Независимо от того, являетесь ли вы руководителем или предпринимателем, делегирование — важное средство максимизации вашей производительности. Вот семь практических стратегий делегирования.
1. Научитесь отпускать
Самая большая проблема — отпустить свою работу. Кто-то просто боится допустить до нее других людей, а кто-то думает, что никто, кроме него, не имеет должных навыков и способностей.
Начните с малого, делегируя только самые простые задачи, и постепенно усложняйте их. Познакомьтесь с вашей командой лучше и укрепите доверие между вами и вашими коллегами.
2. Установите систему приоритетов для задач, стоящих перед вашей компанией
Выпишите все ваши задачи и распределите их на категории по степени сложности — в зависимости от качества и количества усилий, требуемых для их решения. Всего у вас должно получиться минимум 4 разных категории ваших задач.
Задачи, где нужна самая высокая квалификация, должны решаться лично вами. А вот задачи, для решения которых хватит и обычной квалификации, могут быть переданы другим. Создание системы приоритетов и структурирование задач поможет вам эффективно делегировать свои полномочия другим сотрудникам.
3. Используйте достоинства своих работников
Вам нужно изучить особенности ваших сотрудников, узнать сильные и слабые стороны каждого из них, а также текущий и потенциальный диапазон их навыков. При делегировании взгляните на свою команду и передайте данную задачу тому, кто обладает наибольшим количеством соответствующих навыков для ее решения. Это, вроде бы, очевидная процедура, но слишком много лидеров делегируют тому, кто имеет наименьшую нагрузку или является наиболее удобным.
Также важно быть последовательным: делегирование одного и того же типа задач одному и тому же лицу постепенно увеличивает способность этого человека к решению задач данного класса.
4. Делегируя, всегда передавайте инструкцию по решению данной задачи
Делайте это даже тогда, когда этот процесс решения кажется вам очевидным.
Если у вас есть предпочтения относительно подхода к решению данной задачи, ознакомьте с ними исполнителя. Он также должен быть оповещен о сроках и этапах своей работы. Это позволит избежать большинства пробелов в коммуникации, что оцените и вы, и ваши сотрудники.
5. Не бойтесь учить новым навыкам участников вашей команды
Если в вашей команде нет сотрудника, который может заведомо хорошо решить определенную задачу, это не означает, что ее нельзя делегировать. Большинство навыков можно выучить, а потому не бойтесь учить, это просто часть процесса делегирования. Поначалу задачи будут решаться медленнее, но постепенно обучение даст результат, и в итоге вы сэкономите больше времени, чем потратили на учебу своего сотрудника.
6. Доверяй, но проверяй
После того, как задача делегирована, доверьтесь своему сотруднику – пусть он решает эту задачу на своих собственных условиях. Тем не менее, не бойтесь время от времени вмешиваться и проверять, как идет решение данной задачи.
Например, если вы сделали назначение неделю назад, проверьте, не стоит ли ваш сотрудник стоит на месте, — отправьте ему сообщение с запросом состояния дел, чтобы убедиться, что он не наткнулся на какие-либо препятствия.
7. Используйте обратную связь
Если ваши работники успешно выполнили поставленную перед ними задачу, публично сообщите им об этом и похвалите. Если же они потерпели неудачу, не бойтесь высказать им конструктивные критические замечания.
С другой стороны, предложите своим работникам поделиться мыслями о том, как вы делегируете им свои полномочия, — это очень важная возможность определить, предоставляете ли вы им достаточно информации и назначаете ли вы задачи тем, кто лучше других может справиться с ними.
Делегирование не всегда легко осуществить, этот процесс никогда не будет идеальным. Учитесь на своем опыте и вносите постоянные коррективы в свои действия! А если вам нужна помощь в внедрении делегирования или борьбе со страхом передавать задачи сотрудникам — приходите на консультацию!