Любое современное предприятие представляет собой, прежде всего, информационный центр, где происходит накопление, хранение, поиск, прием, обработка и отправка информации. Функционирование любой организации невозможно без определенного количества бумажной документации (приказы, протоколы, акты, уставы, положения, инструкции, распоряжения, указания, решения и т.д.). Список можно продолжать очень долго. Чтобы разобраться в этом потоке, зачастую требуется напряженная деятельность нескольких человек.
Ввиду всего вышеизложенного, владение информационными технологиями, становится непременным атрибутом современного работника, занимающегося делопроизводством. Как уже было сказано, обработкой всей существующей документацией на предприятии должна заниматься масса людей. Но это в том случае, если работа ведется по старинке, без применения компьютерных программ. Очень часто многие даже не догадываются, что такие известные всем программные продукты как Word и Excel вполне годятся, при умелом применении, для создания полноценной программы электронного документооборота (ЭДО).
Курс "Делопроизводство на компьютере", в Городском Центре Дополнительного Профессионального образования, как раз и предназначен для того, чтобы научить будущих делопроизводителей нужным функциям и командам и даже основам программирования. И с тем, на что раньше требовалась деятельность нескольких человек, теперь справится один. Причем, гораздо быстрее и качественнее.
Приведем лишь небольшой перечень возможностей применения данных технологий компьютерной обработки в делопроизводстве:
Передача документа посредством электронной почты на расстояние нужному адресату;
Создание любых документов – бланков, или любых других с использованием имеющихся шаблонов, также, создание своих шаблонов для создания документов; поиск, хранение и редактирование любых текстовых документов в электронном виде);
Контролирование использования документов (в электронной карточке ставится соответствующая отметка - и руководители и администрация организации автоматически информируются о работе сотрудников, что позволяет составлять справки или отчеты по любому документообороту);
Автоматическая регистрация документов;
Возможность перевод текста с одного иностранного языка на другой;
Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
Напоследок хочется вспомнить эпизод из старого фильма "Укротительница тигров". Там слон съел квартальный отчет - как сказал главный бухгалтер: "Это месяц работы всей бухгалтерии!", причем такая трагедия была в те времена необратимой. А вот если бы тот отчет написали с применением программы ЭДО, расстраиваться пришлось бы только слону - потому что существовала бы электронная копия отчета. И даже в случае утери файлов этот отчет можно было бы очень легко восстановить, и для этого понадобился бы труд лишь одного человека.
Как говорится, почувствуйте разницу.