Всем привет, сегодня мы поговорим о стандартных отчетах в программе 1C: Бухгалтерия государственного учреждения редакции 2.0 , но то, что я буду рассказывать справедливо и для других конфигураций и версий 1С, т.к. в принципе настройки формирования отчетов устроены аналогичным образом.
По этой статье есть обучающее видео! Пишите в комментариях, если интересно, то прикреплю ссылку в статье.
Итак, заглянем в нашу программу. Открыть интересующий нас отчет можно практически из любой вкладки 1С: Предприятия, они находятся на панели действий в разделе Стандартные отчеты.
В этом видео мы пробежимся по каждому из отчетов, выделим особенности и разберемся в каких ситуациях ими удобно и полезно пользоваться.
Конечно, начнем со всеми любимой оборотно-сальдовой ведомости. Думаю, навряд ли найдется бухгалтер, работающий с программой 1С, который бы совсем ничего не слышал об этом отчете.
Оборотно-сальдовая ведомость является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике, это отчет, в котором мы можем увидеть обороты и остатки(начальные и конечные) за определенных период.
Колонки с входящим и исходящим сальдо, по сути, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия соответственно на начало и конец отчетного периода.
Этот отчет позволяет проверить соблюдение двойной записи.
Обращаю ваше внимание на то, что возможность задания периода и, кстати говоря, Организации существует во всех стандартных отчетах. Мы можем в этом убедиться, просмотрев каждый. В шапке каждого документа есть возможность задания периода и Организации, выбор организации актуален лишь в том случае, если ваше учреждение имеет в своем составе несколько организаций.
если необходимо сформировать отчет по всем организациям поле для выбора Организации оставляем пустым.
То же и с периодом, если нужно какой-либо отчет сформировать без ограничения по времени оставляем поле выбора периода пустым и сформируются данные за всю историю ведения учета в программе, но как правило такой функцией пользуются крайне редко, в основном конечно нас интересуют определенные интервалы времени
и для этого в программе предусмотрено несколько способов для их введения.
Можно ввести интервал с клавиатуры, так же можно через кнопочку указать интервал в календаре и еще можно задать какой-то стандартный период, здесь настроек очень много, главное приноровиться ими пользовать, допустим, какой-то интервал у нас уже проставлен, нам нужно сформировать отчет за прошлую неделю открываем стандартные периоды неделя-прошлая неделя, не нужно открывать календарь, искать, все автоматически затягивается из календаря.
Еще обращаю ваше внимание на то, что для каждого отчета предусмотрена более детальная настройка, она выполняется с помощью панели, для вызова которой, следует использовать кнопку Настройки командной панели формы отчета. При необходимости ее можно и закрыть, если она мешает обзору.
Сформируем нашу ведомость, как я уже сказала ранее, в ней мы видим остатки и обороты за определенный период. Для того чтобы увидеть более полную картину, мы на вкладке Показатели на панели Настроек отмечаем соответствующие пункты.
Можно увидеть остатки и обороты по счетам НУ, забалансовым счетам. Переходим далее на вкладку группировка.
Здесь имеется возможность увидеть более детальный разрез каждого счета. Во-первых конечно же увидеть субсчета, а также все счета в разрезе Кодов финансового обеспечения, Квалификационных признаков счетов и Кодов экономической квалификации. Отметим все галочками и посмотрим что получилось. Мы видим отчет сформировался в разрезе КФО и КПС, порядок группировки можно менять при помощи стрелок в окне группировки. Приведу пример использования группировки, допустим, нам с начала года нужно сделать перенос всех счетов с одного КПС на другой, для этого на вкладке группировка в настройках ОСВ мы отмечаем КПС и счет. После этого, мы видим какие счета у нас хранятся на каждом КПС.
Еще в отчетах 1С имеется очень удобная возможность сворачивать и разворачивать уровни группировки, для этого в левой границе отчета необходимо вызвать контекстное меню и в открывшемся списке выбрать Уровни группировок. Так выбрав 1 уровень мы увидим список КПС нашей организации.
Их можно сворачивать-разворачивать по одному или все вместе.
Ну, а как же быть, если мне нужно посмотреть информацию только по одному определенному счету или кпс, либо кфо? Что делать в этой ситуации? Конечно же обороты и остатки по счету можно посмотреть и в ведомости специально для этого созданной – ОСВ по счету, но такая возможность есть и здесь, пусть не так детально как там но все же, к тому же ОСВ по КФО или КПС нет, а необходимость посмотреть остатки и обороты иногда бывает. Так вот для этого и существует вкладка Отборы, здесь мы можем указать один или несколько признаков по которым отчет выберет данные.
Например, можно посмотреть остатки и обороты по определенному счету. Также можно добавить условие отбора и посмотреть остатки и обороты уже по определенному счету и КФО. Не забываем, что допустим, например если мы хотим увидеть все субсчета счета 101, то в поле вид сравнения указываем В группе т.к. 101 – это группа счетов, в которую входят 101.24 , 101.36, 101.34 и т.д, а вот если мы выбираем именно 101.36 то можно указывать и в группе и равно. Еще при помощи этой настройки мы можем отобрать не один, а несколько определенных счетов, ну или там кпс к примеру. Для этого выбираем Вид сравнения в группе из списка, либо если нужно выбрать все счета кроме определенного то выбираем Не в группе из списка. Например, давайте посмотрим амортизацию и ОС, для этого выбираем 104 и 101 счета В групппе из списка. Также можно добиться тех же результатов указав все счета организации кроме этих двух и установив параметр не в группе из списка.
Это что касается основных отборов и группировок.
Также хочу сказать про вкладку Оформление. На этой вкладке задается параметр Выделять отрицательные, для того чтобы минусовые остатки подсвечивались красным цветом. И здесь на этой вкладке можно убрать или добавить название и подписи к отчету. Помимо этого здесь существует богатый спектр настроек оформления, причем с условием, например можно выделить цветом или задать шрифт.
Все отчеты в программе 1С Предприятие можно сохранить на компьютере в разных форматах, например Word или Excel, для этого необходимо находясь в окне открытого и сформированного отчета нажать на символ дискетки, он находится сверху, вот тут. Выбираем нужный формат и сохраняем. Так же немного отойдя от темы отчетов, я вам хочу показать как в программе можно сохранить информацию из любых справочников. Для этого откроем любой справочник, например Контрагенты. Через команду Все действия из контекстного меню выбираем Вывести список и отмечаем все пункты справочника которые мы хотим видеть в создаваемой таблице. Нажимаем ОК и дальше сохраняем также как мы сохраняли отчет.
Еще в ОСВ можно развернуть выбранные счета для более детального просмотра. На вкладке группировка выберем интересующие нас счета и субконто и наш счет развернется. Но вот уже для более глубокого, детального анализа каждого счета удобнее использовать ОСВ по счету. Перейдем к этому отчету. Кстати отчет ОСВ по счету можно открыть непосредственно из отчета ОСВ. Два раза кликнем на отчете и вызовем контекстное меню с доступными для перехода отчетами.
ОСВ по счету формируется по аналитическим счетам, открытым к одному синтетическому счету. Позволяет проверить правильность и полноту записей в аналитическом учете на счете.
Здесь мы видим, как я говорила ранее, возможность установить период и Организацию, но также существует значительное отличие от стандартной ОСВ, здесь появляется дополнительная возможность выбрать конкретный счет и в зависимости от выбранного счета добавляются те или иные субконто настройках отчета. Т.о. каждый счет можно уже более детально рассмотреть в разрезе всех субконто доступных для данного счета. Ну т.е. если в стандартной ОСВ мы возьмем, к примеру и установим отбор по 101 счету, добавим настройку детальные записи, то мы увидим в развернутом виде наш счет, но произвести группировку и отбор, например, по ЦМО или отобрать определенное ОС не представиться возможным, а вот в ОСВ по счету формируя отчет по этому счету, мы видим, что в настройках появились дополнительные возможности как в группировке, так и в отборах, причем можно группировать и отбирать счет не только в разрезе субконто, но всевозможных характеристик, реквизитов наших субконто. На вкладке Основные для 101 счета на панели настройки Показатели будут доступны показатели Сумма и Количество. Для счета, на котором не предусмотрено ведение количественного учета и на котором учет ведется по другим субконто, состав параметров, доступных для настройки, будет иным.
Состав параметров на каждой панели, которые доступны для настройки, повторюсь, зависит от настройки выбранного счета в Едином плане счетов бухгалтерского учета.
В ОС ведомости доступен один вариант расшифровки – отчет Карточка счета, в котором представлены все операции с участием выбранного объекта аналитического учета за отчетный период.
Давайте перейдем к этому отчету.
Для вызова формы отчета можно использовать команду Карточка счета панели действий раздела Учет и отчетность. Также отчет Карточка счета можно вызвать из предварительно сформированного отчета Оборотно-сальдовая ведомость. Как мы только что сделали. Причем переходя к отчету из ОСВ, отчет Карточка счета открывается уже с заполненными настройками, но мы можем также сами открыть этот отчет и произвести необходимые настройки.
Сформированный отчет представляет собой упорядоченную по датам выборку информации о проводках, которые относятся к выбранному периоду времени, и в которых был использован выбранный счет. Говоря простым языком, для того чтобы увидеть какой документ или список документов сформировали цифру в оборотно сальдовой ведомости мы открываем отчет Карточка счета. Для того чтобы посмотреть в каких документах был задействован выбранный счет за определенным период времени мы формируем Карточку счета. В окне отчета мы видим проводку нашего документа и остаток сформированный в результате проведения документа.
Открыть любой документ можно непосредственно из отчета.
Настройки этого отчета формируются аналогично рассмотренным ранее способом.
Мы рассмотрели с вами как проанализировать счет по всем его характеристикам, субконто, реквизитам и развернуть информацию вплоть до документа сформировавшего ту или иную цифру. Но иногда бывают такие ситуации, когда нужно проанализировать не один счет, а несколько счетов между собой, либо более детально рассмотреть, сравнить, проанализировать между собой субконто счетов. Для этого также существуют различные отчеты, которыми очень удобно пользоваться в различных ситуациях. Об этом мы поговорим в следующей статье. Надеюсь представленная информация была полезна, до встречи.