Как распределить свое рабочее время, чтобы успеть выполнить все возложенные обязанности.
Эффективный инструмент управления личным и рабочий временем - это так называемый "Тайм-менеджмент".
Можно выделить несколько основных принципов тайм-менеджмента:
1. Составляйте списки дел. Не важно, в бумажном или электронном варианте. На компьютере или в ежедневнике. Даже стикеры с конкретной задачей на мониторе вашего рабочего компьютера - это тоже своеобразный список дел. Постарайтесь указывать время, в течение которого, будет выполнена задача.
2. Делите глобальные задачи на малые. Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Постепенно выполняйте каждую малую задачу. В результате будет завершена глобальная задача.
3. Выбирайте важные задачи на каждый день. Между делом выполняйте задачи менее важные - о них тоже не следует забывать.
4. Старайтесь не отвлекаться от выполнения задач в течение рабочего дня. Не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах - именно они съедают большую часть вашего личного времени. Можно выделить небольшой промежуток времени чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.
5. Ставьте цели правильно. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени, измеримой.
6. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали.
7. Или наоборот - оставляйте запасное время. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок. Оставленное про запас время вы можете использовать для исправления ситуации, если что-то пойдет не так.
8. Распределяйте задачи между подчиненными. Если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не выполняйте обязанности других.
9. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.
10. Учитесь говорить “нет”. Если задачи не входят в ваш функционал, но их пытаются передать вам, отказывайтесь от таких предложений.
11. Находите время на отдых. Все успеть сделать все равно невозможно - хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом.
Не стоит думать, что знание основ тайм-менеджмента сделает из вас "суперпродуктивного" сотрудника. Вот несколько моментов, на которые необходимо обратить внимание:
1. Управлять временем нельзя. Время идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, планируя день и составляя четкие планы.
2. Работа не будет занимать у вас больше времени, скорее меньше. Вам необходимо повысить личную эффективность и продуктивность.
3. Тайм-менеджмент - не универсальное средство. Если вы будете ставить неправильные цели, принимать бестолковые решение - никакое управление временем не спасет.
4. Тайм-менеджмент подходит не всем. Каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Многозадачность - это непростой навык. Многим просто тяжело работать в таком графике.
5. Ситуация сразу не изменится. Cначала будет нелегко. Вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное - не сломаться в самом начале. Позже будет легче!
Это все теория, а на практике можно применить следующие приемы:
1. Составляйте план и записывайте свои мысли и действия. Это поможет понять, как много вы успеваете сделать, куда и на что уходит ваше время.
2. Определяйте чёткое время для любого дела или беседы. Ставьте сроки действий. Чётко определяйте время начала и конца событий. Развивайте в себе дисциплину.
3. Уделяйте не менее 50% вашего времени мыслям, действиям и разговорам, которые приведут к улучшению показателей.
4. Делайте перерывы. Обязательно нужно отвлекаться от того, что вы делаете.
5. Каждое утро уделяйте планированию своего дня около 30 минут. Не начинайте работу, пока не закончите написание плана.
6. Перед решением задач подумайте над тем, какой результат вы хотите получить. После выполнения работы проверьте, достигли вы результата или нет. Если нет, почему? Что сделать в следующий раз, чтобы достигнуть результата?
7. Если вам для завершения работы нужно выложиться на все 100%, исключите общение с коллегами.
8. Необходимо выделить определенное время на то, чтобы ответить на пропущенные вызовы и сообщения. Ответить на почтовые сообщения.
9. Исключите все факторы, которые Вас отвлекают.
Конечно, невозможно сделать всё полностью. Но если вы будете следовать четкому плану, то и результат будет гораздо выше.
Подписывайтесь на канал, ставьте "лайки", задавайте вопросы.
Пишите, как вы планируете свое рабочее время.