1. Отличайте срочное от важного
Подумайте, какие действия быстрее всего приблизят вас к рабочим целям и какие из них вы можете выполнить сегодня. Представьте, что будет, если вы вместо них займётесь неважными, но срочными делами.
Такие задачи обычно вынуждают реагировать на чужие запросы и отвлекают от больших целей. Чтобы не тратить на них много времени и сосредоточиться на важном, постоянно оценивайте принимаемые решения.
Когда появляется незапланированная задача, спросите себя, действительно ли она важна. А потом подумайте, как и когда её лучше выполнить.
«Можно с девяти до шести только отвечать на почту, но это не приносит результатов и не приближает к большим долгосрочным целям, — пишет Энджи Морган (Angie Morgan), соавтор книги „Вспышка. Как привести себя и других к успеху“. — Когда люди говорят, что они очень заняты, на самом деле они сообщают, что не умеют планировать, расставлять приоритеты и делегировать».
Даже если все дела кажутся одинаково важными, всё равно нужно распределять время между ними. Попробуйте заняться главными из них с утра, когда у вас больше всего энергии. Учитесь замечать неважные задачи и не отвлекаться на них, пока не разобрались с приоритетными.
2. Сократите отвлечения
Уведомления, громкие звуки, соцсети, просьбы коллег и частая проверка почты вырывают из состояния потока. После каждого такого отвлечения нужно снова настраиваться на работу, а на это может уйти до 25 минут.
Помните об подобных факторах и старайтесь ограничивать их количество. Для начала проанализируйте свой ежедневный распорядок:
- Отслеживайте всё, что делаете за день, чтобы понять, на что у вас уходит время. Наверняка вы заметите, что совещания, телефонные звонки, уведомления и почта отвлекают вас от важной работы.
- Фиксируйте, сколько времени у вас в действительности занимают встречи и совещания. Обычно кажется, что они проходят быстро, но на деле это не всегда так. Подумайте, сколько времени вы хотели бы тратить на них в идеале.
- Если видите, что какие-то периоды рабочего дня используются нерационально, перестраивайте свой распорядок.
3. Планируйте следующий день с вечера
Когда вы уже знаете, на что обычно уходит ваше время, можно приступать к составлению плана. Представьте, как будет проходить ваш завтрашний день, особенно утро. Составьте список дел, чтобы потом действовать на автомате.
- Запишите, что нужно будет сделать завтра, чтобы приблизиться к рабочим целям.
- Постарайтесь выполнить эти задачи до полудня следующего дня.
- Повторяйте этот процесс каждый день, неделю, месяц и год.
С этой простой привычкой вы вдвое повысите свою продуктивность.
4. Используйте метод 1–3–5 при составлении списков дел
Рассчитывайте, что за день вы сможете выполнить одно большое дело, три средних и пять маленьких. Это сократит список задач до девяти пунктов. Конечно, планы могут меняться в зависимости от обстоятельств. Например, если самое важное дело на день очень большое.
В любом случае такой список приоритетов — это хорошая схема, которая ещё и экономит время. С ней не нужно раздумывать, чем заняться в течение дня.
