже исходя из этого принимать решения о дальнейшей стратегии», – рассказывают в Метинвесте.
Как только торги завершены, из SAP Ariba информация о конечной закупочной цене и поставщике автоматически передается в SAP ERP, в которой формируется контракт на закупку. После этого документ отправляется в юридическую службу, которая занимается заключением договора непосредственно с победителем торгов.
Благодаря решению SAP Ariba удалось достичь значительного экономического эффекта, что в сравнении с предыдущей системой составило порядка 10% экономии бюджета. В ближайшее время Метинвест планирует тиражировать внедрение решения на остальные предприятия Группы.
Диджитализация закупок: с чего начать?
Основные стереотипы, которые связаны с переходом на электронные закупки в компаниях, – это то, что это слишком дорого и слишком сложно. Внедрение новых ИТ-решений в большинстве случаев встречает сопротивление и саботаж на первых порах со стороны рядовых сотрудников. Для успеха проекта нужна воля руководства и ответственное лицо. С закупками – примерно та же история.
С ценой вопроса разобраться проще. Для начала нужно оценить стоимость процесса для компании от и до, понять, сколько ресурсов бизнес тратит на закупки и насколько расходы сократятся после автоматизации ручного труда и рутинных процессов. Крупные компании называют эту причину главной среди тех, которые позволяют экономить на закупках в дальнейшем. Снижение расходов благодаря большему количеству предложений и низкой цене товаров предугадать сложнее, но опыт пользователей говорит, что речь идет о 10-30%.