Рассказываем, как общаться по электронной почте и мессенджерам, с чего начать и чем закончить письмо. Плюс самые распространенные фразы и несколько советов для деловой переписки с иностранными коллегами.
Изучение основ деловой переписки, наряду с другими полезными бизнес-навыками, входит в курс «Деловой английский». На нем за 5-6 месяцев вы научитесь общаться в бизнес-среде, вести переговоры с иностранными партнерами и пополните свой словарный запас лексикой, необходимой для работы.
Начинать деловое письмо, как и любое другое, нужно с вежливого приветствия и обращения:
Hello … — Здравствуйте ...
Dear … — Дорогая …
Обратите внимание, что в английском языке запятую при письме ставят сразу после имени получателя. Основной текст начинается со следующей строки. Вот так:
Hello Mark,
I am writing to you with regard to…
Здравствуй, Марк
Я пишу тебе в связи с….
Отвечая на e-mail, добавьте в начале вежливую фразу Thanks for your letter (Спасибо за ваше письмо). В начале сообщения лучше сразу описать причину, по которой вы пишите и высказать основную идею. Несколько распространенных фраз для вступления:
I am writing in response to... — Я обращаюсь в связи с...
I am writing to you in order to... — Я пишу вам, чтобы...
I wish you to inform that... — Я бы хотел сообщить вам, что...
Если пишите от имени компании, а не лично от себя, то допустимо начинать предложение с we. Например:
We are happy to inform you that… — Мы рады сообщить вам, что...
We regret to inform you that... — С сожалением сообщаем, что…
Хотите подчеркнуть важный момент в письме? Лучше не выделять его красным цветом, чтобы не напугать получателя, а написать Please pay attention, что переводится как «Пожалуйста, обратите внимание». Также, можно использовать следующие распространенные конструкции:
Please note — Пожалуйста, имейте в виду
I would like to underline — Я бы хотел подчеркнуть
И сразу после этих слов указать то, на что хотите обратить внимания получателя: на сроки, даты, необходимые документы и так далее.
После изложения основных мыслей нужно написать какой-то призыв к действию или описать, чего вы ждете от получателя.
Лучше всего начать с вежливой конструкции: I would appreciate if you… (Я был бы признателен, если бы вы…). Если хотите получить ответ на конкретный вопрос — используйте Could you please let me know… (Не могли бы вы мне сообщить…), а попросить выслать документы или другие данные можно фразой Please could you send me… (Не могли бы вы прислать мне…).
Другие фразы для завершения письма:
Looking forward to hearing from you — Жду вашего ответа
For further details… — Для более подробной информации…
Thank you in advance! — Заранее благодарю!
Let me know if you need anything else — Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще
Не забудьте подпись с указанием имени и контактных данных. Используйте вежливые, принятые в деловой переписке:
Regards / Kind regards / Best wishes / Warm wishes или очень формальный вариант Sincerely yours.
Советы
- Указывайте тему письма
Это нужно для того, чтобы получатель сразу понимал о чем речь и чтобы ваше письмо не затерялось в электронном почтовом ящике.
- Обращайтесь по имени
Особенно, если вы пишите в первый раз. В случае, если не знаете имени адресата — выбирайте одно из универсальных вежливых обращений. Кстати, это касается даже цепочки сообщений. Лучше каждое письмо начинать с личного приветствия.
- Избегайте сокращений
Например, вместо привычных в повседневной речи you’re или I’ll — лучше написать you are или I will. Не используйте сленг или слишком фривольные выражения, да и в целом, придерживайтесь стандартных норм языка.
- Будьте вежливы
Для неносителей языка может показаться странным каждый раз спрашивать у собеседника как у него дела, но деловой переписке такое встречается часто. Нужно помнить, что у англичан — это всего лишь признак хорошего воспитания, как и small talk при встрече.
- Четко выражайте мысли
Деловая переписка отличается от личной конкретикой. Не нужно подробно расписывать как у вас дела и отклоняться от сути. Все должно быть содержательно и по делу.