Мы уже затрагивали тему электронных трудовых книжек и наверняка Вы с ней также знакомы. 2020-й год как раз должен стать переходным годом для работодателей и работников на цифровую версию книжек. В течение годового периода стороны трудовых отношений должны подготовиться к новым реалиям. А о том, как это пошагово сделать - расскажем прямо сейчас.
Напомним, что закон о введении электронных трудовых книжек был принят 16 декабря прошлого года, соответствующие нормы содержатся в 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде". Поэтому в первую очередь мы рекомендуем ознакомиться с данным Федеральным законом, а также почитать статьи в принципе об электронных трудовых книжках, а в идеале провести небольшой бриф с сотрудниками на эту тему. После этого рекомендуем:
1) Выделить сотрудника, который будет назначен ответственным за предоставление в Пенсионный Фонд РФ данных о трудовой деятельности работников, а также формировать соответствующие документы в электронном виде. Разумеется, крайне желательно, чтобы этим человеком был тот сотрудник, который занимается ведением бухгалтерии Вашей компании.
2) Обязательно проверьте кадровую информационную систему на соответствие информации в ней трудовым договорам и приказам о приеме на работу. Ведь если отчеты в ПФР будут формироваться на основании данных, которые в этих системах содержатся - любая ошибка в наименовании должности, структурного подразделения или в Ф.И.О. работника приведет к дальнейшим неблагоприятным последствиям. На практике можем сказать, что самой часто допускаемой ошибкой является подмена буквы "Ё" на "Е" и наоборот. Это для Васв теории понятно, какая на самом деле фамилия у сотрудника, а на практике в ПФР в итоге откроют индивидуальный лицевой счет на другого сотрудника, вот и все, а потом придется доказывать с паспортом и трудовой книжкой, что Воробьев на самом деле Воробьёв.
Ну и основные напоминания, которые помогут Вам и Вашим сотрудникам перейти на электронную версию книжек безболезненно:
1) Проверьте оформление льготных должностей в Вашей организации, если таковые имеются и приведите их в точное соответствие с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами.
2) Теперь вряд ли получится принять сотрудника на работу задним числом. А потому уже с январе приучайте себя оформлять прием на работу и увольнение своевременно. Потому что с 2021 года на то чтобы оформить и передать соответствующим образом прием или увольнение у Вас будет всего лишь 1 рабочий день.
3) Подготовьте для своих сотрудников уведомления об изменении трудового законодательства в части внедрения электронных трудовых книжек. Ну и как мы уже предлагали выше - проведите для них ликбез по этой теме. Закон требует, чтобы все уведомления были составлены в письменной форме. При этом хоть закон и не требует ознакомления каждого сотрудника под роспись - мы для собственной безопасности рекомендуем запросить подписанное уведомление у сотрудника, разумеется после его ознакомления. И кстати эти уведомления необходимо вручить сотрудникам до 30 июня 2020 года, то есть можно особо не торопиться, но всегда держите эту дату в голове.
4) После получения уведомления Вам надо получить ответ от сотрудников - переходят ли они на электронные трудовые книжки, или оставляют бумажную версию. Напомним, что законодатель разрешает сотрудникам воздержаться от полного переход на электронную версию трудовых книжек.
5) Не забудьте зарегестрировать иностранных работников - высококвалифицированных специалистов в системе ПФР. Такие иностранцы хоть и не подлежат страхованию в ПФР - трудовые книжки на них все равно ведутся и у них как и у всех сотрудников есть право выбора - переходить на электронную версию трудовой книжки или нет.
6) В течение 2020 года законодатель дал возможность работодателям внести соответствующие изменения в Правила внутреннего трудового распорядка. В пунктах где упоминается трудовая книжка необходимо добавить приписку "... и сведения о трудовой деятельности". Особенно обратите внимание на пункты в которых идет речь о приеме и переводе на другую работу, об увольнении, а также о поощрениях и дисциплинарных взысканиях с сотрудников.
7) Ну и наконец, в январе 2021 года работникам, которые подали заявления об отказе от бумажных трудовых книжек - нужно будет выдать им эти книжки на руки.