Вы оформили изменения в трудовые договоры работников при переходе на "удаленку"?
Давайте проверим, не пропустили ли вы что-нибудь важное.
Главное правило касается, конечно, формы самого договора. Допускается либо составление документа на бумажном носителе и непосредственное подписание работником и работодателем либо обмен электронными документами, но непременно с использованием квалифицированных электронных подписей с обеих сторон. Это же правило действует и в отношении ознакомления работника с локальными актами работодателя, изменений договора, приказов работодателей по кадрам, заявлений и объяснительных работника.
Важно. При нарушении требований к порядку заключения соглашения об удаленной работе правило о допуске к работе с ведома работодателя не применяется, ведь работодатель может не знать о том, что вы работаете. То есть вместо зарплаты вы получите увольнение за прогул...
При заключении договора дистанционно работодатель вправе потребовать у работника, а тот обязан направить нотариально удостоверенные копии паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа, справки об отсутствии судимости и других документов. В соглашении можно указать, за чей счет производится оплата нотариальных услуг.
Внесение в трудовую книжку сведений о заключении трудового договора на дистанционных работу не является обязательным.
Если дистанционная работа для работника первая, то трудовую книжку ему можно не оформлять, а отсутствующий СНИЛС работнику придётся оформлять самостоятельно. То есть работник несет риск того, что до момента оформления СНИЛС взносы с его зарплаты не попадут на его лицевой счет, а работодатель не сможет сдать отчетность в части персонифицированного учета и получит штраф. В период самоизоляции СНИЛС можно получить в электронной форме через сайт Пенсионного фонда.
Если работодателю необходимы оригиналы документов, например листа временной нетрудоспособности для выплаты пособия, или работнику нужен оригинал справки с места работы, документы направляются заказным и письмами с уведомлениями о вручении адресату. В период самоизоляции можно воспользоваться электронными сервисами Почты России.
В договоре или дополнительном соглашении о переводе на дистанционную работу нужно предусмотреть:
✔ Наименование работодателя и ФИО работника,
✔ Должность, которую будет занимать работник,
✔ Указание на то, что работа будет выполняться работником дистанционно,
✔ Перечень трудовых обязанностей работника,
✔ Перечень должностных лиц работодателя, которые имеют право давать работнику обязательные к исполнению им указания,
✔ Порядок направления работодателем указаний работнику и порядок уведомления о них работника (например, при направлении указаний по электронной почте работника дополнительно уведомляют по телефону, или для работника устанавливается обязанность проверять электронный ящик каждые 2 часа в течение рабочего дня и ответным письмом подтверждать получение писем работодателя),
✔ Порядок передачи работником работодателю результатов работы и сообщений, связанных с её выполнением,
✔ Рабочий график, если условия труда исключают возможность работы в любое удобное работнику время,
✔ Оборудование, программные средства, средства защиты информации, предоставляемые работодателем или приобретаем работником для выполнения работы,
✔ Порядок возмещения работнику его затрат на приобретение или аренду оборудования и программного обеспечения, а также на иные ресурсы, например, интернет-трафик или электроэнергию, используемые для выполнения работы,
✔ Порядок оплаты труда работника, выплаты ему доплат и надбавок, компенсационного и стимулирующего характера.
✔ Любые другие условия о правах и обязанностях, важные и необходимые к согласованию для сторон.
О режиме рабочего времени и порядке оплаты на удаленке, - самых, пожалуй, животрепещущих вопросах, мы уже писали в предыдущем посте. Если коротко, то будет так, как договоритесь.
По нашему опыту самые большие сложности возникают при описании круга трудовых обязанностей. Мы рекомендуем описывать их максимально подробно во избежание в дальнейшем споров о возложении на работника дополнительных обязанностей или о невыполнении им работы.
Вторым по сложности является описание порядка расчёта компенсации за использование оборудования и ресурсов работника. В зависимости от конкретного случая мы предлагаем выплату единовременной компенсации, если имущество для работы было приобретено работником, при этом сторонами оговариваются условия взаимодействия в случае поломки оборудования, необходимости его гарантийного и послегарантийного ремонта и обслуживания.
Если же речь идёт о постоянно потребляемом работником в процессе выполнения работы ресурсе, то мы предлагаем использовать фиксированную сумму (например, в отношении интернет-трафика) или определить порядок расчета (например, потребленная электроэнергия рассчитывается исходя из продолжительности работы и мощности оборудования).
Третьим по важности мы считаем постановку задач и порядок передачи результатов. Мы рекомендуем по возможности фиксировать и то, и другое в письменном виде, чтобы в случае спора можно было доказать не только дату и время получения письма или сообщения, но и факт его прочтения. Для этой цели наиболее подходят корпоративная почта и различные мессенджеры. Полезно также установить регламент ответа, где прописать сроки исполнения стандартных задач, в том числе сроки реагирования по срочным вопросам (подтверждение задачи, согласование руководителя). Телефонные переговоры с членами команды полезно записывать, но не забудьте предупредить об этом собеседника перед началом разговора.
А как оформлена ваша работа на удаленке? У вас есть вопросы?
Будем рады ответить на них в комментариях к этому посту.