В Microsoft заявили, что пандемия Covid-19 навсегда изменит форматы работы и обучения — не все откажутся от «удалёнки» и вернутся в офисы после её окончания. Здесь стоит сказать, что сами IT-гиганты такие как Microsoft, Alphabet, Facebook, Twitter, Apple и другие уже практикуют дистанционный формат работы.
Российские Ведомости уже в середине марта 2020 г. сообщили о росте спроса на программное обеспечение для удаленной работы, отмечая, что далеко не все компании смогут быстро перейти на удаленку.
Действительно, грамотная интеграция решений в существующие бизнес-процессы компаний длительный и сложный процесс. Кроме того, сами сотрудники еще должны научиться правильно использовать такие решения и быть психологически готовы к эффективной работе из дома.
Ряд российских высокотехнологичных компаний (Мегафон, Вымпелком, Ростелеком, ВТБ и другие) заявляют, что уже несколько лет внедряют технологии дистанционной работы и тысячи их административных сотрудников давно работают удаленно.
Если у компании уже есть инфраструктура, позволяющая работать удаленно, то резкий переход на дистанционную работу больших затрат не потребует. А вот если такой инфраструктуры нет, то цена вопроса может быть существенной. Плюс возникает вопрос безопасности передачи и хранения данных.
Наш офис уже работает удаленно, поэтому рискнем дать несколько ценных советов о том, как вообще начать работать удаленно и не потерять в эффективности.
Совет 1. Подготовьте ваш IT-отдел
Задачи:
- решите вопросы с удаленным администрированием. Мы это сделали с помощью teamviewer и VPN. Таким образом наши айтишники получили удаленный доступ к компьютерам других сотрудников и помогли им быстро и правильно установить и настроить нужные программы. Если у сотрудников рабочие ноутбуки, то тут все просто, если нет, то VPN поможет решить проблему с безопасностью.
- обеспечьте сотрудников нужным "железом". Всем придется часто выходить на связь для коллективной работы, поэтому микрофоны и наушники просто необходимы. Плохой звук при звонке будет сильно раздражать всех, не говоря уже о том, что придется тратить время на переспрашивание. Но эта проблема легче всего устранима покупкой гарнитуры.
- решите проблему качественного интернета. Здесь будет несколько сложнее, поскольку всех нужно обязать выходить в интернет не с мобильных устройств (как часто удобно), а со стационарного wi-fi (здесь проблемы могут быть связаны с качеством сети от провайдера).
Совет 2. Подготовьте пакет программ (софт)
Минимальный набор (можно расширить при необходимости):
- чат(ы). Мы ведем корпоративные чаты в Битрикс24 (кстати, в них удобно общаться и с мобильных устройств) и в Discord (удобнее общаться голосом многим одновременно). У нас 80 сотрудников, поэтому Telegram нам не подошел. В принципе, можно рассматривать так же Slack или Microsoft Teams.
- видеозвонки. Сегодня есть масса вариантов от Skype и Hangouts до ставшего популярным Zoom. Здесь вполне возможно использовать бесплатные версии, главное правильно настроить и договориться в чатах об удобном времени. в Битрикс24 видеозвонки тоже есть.
- календарь. Любой, какой вам будет удобен. GoogleCalendar, ЯндексКалендарь, календарь в Битрикс24 - главное, чтобы все использовали что-то одно и не забывали пользоваться им вообще. Сам календарь как инструмент хорошо дисциплинирует сотрудников и помогает сохранять эффективность на удаленке.
- облачное хранилище. Без него вообще никуда, и лучше его использовать не только на удаленке. Вместо пересылки разных файлов, версий файлов, редакций файлов и т.д. можно обмениваться ссылками на документы, инструкции, видео в общем доступе. Мы давно ведем и совершенствуем собственную базу знаний, поэтому обучение новых сотрудников у нас занимает минимум времени.
- почта. Без нее сегодня совсем никуда. Если ее расположить на собственном сервере, то это будет еще и безопасно с точки зрения хранения данных. Кстати, можем предоставить сервер в аренду.
Совет 3. Подготовка сотрудников к работе на удаленке
Здесь надо понимать два аспекта: технический и психологический. Технически необходимо убедиться, что все обеспечены оборудованием, у всех настроен софт, заведены учетные записи, провести тестовые видеозвонки и устранить неполадки. Можно даже провести тест на знание основ, но лучше проверить практикой. Не забудьте четко обговорить (и закрепить документально) режим работы сотрудников на удаленке.
Если часть сотрудников все же работает в офисе (у нас это сотрудники отдела продаж, которые дежурят в офисе и ведут прием клиентов), то важно, чтобы у них был доступ ко всему набору инструментов, что и у удаленщиков.
Психологически важно не перегрузить команду излишним контролем, но и не дать расхолаживаться. Старайтесь поддерживать общий позитивный настрой, но и отслеживайте реальные результаты. Вполне может оказаться, что вашей команде удаленка придется по душе, и появится отличная возможность сэкономить на офисных расходах и после коронакризиса.
Совет 4. Не умеешь, не берись - обратись к специалистам
Мы занимаемся автоматизацией бизнеса 24 года. В структуре нашей компании есть IT-отдел с опытными специалистами. Поэтому для нас быстрый переход на удаленку не стал проблемой. Если у вас нет своих айтишников, лучше отдайте этот вопрос на аутсорсинг.
Грамотная настройка программ сэкономит много часов работы и сбережет нервы вашим сотрудникам, а вам - деньги. Содержать в штате IT-специалиста, готового настроить и АТС и 1С довольно дорого. Передайте функции по обслуживанию, модернизации и техподдержке IT инфраструктуры компании, имеющей в штате опытных и сертифицированных IT-инженеров, и вы обеспечите оптимальное состояние вашей IT-системы и поддержку ее бесперебойной работы.
Абзац рекламы
Конечно, этого поста не было бы здесь, если бы мы не занимались аутсорсингом IT-инфраструктуры.
Если вы дочитали этот пост до конца и решили заказать переход на удаленку у нас, то звоните (4712) 400-900 или кликните по слову УДАЛЕНКА. Кстати, большое спасибо, что вообще дочитали. Пишите в комментариях о чем еще вам интересно узнать по теме автоматизации бизнеса. И мы обязательно расскажем.
Если вы хотите заказать у нас другую IT-услугу, например, автоматизацию товароучета, внедрение систем снижения потерь от хищений в рознице и т.д., то звоните (4712) 400-900 и наши менеджеры подберут для вас индивидуальное решение. Ну или заходите на наш сайт - vti-service.ru. У нас вы найдете все для автоматизации торговли и маркировки: онлайн-кассы, 2D-сканеры, электронные весы, чековую ленту, ОФД, электронную подпись, продукты 1С и многое другое.
Подписывайтесь: vk.com, facebook, instagram, ok.ru, twitter, telegram, youtube