Заказ товара. Автозаказ.
В предыдущей статье «Заказ товара. Группы товаров. ТОП продаж. (ч.5)» мы рассмотрели отчет ТОП Продаж для заказа товара в чем между ними разница.
На основании предыдущих статей мы имеем знаем про минимальный остаток, группы товаров, среднедневную реализацию, топ продаж, ABC-анализ и другие параметры расчетов.
Давайте попробуем соединить их вместе, рассмотреть уже сам автозаказ.
1. Формируем список товара по справочнику – весь товар, который есть в справочнике. С указанием остатка
2. На этом этапе можно исключить товары, по которым не было продаж товара за анализируемый период. Этот параметр необходимо задавать вручную (или для каждого заказа или как настройках для всех заказов). И выполнить расчет количества прихода товара, расхода товара, среднедневной реализации. Возьмем 30 дней.
Анализируемый период – период, за который делается анализ по движению товара, учитывается приход/расход товара, по этому периоду рассчитывается среднедневная реализация.
3. Нам нужен такой параметр как «дни запаса» и при необходимости «дни заказа» - их мы рассматривали ранее в статье «Заказ товара. Продажа и остаток – оптимизируем заказ товара (ч.4)». Эти параметры вводятся или общие на весь ассортимент, либо на группы товаров, либо на каждый товар индивидуально. Тут все зависит от возможностей Вашей программы учета/заказа.
Получается, что, применив все параметры, мы рассчитали необходимое количество для заказа. Тут все просто – среднедневная реализация умножается на (дни запаса + дни заказа), получаем количество необходимое на это кол-во дней. Вычитаем из него остаток, получаем сколько надо дозаказать. Интересная строка – Товар3. Расчетное количество заказа у него получается 2шт, но есть параметр минимальный остаток, который говорит, что 2 штуки – мало, так как должно быть не менее 7 на остатках. Поэтому дозаказывается 4 шт. О параметре «минимальный остаток» написано в статье «Заказ товара. Минимальный остаток (ч.3)». Кстати, по Товар3 можно пересмотреть минимальный остаток – может он завышен при таких продажах.
4. Убрать лишние товары. Убрать из списка те товары, по которым заказываемое количество равно нулю. Если в программе есть возможность корректировки заказываемого количества, то после ручной проверки – пробежать по списку товара и посмотреть по заказываемому товару – некоторые товары сразу бросятся в глаза – как ненужные(по каким то Вашим соображениям), тогда по нему лучше сразу изменить параметры заказа – дни запаса, или минимальный остаток, или подкорректировать количество заказа. И после этого очистить список от незаказываемого товара.
5. Если товар уникальный по вашим поставщикам, то у вас не будет проблемы, вы либо знаете у кого какой товар берете, либо можно добавить в таблицу по каждому товару колонку «Последний поставщик», в которую будет записываться последний поставщик по товару. Что нам это даст? Группировку! Сгруппировать список товара для заказа по поставщику. У Вас получается список товаров, где написано подряд что надо купить у одного поставщика, у другого и т.д. Можно отправить несколько человек на закупку по разным поставщикам. Не надо путаться во всем списке товаров выискивая у кого что купить. Отправить готовую заявку конкретному поставщику факсом, по электронной почте, фоткой в мессенджере.
Конечно, необходимо учитывать специфику каждого магазина, вида деятельности. Но это основа.
Можно добавить такие параметры как группа ABC, тогда в расчете добавляется каждому товару группа по ABC-анализу, и в зависимости от группы ввести коэффициент, например, группа А – 1,2, группа В – 1, группа С – 0,8, который применять при расчете заказа, просто добавить его в формулу как множитель.
Так же, важно понимать анализируемый период, от которого зависит расчетное количество для заказа. Как часто делаете заказ товара и анализ товарного остатка?
Например, при ежедневном заказе завышенные дни запаса, приведут к уменьшению дальнейших сумм заказов, что может стать не удобным, так как мелкие заказы не всегда разумны по доставке или дополнительным скидкам поставщиков. Тогда или делать заказ реже, или уменьшить дни запаса и делать заказ чаще.
Аналоги товара, не во всех вида деятельности можно заменить один товар другим, но все же, такие ситуации есть. Например, шоколадку Сникерс, покупают, а аналогичную – не будут. Если у вас есть ассортимент воды в бутылках 19л, то тут возможно Вам и не будет разницы при одинаковой цене товара. Например, Вода Агуша для детей – высокая цена, и берут в основном для детей. А вода других производителей – одинаковая. И цена на нее примерно одинаковая, в таком случае, может не быть смысла заказывать именно эту воду. А заказать другую – или по закупочной цене ниже, или она есть только у поставщика, на которого сформировался большой заказ, и проще взять у него, чем отдельно ехать за товаром или оплачивать доставку именно этой воды.
Аналоги товаров – можно, например объединять такой товар в один, учитывая суммарный остаток товара. Вода1 – 5шт, надо еще 3, Вода2 – 9шт.надо еще 5, Вода3-0шт, надо еще 10. При объединении учтется суммарный остаток 5+9+0=14 и заказываемое количество 3+5+10=18.
Прайс-листы поставщиков
Выделил это отдельно, так как далеко не у всех ест возможность работы с прайсами поставщиков. Не многие поставщики могут давать прайс в нужном для обработки формате или часто, например ежедневно. Или надо названивать поставщику что бы выпросить у него прайс свежий. Это все неудобно. Поэтому для тех, у кого есть возможность брать актуальные прайсы, или просто интересно какие это дает плюсы отдельно про прайс листы.
Мы посчитали сколько и чего надо закупить. Но у кого закупить? Колонку «Последний поставщик» это хорошо, но не отлично!
Если есть возможность загрузки прайс-листов поставщиков, можно сделать следующее.
Загружаете актуальные прайсы поставщиков в программу. Формируете автозаказ, и делаете распределение заказа по разным поставщикам.
Есть три варианта:
1. Выбираете товар, программа показывает сводный прайс-лист поставщиков и делаете поиск товара в этом сводном прайс-листе. Выбираете нужное предложение (например, дешевле по цене чем у другого), программа запоминает выбор и этот товар будет заказывать у него. И так по каждому товару.
2. Программа формирует заявки поставщикам на основе колонки – последний поставщик. Тут рискуете попасть на отсутствие товара у последнего поставщика, при том, что у другого товар этот есть. Но не стоит этот метод исключать, мы можем использовать его вместе с третьим вариантом – об этом чуть ниже.
3. Программа самостоятельно находит товар у разных поставщиков, выбирает нужного поставщика (приоритетный поставщик, минимальная цена). Тут есть один минус, и куча плюсов.
Минус – необходимо что бы программа понимала какой товар из вашего справочника соответствует какому товару из прайс-листа поставщика.
Плюсы – автоматический подбор поставщика для заказа, сокращение времени заявки, контроль наличия товара у поставщика.
Так же, можно объединить вариант 2 и 3. Сначала формируется заказ по последнему поставщику - если у него есть нужный товар, если товара нет, то выбирается поставщик по варианту 3.
Решить проблему со связкой прайс-листов поставщика и вашим можно постепенно, при использовании варианта1 – каждый выбор товара из прайса поставщика – сохранять как связанные товары. Можно в свободное время заниматься проставлением этих соответствий. Не обязательно привязывать весь прайс поставщика, достаточно делать это по нужным товарам. Если поставщик предлагает 5000 товаров, а вы закупаете у него только один вид товара, скажем 200 наименований, то достаточно связать эти 200 товаров.
Что мы получим в итоге?
Программа делает расчет по всем товарам – сколько штук надо заказать.
Выбирает у кого заказать по связке с прайс-листами с учетом минимальной цены или приоритета поставщиков, и формирует отдельный заказ на каждого поставщика.
Это все происходит без Вашего участия. Это в идеальной ситуации. Если товар не найден у поставщика, или по нему нет связки с прайсом, то их можно вывести отдельно (на экран, на принтер) с пометкой последний поставщик.
Задача менеджера сводится к тому, что необходимо будет периодически делать анализ настроек (минимальный остаток, дни заказа, дни запаса, группа товара) заказа и корректировать их при необходимости. То есть – контролировать товарный ассортимент, управлять им.
Приятные мелочи
Так же, не маловажным будут возможности сортировки по колонкам. Это поможет обратить внимание на товары с большим количеством заказа – сортировка по заказываемому количеству, на товары дорогостоящие – сортировка по цене и т.д.
И фильтры по каким-то данным. Например, для дополнительного анализа могут понадобиться – фильтр продаж за последние несколько дней, фильтр продаж товара, который продавался за несколько дней последних и при этом на остатке 0.
Фильтров может быть много – тут все зависит от манеры заказа и контроля товарным запасом. По сути, фильтр может применяться как замена отчета, но в системе заказа, что позволяет анализировать товар из отчета сразу для закупки. Те же два фильтра из примера ниже, просто отчет показал бы список товара, а тут есть возможность заказать и подкорректировать параметры заказа по этим товарам.
Главное – понимание «как» заказывать, остальное по ходу дела будет «нарастать». Удачи в работе!
