Для себя я выделила 5 основных правил, которые помогают мне сразу доносить свою мысль команде:
- Максимально подробное описание и желаемый результат.
Чем сложнее задание, тем больше деталей нужно включить. Мы думаем, что вроде и так понятно, а потом получаем вообще не то. Сэкономьте время, напишите сразу все важные пункты. Убирайте воду, размышления и метафоры. Сделайте скрины удачных вариантов, запишите скринкаст (рекомендую приложение loom для этого), максимально донесите задачу.
2. Примеры работ
Если нужна генерация новых идей, покажите те варианты, которые вам нравятся, чтобы было понимание, в какую сторону нужно двигаться.
3. Структурируйте
Если задание состоит из нескольких действий, то каждое действие описывайте отдельным пунктом. Так и сотруднику легче понять и задать уточняющие вопросы, и вам проще принять работу, и обсудить участок, который нужно скорректировать.
4. Ставьте дедлайн и способ отправки задания
Если позволяет время, то желательно дедлайн ставить так, чтобы было еще время на внесение правок. Делайте контрольные точки до дедлайна, проверяйте, насколько правильно двигаетесь, согласовывайте работу. Обсудите сроки этих контрольных точек. Укажите, как именно сдать задание: загрузить на гугл диск, прислать мессенджер, переслать другому проверяющему лицу.
5. Давайте обратную связь
Даже если вы все подробно расписали, исполнитель может что-то не понять. Отвечайте на все возникшие вопросы, после прочтения ТЗ.
Может быть и другой вариант, что вопросов нет. Тут лучше уточнить все ли понятно, потому что новички в команде могут бояться после подробного ТЗ говорить, что недопоняли задание. Но в ваших интересах сделать так, чтобы задача была понята на моменте ее передачи.
Не всегда я использую ТЗ, но с новыми сотрудниками или при большой задаче этот момент обязателен.
Расскажите в комментариях, про свой опыт работы в онлайн. Сталкивались ли с ТЗ или работаете по другому принципу?