Вежливость открывает многие двери. Особенно, если идёт вместе с настойчивостью. Но как оставаться вежливым в век технологий и социальных медиа, когда ваши коллеги и деловые партнёры, возможно, даже никогда не повстречаются вам лично? Хорошим началом станет соблюдение этих лёгких правил «электронного» этикета. Специально для тех, кто всегда онлайн.
1. Всегда отвечайте на электронные письма
Спам и рассылки промо-акций под это правило, конечно, не подпадают. Оно касается сообщений от коллег по работе, родственников и деловых партнёров. Вроде как очевидно и элементарно. Но, как показывают американские исследования, среднестатистический пользователь отвечает только на 25% входящих сообщений. А это значит, что три из четырёх писем останутся без ответа. Что вполне может отразиться на вашей репутации и даже ухудшить отношения с другими пользователями. Так что, как бы вы ни были загружены, выделите время на проверку почты и ответы: к примеру, 10 минут в начале рабочего дня и 15 в конце. Этого будет очень даже достаточно.
2. Не оставляйте графу «Тема письма» незаполненной
В деловой переписке всегда указывайте реальную тему письма. «Здравствуйте» или «Привет!» не подходит. Так же, как и «Без темы». Правильно сформулированный предмет переписки подчеркнёт ваш профессионализм и обратит внимание адресанта к сообщению.
3. Не злоупотребляйте пометкой «Важное»
Как и предполагает эта функция, восклицательный знак должен помечать только действительно важные письма.
4. Подпись не должна быть слишком длинной
Но она обязательно должна присутствовать. Имя, фамилия, должность, номер контактного телефона и, возможно, ссылка на одну из профессиональных соцсетей – всё, что нужно знать вашему собеседнику. А вот страница на аккаунт в инстаграм или любимая цитата – явно лишнее.
5. Не злоупотребляйте разными шрифтами, особенно цветными
Разве что, вам нужно акцентировать внимание онлайн-собеседника на дате или особенно важном аспекте – тогда уместным будет подчёркивание или выделение жирным шрифтом. Но такого форматирования не должно быть много. И уж точно не стоит использовать разные шрифты или окрашивать их всеми цветами радуги. Это может выглядеть по-детски.