Бриф (от англ. brief «инструкция, сводка»[1]) — краткая письменная форма согласительного порядка между планирующими сотрудничать сторонами, в которой прописываются основные параметры будущего программного, графического, медийного или какого-либо иного проекта.
В event сфере брифы бывают 2 видов:
1. Анкета/опросник с основными вопросами для клиента, площадки, кейтеринга, подрядчика и тп.
2. Job offer сотрудника персоала на мероприятие.
Сейчас поговорим про список вопросов для клиента с целью получения всеобъемлющей информации для подготовки предложения.
Прочитайте все о компании и постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:
Кто они?
Какие корпоративные ценности (принципы и правила)?
Какой смысл бизнеса, миссия компании?
Какие люди в этой компании?
Свои ответы проговорите с клиентом, придите к истине.
Писать буду без шуточек (а очень хочется) , а сразу нормальными клиентскими вопросами, чтобы было проще их применить.
Организационные вопросы:
- Возможный формат мероприятия и его цель и задачи. Например, обучающий, форум - это формат. Зачем мы собираем народ? Какова бизнес задача? Каковы планы компании на следующие годы? Для внедрения новых ценностей компании и обучения новым государственным стандартам и требованиям к производству - это цель. На самом деле желательный формат не должен быть аксиомой, ваша задача понять что будет наилучшим форматом для решения поставленных задач. Высший пилотаж, когда ивент менеджер становится консалтером в бизнесе.
- Сколько человек планируется пригласить.
- Есть ли практика создания приложения или лендинг пейджа события? (об этом будет отдельный пост).
- А участники кто? Например, руководящий состав компании, ТОП менеджмент/специалисты одной отрасли/ все сотрудники/клиенты и тп.
- Важны так же должности, род деятельности, возраст и пол участников. Когда у вас будут появляться идеи, поставьте сея на место вашего гостя, представив его социальный портрет.
- Важно уточнить в какой регионе планируется мероприятие, моет быть есть конкретное пожелание по месту проведения. (площадке)?
- Планируемые даты/месяц мероприятия, сколько дней с начала прибытия гостей, сколько планируется всего дней на программу? (форумы обычно проводятся 2 дня, значит с учетом дня прибытия 3 дня).
- Необходимо ли учитывать проживание участников в отеле или этим занимаются участники самостоятельно?
- Необходим ли полный пансион или только завтраки?
- Будут ли гости на личных авто и необходима ли парковка, сколько машиномест?
- Необходима ли логистика (трансферы) для участников до места проведения?
Программные вопросы:
- С какого и по какое время планируется мероприятие?
- Основная программа мероприятия готовится самим клиентом или предлагается на рассмотрение агентством (если это от агенства, то дальше куча вопросов по возможному наполнению, из которого будет понятен список необходимого оборудования)?
- Планируется ли гала-ужин в вечер второго дня? В каком формате: фуршет (выкладка+в обнос) или банкет (в стол + вынос по времени,
- Развлекательная программа на банкете: музыкальная группа (кавер), шоу-номера, конкурсы от ведущего, бизнес-игры и тп.
- Планируется ли выступление епрвых лиц компании? В какой момент программы?
- Планируется ли награждение участников?
- Планируется ли проведение командообразующего мероприятия/экскурсии по городу вечером первого дня?
- Нужны ли подарки и сувениры для всех участников?
- Каков обычно дресс-код в офисе и на этом мероприятии? (от этого зависят активности. В костюме не удобно играть в керлинг)
После этого блока вопросов должны вырисовываться две вещи:
- Примерный тайминг и наполнение мероприятия. Вы должны понимать что планируется и что вы должны предложить.
- Требования к площадкам для проведения этого мероприятия.
Технические вопросы (исходя из полученных ответов и реальной необходимости оборудования):
Для проведения официальной части будут ли пожелания по экрану проекционный экран или светодиодный экран? (это завит от контента, например, видеоролики, презентации, картинки, награждение.)
- Необходим ли будет, на ваш взгляд, дополнительный звук? (это так же зависит от контента, например, музыкальная группа или короткометражный фильм на экране).
- Сколько выступающих видите одновременно на сцене? От этого зависит кол-во микрофонов.
- Микрофоны предпочтительно радио/проводные/гарнитура (рheatset)?
- Мебель на сцену для спикеров: туба (прошлый век), кресла, стулья (обычные/барные) ? Обязательно добавьте столик для микрофонов, воды, кликера.
Будте бдительны, после ответов некоторые вопросы отпадают сами собой, а другие, которые здесь не учтены появляются. Все зависит от формата мероприятия. Советую вам перед встречей составлять пул вопросов, чтобы не потеряться не вовремя.
Обязательно расспросите о ранее проводимых мероприятиях и отношении участников к ним.
Уточните о бывших подрядчиках и их качестве работы, это так же может дать понимание о требованиях и подходе вашего заказчика.
Вопросы помогут вам сделать качественное предложение и выглядеть компетентными в глазах вашего клиента.
Короче, удачи!
Чикипибарум!