Вопрос, который почти всегда возникает при проведении аудитов системы менеджмента качества -это организация закупок на предприятии.Выбор и оценка поставщика часть 1Во всех организациях существует оценка поставщика, но в момент подготовки к сертификации или внедрения системы часто появляются “монструозные” методики по оценке поставщиков определения их категорий и т.п. Это связано с тем, что специалисту и консультанту проще «нарисовать» систему оценки, чем вникнуть в существующую. Но ведь на самом деле оценка проводится почти на всех организациях всегда! Как минимум оценка ведется по цене товара (а если уж такая оценка не ведется – это всегда повод задуматься, а сколько же переплачивается?). Далее начинаются уточнения связанные с конкретными условиями – тем что важно для организации: партнерские отношения, сроки, условия оплаты, опыт работы и т.п.. Иногда оценки по цене оказывается достаточно, например если производитель – один, а сроки не важны.ТАК ЗАЧЕМ ОПИСЫВАТЬ ЧТО ТО ДРУГОЕ, ЕСЛИ УЖЕ СУЩЕСТВУЕТ СЛОЖИВШАЯСЯ СИСТЕМА? ЗАДАЧА СПЕЦИАЛИСТА – ОПИСАТЬ ЭТУ СЛОЖИВШУЮСЯ СИСТЕМУ! Работая с консультантом – помните, что он предлагает методику как образец, но именно Вы как специалист предприятия правите ее под себя и согласуете с консультантом правильность.Выбор и оценка поставщика часть 2Вторая часть вопроса, возникающая у специалиста – а как подтвердить проведение этой оценки? Ведь согласно требований ISO 9001, должна сохраняться соответствующая документированная информация. Часто в организациях, особенно небольших такая информация действительно не сохраняется. Приведу несколько примеров как может быть организован сбор такой информации.
- Для закупки запрашиваются счета или коммерческие предложения. В этом случае набор этих счетов или коммерческих предложений – уже готовый набор документированной информации. Его только нужно сохранять какое-то время (например в течении года). При этом они могут быть как в бумажном виде так и в электронном на компьютере. На одном из предприятий руководителю приносили набор счетов с пометками менеджера, если выбор не очевиден (например «Негативный опыт работы», «большие сроки поставки» и.т.п.), а руководитель указывал с кем работать (чаще всего по цене). Данный выбор может быть в виде резолюции или подписи. – Готовая система оценки, только нужно какое то время сохранять счета.
- Для Руководителя каждый раз при закупке составляется таблица оценки с наиболее важными устоявшимися факторами (цена, сроки, условия оплаты, примечание) и руководитель выбирает (ставит подпись напротив того с кем работать).
- Выбор поставщика с помощью тендера. А все уже есть на сайте закупок и ничего дополнительно не нужно
- Оценка по итогам года накопительным итогом по вопросам качества закупленной продукции. Но это скорее уже дополнительный механизм, позволяющий отбросить «некачественных» поставщиков. Фактически – это уже формирование перечня одобренных поставщиков. Кстати, стандарт ISO 9001 не требует наличия каких либо перечней поставщиков и их категоризации.
Выбор и оценка поставщика часть 3Когда проводить первичную оценку поставщика? Для предприятий, которые не занимаются проектированием, тут особого вопроса нет – при первой закупке. Но вот для организаций которые занимаются проектированием, нужно помнить, что первичная оценка проводится именно при проектировании. Так как потом, когда в изделие уже заложили модуль, который производится только одним заводом, проводить оценку поставщика уже не сильно целесообразно (оценка будет вестись по большому счету между перекупами). На самом деле, проектант, проводя работы по проектированию всегда эту оценку проводит. Ведь ему нужно выбрать поставщика с учетом того требуемых параметров, он учитывает опыт ранее произведенных изделий и т.п.. Таким образом задача специалиста по СМК – только заставить проектанта сохранять эту информацию как входные данные проекта, описывая, те факторы, которые рассматривались при выборе модуля для закупки. Тем более, что потом, при внесении корректировок в проект будет возможность понять почему был выбран именно такой модуль, а не другой и при необходимости произвести замену, даже если проектант изменился.Выбор и оценка поставщика часть 4 (кого оценивать)В любой организации достаточно много закупок. Это канцтовары, услуги связи, электроэнергия, станки, комплектующие, материалы, транспортные услуги и т.д. А для кого результаты оценки должны быть документированы в обязательном порядке? Требование стандарта ISO 9001 распространяется на те случаи, когда:a) «продукция и услуги от внешних поставщиков предназначены для включения их в состав продукции и услуг, предлагаемых самой организацией;»b) продукция и услуги поставляются внешними поставщиками напрямую потребителю(ям) от имени организации;c) процесс или его часть выполняется внешним поставщиком в результате принятия решения организацией.»Самым очевидным является второй пункт. Если Вы «купи-продай», то все что вы купили для перепродажи должно быть оценено. Первый пункт учитывает все то, что включается в состав вашей продукции услуги. Т.е. если, например, Вы производите мебель - винты, стяжки, пленку, уголки, ДСП и т.п. нужно оценивать. Но дальше нужно еще уточнить, если вы не только производите, но и поставляете ее, а собственного транспорта у Вас нет, то услуга по транспортировке которая включается в состав Вашей продукции (поставка мебели) тоже подлежит оценке. Стоит отметить, что в данном случае транспортные услуги можно рассматривать и как третий случай, когда часть процесса передана на аутсорсинг. Третий пункт это собственно говоря аутсорсинг. Чаще всего тут рассматривают такие процессы как закалка, гальванопокрытие, окраска и т.п. которые Вы не выполняете самостоятельно, и передаете в другую организацию.Выбор и оценка поставщика часть 5 Одним из требований военного стандарта ГОСТ РВ 0015-002-2012, которое часто вызывает вопросы со стороны отдела закупок - это:«7.4.1.2 При выборе поставщиков, в том числе на конкурсной основе, следует отдавать приоритет организациям, имеющим сертификат соответствия СМК требованиям настоящего стандарта»Во-первых, это требование очень часто понимается неправильно. Отдать предпочтение – это не выбрать сертифицированную по ГОСТ РВ 0015-002(далее просто сертифицированная) организацию при прочих равных условиях, а выбрать сертифицированную по данному стандарту организацию, вне зависимости от остальных факторов (если конечно закупаемая продукция/услуга соответствует техническим требованиям /техническому заданию). Иначе говоря, если есть 2 микросхемы, подходящие по характеристикам, и первая – дешевле и качественней (как Вы считаете), но система в организации не сертифицирована, а в другой организации система сертифицирована, но продукт дороже и менее качественный, выбрать Вы ОБЯЗАНЫ ВТОРУЮ - СЕРТИФИЦИРОВАННУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ! Специалист, который приходит из гражданской сферы, удивится, «Как же так? Ведь это нелогично!». Но давайте попробуем разобраться насколько это нелогично на самом деле.
- Первый кирпичик в стенку логичности данного требования. Если организация сертифицирована, то она работает по общим правилам, которые определены в военном стандарте. А это значит, что соблюдает условия хранения, производства и ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ЗАКУПКИ комплектующих. В частности, например пользуется межотраслевыми ограничительными перечнями (МОП). А значит в военную технику не попадут непроверенные (например на предмет шпионских закладок) комплектующие.
- Второй кирпичик. Опять же говоря о том что организация работает в единой системе, можно говорить о гарантиях, связанных со сроками (а по гособоронзаказу это уголовная ответственность для Вас как поставщиков), работе с рекламациями (их удовлетворение, исследование причин и т.д.)
- Третий кирпичик. Работая именно с сертифицированными организациями, а не с китайцами, например, проводится развитие организаций в системе.
- Ну и четвертый кирпичик. Для Вас этот выбор является элементом в обязательном обосновании ресурсного обеспечения выполнения работ, являющимся составной частью договора по гособоронзаказу а значит сколько Вы заложите столько и вернете(с учетом допустимых наценок). А для госзаказчика – это деньги которые крутятся внутри системы.
Так что данное требование является вполне обоснованным и законным.