Любой опытный пользователь Excel понимает всю важность правильного хранения и правильной организации данных в Excel. Если Вы хотите иметь возможность просто, быстро и удобно работать с информацией, ее нужно правильно размещать на листе. Просто разбросать цифры по ячейкам или организовать подобие таблицы - плохой подход. Нужно придерживаться ряда правил. Все рекомендации строятся из главного: Данные надо хранить в таблицах! Это основное правило. Практически любые данные можно организовать в табличной форме и расположить в строках и столбцах. И Excel как нельзя лучше для этого подходит. Столбцы таблицы принято называть полями, а строки - записями. Но недостаточно просто взять и создать табличку. Это умеет любой пользователь Excel. Важно правильно ее оформить и организовать. Важно понимать, что речь идет о таблицах хранения данных. После обработки данных и построения отчётов таблицы могут иметь любой удобный вид.
Правило 1. Шапка таблицы должна состоять из одной строки. У каждого столбца - отдельный заголовок
Таблица начинается с шапки (строки заголовков). Очень часто пользователи рисуют красивые многоуровневые шапки, используя объединенные ячейки и прочие приемы. Всё это - неправильно. Такая шапка мешает фильтрации, сортировке, работе формул, не позволяет строить сводные таблицы и правильные диаграммы. Сплошные минусы. Также важно давать лаконичные, но понятные заголовки столбцам. В будущем с такой таблицей будет гораздо проще работать. Кроме того, заголовки не должны повторяться. У каждого столбца (поля) - уникальное имя.
Правило 2. В таблице не должно быть полностью пустых строк, столбцов и объединенных ячеек
Внутри таблицы нельзя располагать объединенные ячейки. Это приведет к проблемам в работе фильтров, сортировок и формул. Дело в том, что объединенная ячейка для Excel - это по-прежнему совокупность нескольких ячеек, причем данные есть только в левой верхней из них. Остальные пустые. Хотя визуально всё это выглядит как единая ячейка. Пустые строки и столбцы тоже недопустимы. По сути, полностью пустая строка делит нашу таблицу на две отдельные таблицы, нарушает ее целостность. А вот отдельные ячейки могут быть пустыми.
Правило 3. В таблице не должно быть промежуточных итогов и подзаголовков
Для анализа данных и их восприятия общие и промежуточные итоги, группировки и подзаголовки - очень важны. Они, безусловно, должны быть в отчётных таблицах. Но в исходных данных им не место. Всё это легко добавляется стандартными инструментами при обработке правильной таблицы. А вот обработать таблицу, убирая лишние подитоги и подзаголовки - намного сложнее. Кстати, чтобы группировки легко было добавить, вместо подзаголовков создайте отдельный столбец с нужной характеристикой, как на скриншоте ниже.
Правило 4. Отделяйте таблицу от любых других данных хотя бы одной пустой строкой/столбцом
Чтобы таблица воспринималась программой как единая целое, к ней не должны прилегать никакие лишние данные. Любые другие данные не должны иметь общих границ с ячейками таблицы. Сверху, снизу, слева и справа от таблицы должны быть пустые строки/столбцы. Если таблица начинается с ячейки A1, то пустая строка нужна только снизу, а столбец - только справа.
Правило 5. В каждом столбце должны быть данные одного типа и описывающие одну характеристику
Одно из важнейших правил хранения данных в таблицах, которое позволяет потом легко их анализировать. Его суть в том, что каждый столбец должен хранить только одну характеристику или категорию. Например, хранить в столбце данные вида "Продано 500 утюгов" и "Списано 30 тостеров" - неправильно! В таких данных не одна характеристика, а сразу три: списано или продано, то есть тип операции; количество и вид товара. Правильно сделать три отдельные колонки:
Такой способ хранения позволяет легко выполнять разные виды анализа:
- Отбирать только списанные позиции;
- Считать, сколько раз продавались утюги;
- Найти все записи с продажами более 100 единиц товара и т.д.
Если бы мы оставили первый вариант записи - ни один из указанных выше видов анализа не получилось бы провести без существенных трудностей.
Правило 6. Создавайте плоские таблицы вместо перекрестных
Очень часто приходится видеть, как пользователи создают таблицы, в которых, например, месяцы уходят в столбцах вправо. Такая таблица называется перекрестной, так как любое значение в ней находится на пересечении нужного месяца и какой-то строки. Это наглядно, но анализировать такую таблицу не всегда удобно. Привыкайте хранить данные в плоских таблицах. Они уходят только вниз. Месяцы в ней - отдельный единственный столбец. Если очень нужна перекрестная таблица, то ее легко получить, создав сводную таблицу на основе правильных исходных данных. А вот обратная операция - горазо сложнее. Поэтому старайтесь использовать плоские таблицы.
Правило 7. Не плодите лишние таблицы
Если у вас есть данные о продажа по нескольким городам, то не создавайте для каждого города отдельный лист со своей таблицей. Гораздо правильнее - сделать общую таблицу, в которой будет столбец "Город", по которому можно легко понять, к какому городу относится та или иная строка. Поверьте, общую таблицу легче анализировать. При желании, ее можно легко разбить на отдельные листы по городам. А вот обратная задача (собрать таблицы с разных листов в одну) - гораздо сложнее.
Правило 8. Не используйте форматирование для фиксации важной информации
Excel прекрасно работает со значениями ячеек, а вот с цветами - не так хорошо. Сортировать и фильтровать по цвету программа научилась, но использовать цвет в формулах не получится (если только не писать на VBA собственные функции, но это - отдельная тема). Поэтому не применяйте цвета там, где можно создать столбец значений. Например, если в таблице строки, относящиеся к Иванову - желтые, а к Петрову - синие, то создайте отдельный столбец, где будет чётко указано "Иванов" и "Петров". А уже на основе этого столбца, если надо, можно создать условное форматирование.
Правило 9. Старайтесь располагать таблицы с разными данными на разных листах
Грузить все таблицы в один лист - плохая идея. Если у Вас есть таблица с данными о продажах, список менеджеров в личными данными и перечень номенклатур, то стоит разместить каждую таблицу на отдельном листе. Это позволит, например, легко фильтровать таблицу, не боясь, что будут скрыты строки в соседней. Да и ориентироваться будет попроще, чем листать один лист влево-вправо.
Правило 10. Используйте умные таблицы
В Excel есть прекрасный инструмент - "умные" таблицы. Они созданы как раз для того, чтобы помогать пользователю правильно организовывать данные. Так, например, они не позволяют создавать объединенные ячейки, требуют наличия правильной шапки, автоматически растягивают формулы на весь столбец и др. В общем, всячески побуждают правильно хранить информацию.
Создать такую таблицу можно командой "Главная" - "Форматировать как таблицу".
Чтобы не пропустить новые уроки и постоянно повышать свое мастерство владения Excel - подписывайтесь на наш канал в Telegram: Excel Everyday
Вопросы по Excel можно задать нам через бота обратной связи в Telegram @ExEvFeedbackBot
С уважением, команда tDots.ru