В середине 2017 года согласно закону №86-ФЗ реализован проект электронных больничных листов, предусмотренный для использования медицинскими учреждениями. Оформить, продлить и закрыть лист можно на сайте Фонда социального страхования. Электронный листок нетрудоспособности создан с целью оптимизировать работу медицинских учреждений и повысить качество обслуживания. У электронного листа ряд преимуществ:
- полный аналог больничного листа из бумаги;
- врач тратит гораздо меньше времени на документацию и больше на лечение;
- написанное в бланке нетрудоспособности больше не зависит от почерка врача;
- использование работодателем электронной базы больничных снижает расходы на содержание бумаг;
- лист не поддается фальсификации, поскольку защищен криптографической подписью и передается только по зашифрованным каналам передачи информации.
Электронный бланк по содержанию ничем не отличается от привычного бумажного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.
Если работник выбрал электронный вариант больничного листа, врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту талон с двенадцатизначным идентификационным номером электронного листа нетрудоспособности. Форма талона законодательно не закреплена, но его назначение — снабдить пациента и его работодателя достаточным набором сведений, с помощью которых электронный больничный можно отыскать в базе ФСС. Другой обязательный документ, оформляемый врачом до составления электронного больничного, — это согласие на формирование листка нетрудоспособности в электронной форме и обработку персональных данных.
Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой электронно-цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной ЭЦП. В итоге работнику переводится пособие по временной нетрудоспособности. База электронных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу: ФИО, место и год рождения; занятость; группа крови и резус-фактор; врожденные и хронические заболевания; сведения об аллергических реакциях. Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медработник, работая в программе. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение электронный лист больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.
На данный момент далеко не все компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного, но их число растет. Чтобы принять электронный больничный лист, работодателю следует создать свой личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. На главной странице сайта найти поле авторизации и нажать кнопку «Войти». Авторизоваться представитель работодателя может, используя логин и пароль от сайта «Госуслуги», либо нажав кнопку регистрации и создать новые логин и пароль.
Для установления связи с базой электронных больничных требуется:
- подходящие программные средства у работодателя и медицинского учреждения;
- работодатель должен оформиться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
- работодатель должен указать сертификат электронной подписи.
ЕСИА дает доступ пользователям к защищенным данным, хранящимся в информационной среде государства. В базу предусмотрен вход с использованием электронных средств или электронной подписи. При соблюдении всех условий работодатель получит в личный кабинет из ФСС больничный лист работника по окончании лечения сотрудника. С помощью компьютерной программы работодатель при необходимости изменяет и заполняет электронный больничный в своем личном кабинете. Заполнять его вправе уполномоченный представитель работодателя: кадровик, директор, управляющий, бухгалтер. Каждое из взаимодействующих с больничным листом лицо должно быть зарегистрировано в системе и иметь индивидуальную цифровую подпись. Чтобы найти лист нетрудоспособности в системе, нужно знать его номер, который должен сообщить работник. В электронной системе во вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» работодатель найдет информацию о работнике, данные его больничного листа: номер, дата начала и окончания срока нетрудоспособности. В поле «Статус» работодатель также найдет информацию о статусе больничного листа: «Заполнен страхователем» либо «Пособие выплачено». Если работодатель заметил ошибки в пополнении листа медучреждением или ФСС, то ему следует отправить своего работника обратно к врачу за новым образом больничного листа. ФСС уничтожит неверный бланк, заполнит новый и пришлет его работодателю.
В поле «Заполняется работодателем» следует расписать расчет пособия. После заполнения больничный лист отправляется в ФСС, а именно в его отделение по месту нахождения работодателя. ФСС, используя эти сведения, проверит пособие и начислит его. Как будет проходить начисление, определяет практика отдельного региона России. Какие-то регионы внесены в список проекта ФСС, который выплачивает пособие сразу работнику. В других регионах пособие исчисляет и выдает работодатель. В разных случаях действия бухгалтера будут меняться.
Если действует зачетная система, то сумму денежной выплаты следует посчитать и выдать сотруднику вместе с первой после болезни зарплатой. Расходы на пособия по больничному листу, принятые на себя работодателем, используются как вычет во взносах на социальное страхование или запрашивается возмещения в ФСС.
Если в регионе действуют прямые выплаты, то в электронном сервисе следует выполнить расчет среднемесячного заработка, заполнить заявление в ФСС в электронном виде и отправить его в ФСС. Через некоторое время ФСС оплатит пособие переводом.
Электронный вариант больничного листа имеет ряд существенных преимуществ, однако пока повсеместное распространение он не получил и бумажные бланки остаются востребованными.