Интересуетесь бизнес-анализом в ИТ? Приглашаю Вас ознакомиться с моей книгой "Профессия "бизнес-аналитик". Краткое пособие для начинающих", которая вышла в издательстве "Олимп-Бизнес".
В 2009 году в российской банковской отрасли появилось новое направление – работа с идеями сотрудников. По сути, работа с идеями – новый формат распространённого в СССР рационализаторского движения. В этой статье мы расскажем, почему компаниям важно работать с идеями сотрудников и как это сказывается на корпоративной культуре. Для начала разберёмся, при каких условиях возникает потребность в idea management.
3 направления развития крупных организаций в 2019 году
Аналитическая компания Forrester выделила 3 инновационных тренда, влияющих на работу организаций в 2019 году:
Тренд 1. Работа с интеллектуальными активами
Раньше капиталы лидеров отраслей составляли заводы, станки и иные материальные активы. С начала 21 века ситуация изменилась: всё большую ценность представляет программный код и права на интеллектуальную собственность. Это подтверждается и статистикой: 85% капитализации компаний, входящих в рейтинг SNP 500, составляют интеллектуальные активы.
Тренд 2. Эра потребителя
Генри Форд говорил: «Любой клиент может получить автомобиль, выкрашенный в тот цвет, в который он хочет — до тех пор, пока этот цвет — чёрный». Если организации удобно производить автомобиль одного цвета без ущерба для финансовых показателей – значит так оно и будет. Естественно, в 2019 году, в условиях жёсткой конкуренции и высоких скоростей ведения бизнеса, такой подход нежизнеспособен. Поэтому всё внимание в развитии бизнеса сместилось с организаций на Клиентов и их опыт. Создаются новые подразделения, единственная задача которых – угадать или предугадать потребности Клиента.
Тренд 3. ИТ
Согласно отчёту Forrester 52% лиц, принимающих решение в крупных организациях, уверены, что основной источник инноваций – информационные технологии. Сегодня сложно найти банк или промышленную компанию, проект в которой не имел бы отношение к ИТ. Вне зависимости от целей, в 99% проектов речь идёт о внедрении программного и/или аппаратного обеспечения.
Управление знаниями, как реакция на инновационные тренды
В качестве реакции на текущие тренды появилась новая бизнес-дисциплина: управление знаниями или knowledge management. Управление знаниями – это управление тремя видами капитала:
- Человеческий капитал: навыки, таланты, знания сотрудников;
- Информационные капитал: информационные системы, базы данных, инфраструктура;
- Организационный капитал: корпоративная культура, командная работа, нацеленность на лидерство.
Конечная цель управления знаниями – достижение организацией стратегических целей. И idea management – один из инструментов для достижения этой цели.
Что такое «знания»?
Чтобы избежать путаницы в терминологии, разберемся, что представляют собой «знания» в концепции knowledge management.
Рассмотрим пример. Вы – контролёр, идущий по производственному цеху крупного завода. Вам на глаза попадается датчик давления на одном из станков. В терминах управления знаниями:
А) Показания прибора называются «данные»;
Б) Данные с разных приборов, сгруппированные по определённому признаку – «информация»;
В) Практически применимая информация, отвечающая на вопрос «что делать с этой информацией?» — «знания».
Таким образом, отличительным признаком «знаний» является предоставление возможности для принятия решений и конкретных действий.
Инструменты управления знаниями
Инструментов для управления знаниями – больше 40. Делятся они на 5 базовых категорий:
- Совместная работа. Инструменты для организации кроссфункционального взаимодействия. Пример инструмента: работа с идеями сотрудников;
- Сохранение критических знаний. Инструменты для сокращения зависимости организации от людей, обладающих критически важной информацией. Пример инструмента: план передачи информации при увольнении сотрудника;
- Лучшие практики. Инструменты по фиксации и распространению передового опыта. Пример инструмента: онлайн-энциклопедия лучших практик.
- Обучение на проектах. Инструменты по фиксации полученного опыта в ходе проектной деятельности. Пример: проведение командой проекта совещаний-ретроспектив с анализом позитивных и негативных моментов.
- Поиск и структурирование знаний. Инструменты для устранения «информационного вакуума» вокруг сотрудника. Пример: онлайн-глоссарий с информацией о ключевых терминах, встречающихся в деятельности организации
Idea management, как часть управления знаниями
Статистические опросы показали, что главным источником инноваций в организации являются её сотрудники. Это естественно: никто лучше сотрудников не знает, что можно улучшить в деятельности компании. С масштабными или незначительными сложностями сотрудники сталкиваются каждый день. И каждая сложность – потенциал для совершенствования организации.
Работа с идеями – важная составляющая создания корпоративной культуры организации. Любая компания заинтересована в мотивированных, энергичных и амбициозных сотрудниках. Тони Шей, руководитель компании Zappos, выделил 4 слагаемых счастливого сотрудника.
Контроль. Чувство уверенности в завтрашнем дне. Понимание процессов, происходящих в организации и своей роли в ней.
Прогресс. Возможность профессионального и карьерного роста.
Привязанность. Наличие своего участка работ, предмета личной профессиональной гордости.
Причастность к чему-то большему. Осознание того, что твоя работа – часть большой работы, меняющей мир к лучшему.
Один из инструментов для внедрения подобной формулы в жизнь – работа с идеями сотрудников.
Банк идей
Базовый инструмент для работы с идеями – информационная система по сбору и последующей обработке предложений сотрудников. Такая система представляет собой информационный банк или базу идей. Для краткости примем термин «Банк идей» для обозначения подобной системы.
Миссия Банка идей – предоставление каждому сотруднику площадки для профессиональной самореализации. При работе с идеями важно понимать: 80% знаний людей – скрытые. Это жизненный опыт, творческие способности, личные интересы. Задача Банка идей – мотивировать сотрудников поделиться подобными знаниями с пользой для себя и организации.
Банк идей базируется на 4 принципах:
- Доступность. Возможность написать или прочитать предложение в Банке идей должна быть у каждого сотрудника организации;
- Однозначность. Все предложения рассматриваются по единому, стандартному процессу;
- Уважение. Каждый сотрудник получает обстоятельную обратную связь на своё предложение, даже если оно не принято для внедрения;
- Прозрачность. Все участники процесса используют Банк идей как единое информационное пространство.
Горно-металлургический комбинат инноваций
Работа с идеями во многом схожа с производственным циклом горно-металлургического комбината. Упрощённо, такой комбинат работает в 3 этапа:
- Добыча. Добыча руды, в которой содержатся цветные металлы;
- Обогащение. При помощи физических и химических реакций крупицы цветного металла извлекаются из горной породы;
- Плавка. Из полученного металла выплавляется готовая продукция: слитки, листы металла и т.п.
При работе с идеями стадии похожи:
- Сбор идей. При помощи Банка идей менеджеры добывают интеллектуальную «руду»: предложения сотрудников по совершенствованию работы организации;
- Экспертиза. Экспертное сообщество отбирает перспективные предложения. Таким образом, из общей массы интеллектуальной руды извлекаются ценные крупинки.
- Внедрение. Работа над внедрением полученных предложений и получение результата: нового продукта, дополнительной прибыли, экономии ресурсов.
Инновации бывают разные
Говоря о работе с идеями иногда возникает образ «сумасшедшего учёного», запускающего поезда в вакууме (привет, Илон Маск!).
Однако на деле, idea management – вполне земное направление работы. «Поезд в вакууме» — это лишь одна из разновидностей идей, публикуемых в Банке идей. Всего типов идей 4.
- Освоение. Фиксация и распространение передового опыта. Кассир Мария оформляет документы за 5 минут, а остальные сотрудники за 10? Анализируем причины и внедряем в жизнь применяемые Марией приёмы;
- Улучшение. Изменение процесса и устранение препятствий. Кассовые работники заметили, что приходится сканировать несколько раз одни и те же документы? Перестраиваем процесс и исключаем дублирующие функции.
- Адаптация. Применение известного процесса для получения нового результата. Ваша организация занимается продажей продукции в розницу? Почему бы не открыть небольшую точку продаж для своих сотрудников? Каждый сотрудник — потенциальный клиент.
- Обновление. Создание новых результатов оригинальным способом. Тот самый поезд в вакууме. Создание чего-то принципиально нового: продукта, услуги, процесса.
Как видно, в 3 примерах из 4 речь идёт о достаточно простых и понятных улучшениях. Не стоит забывать и об эффекте масштаба: в организации с несколькими тысячами сотрудников такие улучшения могут принести миллионы рублей экономии.
Заключение
В этой статье мы рассмотрели базовые принципы, на которых строится idea management. Работа с идеями — обширная тема, к которой мы вернёмся ещё не раз. Следите за обновлениями и спасибо за внимание!
Disclaimer: данная статья ранее была опубликована на сайте processoffice.wordpress.com.