Мой опыт внедрения матрицы Эйзенхауэра в жизнь планово-экономического отдела
Речь пойдет о полезнейшей матрице Эйзенхауэра, 34 го президента США.
Суть этого метода в том, что матрица предполагает разделение всех задач по четырем категориям:
-важное и срочное
-важное,но не срочное
-неважное, но срочное
-неважное и несрочное
Я занимаю положение начальника планово-экономического отдела и когда я пришла, то была буквально поражена тому как работают девочки. Практически без выходных, оставаясь до поздна, при этом результата их работы не было. Как, впрочем, не было у них и мотивации. Текучка кадров и бесконечные жалобы от прочих служб.
Задача. Упорядочить работу отдела. Дать "увидеть" результативность деятельности службы. Поднять дух и мотивацию.
Что сделано.
1. Каждый из секторов матрицы был дополнен графами: Сделать в срок, в процессе, сделано. и строками, соответствующими фамилии сотрудника.
2. Каждый день сотрудник должен сделать не менее 3х важно-срочных дел, если они есть и не менее 2х важно-несрочных и 1 срочно-неважное. Эти дела прописываются в начале каждой недели и дополняются по мере надобности. Оценку сотрудники делают сами. Разумеется, дела бывают разного объема и значимости, тогда задачи либо разбиваются на подзадачи и выполняются постепенно или распределяются между сотрудниками.
3. После выполнения стикер с заданием перемещается на графу выполнено.
4. По результатам месяца мы собираем все стикеры из графы выполнено и распределяем небольшую премию между сотрудниками в зависимости от их эффективности.
5.Теперь каждый понедельник мы закрываемся на планерку и обсуждаем текущие и важные задачи.
Какие плюсы я получила.
1. Я всегда вижу, чем занят каждый из сотрудников, их нагрузку и эффективность работы, на каком этапе находится та или иная задача, требующая моего контроля, достаточно лишь взглянуть на таблицу. При этом, сотрудницы действуют довольно автономно, не требуя от меня раздачи им заданий и проверки ежечасно.
2. Отпали все вопросы руководства на тему того, чем занимается отдел.
3. Нагрузка на сотрудников распределилась более равномерно.
4. Мои девочки начали видеть не только свои задачи, но и задачи отдела. Так потихоньку начали претворятся в жизнь некоторые проекты, которые до этого "висели".
5. Повысилась эффективность работы за счет более грамотного распределения задач и за прошедшие полгода работы матрицы не было еще ни одного увольнения из отдела. Раньше люди менялись примерно раз в два месяца.
6. Сотрудницы почувствовали определенный азарт, повысилась их мотивация.
7. Сократилось количество переработок. Разумеется, полностью их исключить будет невозможно, но ситуация, когда в норме было работать до 20 часов при том, что рабочий день до 17.00 ушла.
Минусы. Куда же без них.
1.Не все сотрудники, особенно те, кто в "возрасте" позитивно приняли матрицу.
2. Привыкание к системе заняло практически два месяца. И эти два месяца сотрудников приходилось "пинать" ежедневно.
3. По началу были большие сложности с оценкой задач и подзадач у сотрудников. Не все поняли принцип работы сразу.
Но в то же время, эти минусы были временными ,а плюсы перекрыли отрицательные моменты.
