Бухгалтер на участке «Поступление товара», прежде всего, должен обладать такими качествами как внимательность, усидчивость. Работа эта скорей механическая, чем творческая, глаз «замыливается, проверять себя необходимо постоянно.
Вкратце, суть работы заключается в проверке входящих документов, как правило, это товарная накладная или акт и счет-фактура. Встречается также рекомендованный ФНС документ, совмещающий в себе показатели первых двух, называется УПД (универсальный передаточный документ). О допустимости его принятия к учету в вашей организации необходимо спросить главного бухгалтера.
В крупных организациях поступление товара в программу заносят операторы, в небольших - бухгалтер.
При проверке товарной накладной следует обратить внимание в первую очередь на:
- Название документа, номер и дата
- Грузоотправитель, его адрес, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика)
- Грузополучатель, его адрес, ИНН (как правило, наша организация)
- Поставщик, строка будет равна грузоотправителю, добавится расчетный счет. Если строка не равна, обратите на это внимание вашего главного бухгалтера
- Плательщик (как правило, наша организация)
- Применительно к типовой накладной ТОРГ-12 визуально все строки в столбцах 2,4,5,11,12 должны быть заполнены. Обязательно должна быть заполнена хотя бы одна графа с 7 по 10. Если поставщик-плательщик НДС – должны быть заполнены все графы с 13 по 15
- Спросите у главного бухгалтера какие числовые показатели необходимо проверить. Обычно сверяется с программой сумма и сумма НДС
- Наличие подписи (расшифровки подписи) и должности представителя поставщика, наличие печати. Если печать отсутствует, возможно, ваш поставщик- ИП (индивидуальный предприниматель) или работает без печати (теперь это допустимо)
- Наличие подписи (расшифровки подписи) и должности представителя покупателя, наличие печати.
Это основные показатели, на которые следует обратить внимание при проверке товарной накладной. У каждого главного бухгалтера могут быть дополнительные требования к проверке товарных накладных. Например, он может попросить вас также сверять подписи в документах с выданными образцами или обращать внимание на КПП (код причины постановки).
Обязательно запишите все ответы и пожелания главного бухгалтера. Задавать повторный вопрос- грех! Будьте профессионалом!
Что делать, если:
- В документе присутствует лишний показатель. Не страшно, дополнительная информация допустима.
- В документе отсутствует реквизит. Допускается комбинированный способ заполнения. Это значит, вы можете дописать необходимые реквизиты от руки. Однако, следует всё же связаться с контрагентом и попросить настроить его учетную программу таким образом, чтобы необходимый показатель выходил на печать.
- В документе ошибка. Необходимо срочно связаться с контрагентом и попросить внести необходимые исправления. Неправильный документ не выбрасываем, клеим стикер и вкладываем в товарный отчет. В программе или в отдельном файлике заносим данные о документе, чтобы держать на контроле его замену. Необходимо также уточнить у бухгалтера на банке, оплачиваются ли вашей организацией документы, содержащие нарушения.
- В документе вычерк. Это значит, что при приемке товара были обнаружены расхождения. Если к накладной не приложен акт расхождений, необходимо уточнить у главного бухгалтера ваши дальнейшие действия- ожидание акта расхождений или замены первоначального документа. В программе суммовые показатели должны быть указаны с учетом вычерка. Если вычеркнута цена, возможно, замены товарной накладной и не будет, вы будете ждать корректировочный счет-фактуру.
Счет фактура – самый важный документ для учета НДС.
- В правом верхнем углу счет-фактуры обязательно должны быть цифры 1137- это номер постановления, которым она утверждена
- Номер и дата
- Продавец: наименование – полностью
- Адрес – полностью
- ИНН/КПП
- Грузоотправитель=Продавец (как правило)
- Грузополучатель – наименование ООО, адрес торговой точки, склада (если реквизит указан неверно – переделка; если добавлен реквизит, но не заполнен – оставляем; реквизит пропущен – можно дописать)
- Покупатель: наименование – полностью
- Адрес – полностью (если реквизит указан неверно – переделка; если добавлен реквизит, но не заполнен – оставляем; реквизит пропущен – можно дописать)
- ИНН – полностью, КПП – основное или обособленного подразделения
- Валюта: Российский рубль, 643
- Визуально все строки в графах 1,3,4,5,7,8,9 должны быть заполнены
- Сверяем итог по графе 8,9
- Подписи в счетах-фактурах, расписываться самостоятельно не допускается. Если поставщик ИП, ищем слово «свидетельство».
Счет-фактура- это документ, служащий основанием для исчисления НДС. По нему не принимают товар и, как правило, вычерков в нем не бывает.
Может также попасться счет-фактура исправленный и корректировочный. Исправленный счет-фактура выставляется если поставщик ошибся в первоначальном счете-фактуре (дата, номер, другие показатели) и теперь он его уточняет. Корректировочный- если поменялось количество, или была неправильно указана цена. У себя в программе вы заносите его отдельным документом к первоначальному.
Возврат товара поставщику также оформляется документами товарная накладная и счет-фактура, если вы сначала приняли товар на склад и только потом решили его вернуть.
Документы сшиваются так, как это принято в вашей организации. Кто-то подшивает накладные к товарным отчетам, счета-фактуры- к журналам или книгам, кто-то сшивает их вместе.
Более верно, на мой взгляд, сшивать накладные и возвратные накладные к товарному отчету, а счета-фактуры подшивать отдельно. На практике же обычно накладные со счетами-фактурами подшиваются к книге покупок вместе. Никаких нареканий со стороны проверяющих это, как правило, не вызывает.