​​Когда нужно проводить совещания, чтобы они были продуктивными?

Билл Грин, автор бестселлера «Ва-банк: жизненные уроки о бизнесе для предпринимателей», считает, что секрет продуктивных собраний заключается в их правильном планировании.

«Я никогда не понимал любовь к часовым совещаниям. Как предприниматель я могу придумать сотни разных способов иначе провести это время. Почему нельзя обсудить все за десять минут? Почему нельзя собраться, решить все вопросы и двигаться дальше?
Но больше меня беспокоит не столько «стандартная продолжительность» совещаний, сколько частота их проведения. Огромное количество компаний проводит одно собрание за другим, и часто это доходит до абсурда.
Когда успевать работать, если у тебя запланировано столько совещаний? Пока все эти бизнесмены сидят на собраниях, конкуренты захватывают рынок.
Каждый день у вас есть ограниченное количество времени, когда вы взаимодействуете с клиентом. У всех оно разное — в моей компании я, например, знаю что телефоны техподдержки и отдела продаж начнут звонить примерно в 10 утра. Поэтому я предпочитаю проводить все необходимые собрания с начала рабочего дня, то есть до этого времени.
К сожалению, многие менеджеры среднего звена (и даже высшее руководство) этого не понимают. И поэтому их продажники в 11 утра показывают отчеты или только идут на собрание, чтобы их обсудить, вместо того чтобы заниматься своими основными обязанностями.

11 утра — это прайм-тайм, его не нужно тратить на занятия, которым можно уделить время утром или в конце рабочего дня.
Не нужно проводить слишком много собраний, особенно в самое важное рабочее время. Каждый основатель и руководитель компании должен закрепить эту мысль в своей корпоративной культуре.
Отучите своих сотрудников проводить ненужный обмен любезностями на совещании и откажитесь от невнятных обсуждений каждого вопроса. Какой смысл спрашивать мнение каждого из собравшихся, если конечное решение все равно не будет коллективным?
Проводите собрание ровно столько, сколько необходимо для обсуждения самых важных тем. Но главное — устраивайте их в правильное время. Не думаю, что вам нужно совещаться, когда у вас звенят рабочие телефоны, клиенты заваливают вас письмами с вопросами, а ваш бизнес должен работать на максимальной эффективности.
В мире бизнеса считается, что понедельник и пятница — неудачные дни для проведения собраний, потому что обычно на них сотрудники любят брать отгулы. Меня это очень удивляет. Как предприниматель и человек, работавший по стандартному графику и вне его, я считаю, что такое отношение показывает корпоративную культуру, которую вы развиваете в своей фирме. Все эти вещи, о которых я говорил — время проведения, длительность, частота и даже отношение к совещаниям — в меньшей степени связаны с самими собраниями, и больше с тем, как работает ваша команда.
Вы всегда будете проводить собрания. В конце концов, нет ничего плохого в том, чтобы проверить, как идут дела. Но как лидер вы должны следить за тем, как часто и когда вы устраиваете совещания и как ваши сотрудники к ним относятся.
Совещание проводится не только чтобы обсудить, что случилось за выходные, а там как пойдет разговор. Вы должны собраться, решить все важные вопросы и вернуться к основным обязанностям.»