Давайте будем честны: хорошая организация работы в офисе влияет на способность работников управлять временем. Организованные люди могут использовать его более эффективно, и в конце дня они знают, что план, который они должны были выполнить, был реализован. В противном случае офис становится боевой площадкой, где малейшая ошибка может принести нам и компании немало неприятностей. Мало того, что проводимые действия не приносят результатов, так еще и усилия, и энергия, которые мы вкладываем в них, стоят нам много нервов и влияют на работу других.
- План задач
Желая избежать работы в беспорядке, поиска документов, которые где-то застряли, и выполнения несколько вещей одновременно, стоит ввести несколько правил и последовательно придерживаться их. Для начала неплохо бы составить план — короткий, содержащий такую информацию, как перечень задач, ориентировочное время, необходимое для их выполнения (и его резервы на непредвиденные обстоятельства), а также список приоритетов.
Стоит обратиться к нему даже несколько раз в течение дня, или перед выходом из офиса сделать сводку и определить, что мы из нее сделали. Календарь или, идя в ногу со временем, CRM-системы, которые сочетают в себе функции планировщика, телефонной книги и «напоминают» о запланированных встречах, телефонных звонках и т. д.
Помимо порядка в голове, полезно иметь его и на столе. Есть люди, которые в творческом беспорядке умеют прекрасно находить то, что им нужно, и только когда у них есть порядок, они ничего не могут найти вовремя. Письменный стол — это не только предмет мебели, но и визитная карточка человека, который работает за ним. Избыток предметов, бумаг может, кроме того, деконцентрировать. Чем больше свободного пространства, тем лучше.
Наиболее необходимые документы лучше всего хранить в папках или ящиках, которые находятся под рукой. Все остальное стоит спрятать в специально предназначенный для этого шкафчик.
Если большая часть вашего рабочего времени заполнена встречами с людьми, всегда учитывайте, что они могут длиться дольше, чем планировалось. Запишите их в календарь, тогда вы не пропустите ни одной встречи и будете профессионально подготовлены к ним.
Осторожно используйте Интернет. Быстрый доступ к нему, с одной стороны, облегчает сегодня работу, с другой же — приводит к искушению. Если у вас есть привычка каждые десять минут проверять личную почту или просматривать профили друзей в социальных сетях, вы, вероятно, уделите каждой задаче больше времени, чем оная требует. Интернет затягивает, поэтому вы забываете об окружающем вас мире и не справляетесь с обязанностями.
- Эффективная коммуникация
Эффективной работе способствует также хорошее общение между работниками различного уровня. Человек, который знает, что входит в его обязанности, как их выполнять и какие инструменты использовать, будет действовать быстро и эффективно. Это сэкономит время на ненужные переводы и устранение проблем, возникающих из-за незнания.
Откладывание того, что должно быть сделано сегодня, на завтра, приводит к тому, что в конце недели внезапно появляется так много дел, что становится не понятно с чего начать. И вместо того, чтобы думать о выходных, у нас возникает стресс, что мы не успеем все сделать вовремя. Действуя в спешке, мы также рискуем ухудшить качество нашей работы и совершить трудно исправимые ошибки. Хотя систематичность для многих не является сильной стороной, стоит дисциплинировать себя и соблюдать сроки выполнения задач. Ибо именно этим и отличается эффективный работник от малоэффективного.
Учитесь управлять временем, а ежели уже умеете, то научите своих коллег, вам будут благодарны.
Спасибо за внимание.
Удачи!