Что приходит в голову многим, когда они слышат слово "инвентаризация"? Для многих это слово отдает советским прошлым, фильмом "Служебный роман" и инвентаризационными номерами, выведенными краской на всех возможных поверхностях.
Однако как бы непривлекательно не звучало для нас это слово, отказаться от этого процесса нельзя. Он помогает ответственным лицам в компании иметь контроль над наличием, состоянием и сохранностью имущественных ценностей.
Как и любой сложный процесс, в современных условиях он уже автоматизирован. Как поступают многие владельцы бизнеса? Они заходят в поисковую систему, начинают искать часто используемые системы инвентаризации. Самыми популярными вариантами являются интеграция 1С + Мой склад или различные вариации шаблонов в Excel, Google Sheets. Какие проблемы могут подстерегать в таком случае? Используемое другими людьми програмное обеспечение не обязательно подойдет вам.
Интеграции с 1С хороши, если нужно постоянно контролировать приход-расход различных товаров или продукции. Такая необходимость есть у компаний, которые занимаются торговлей. Часто собственники бизнеса хотят просто иметь возможность видеть список имущества, которое находится в офисных помещениях. Шаблоны для списка оборудования в Excel хороши, когда нужно быстро набросать перечень из 10-20 позиций. Трудности могут начаться, если у компании несколько помещений, сотрудники меняют свое местоположение и, соответственно, их аппаратура также перемещается за ними. Также это может быть обусловлено текучкой кадров. В таких случаях необходимо не только провести учет инвентаря, но и указать ответственных за сохранность на данный момент. Когда возникает необходимость смены владельца или местоположения той или иной вещи, проверки состояния для возможной закупки нового оборудования, людям выполняющим эту работу приходится попотеть. Порой для решения подобных проблем используются десктопные приложения, работающие с базами данных. Однако этот подход отличается дороговизной и сложностью внесения изменений.
Составим перечень требований для идеальной автоматизации процесса ведения учета инвентаря:
- простота внесения оборудования;
- возможность фильтрации по владельцам, местоположению и состоянию;
- контроль заявок от работников на замену оборудования;
- адаптация данных для печати;
- возможность внесения изменений в структуру данных при необходимости.
Рассмотрим, как подобного эффекта добилась одна из IT компаний Украины. Для обеспечения надлежащего контроля за оборудованием была создана таблица с данными, в которую вносился инвентаризационный номер, название и тип оборудования, а также его местоположение.
Также за каждым сотрудником были закреплены вещи находящиеся на его рабочем месте: компьютер, монитор и т.д.
Для получения своевременной техподдержки создавалась форма, в которой было необходимо указать сотрудника, которому необходима помощь и причину. Данные из формы отражались в специальной таблице, где сотрудники техподдержки отмечали, была ли проблема устранена.
Шаблон инвентаризации разработан в рамках нашего сервиса и доступен для общего использования в магазине пространств.
Существенным отличием от ранее упомянутых реализаций, является возможность быстрой фильтрации, настройки вида и отсутствие необходимости открывать доступ сотрудникам для подачи заявок на техподдержку.