Один из самых полезных в жизни навыков (наряду с умением сбрасывать с себя все лишние обязанности) — хорошее знание функциональности программ из пакета Microsoft Office.
Множество людей умеют неплохо работать с Word и Excel, ведь с этими приложениями приходиться сталкиваться чаще всего. А вот с Power Point даже у "продвинутых пользователей" отношения складываются не очень.
Ведь презентации большинству людей приходится делать гораздо реже чем работать с документами.
Согласно данным Google Трендов, запросы с связанные с темой Microsoft Power Point люди набирают в поисковике в четыре раза реже чем запросы связанные с Excel и в три раза реже чем запросы про Word.
У Power Point есть десятки полезных функций, но тем кто работает с этой программой редко, даже знание пяти описанных ниже простых фишек поможет значительно повысить свою продуктивность.
1. Нестандартные шаблоны презентаций и документов
В Microsoft Power Point есть стандартные шаблоны презентаций. Их лучше не использовать, чтобы у зрителя не возникло ощущения "где-то я уже видел".
Но в Google по запросу "free power point templates" можно найти тысячи готовых шаблонов презентаций качественного оригинального авторского дизайна.
Часто в таких шаблонах можно найти тематические иконки, шаблоны диаграмм, векторные изображения и прочие готовые элементы оформления. Умело их комбинируя, можно создать настоящий шедевр (и, при необходимости, отвлечь внимание зрителей от информационной скудности презентации).
Так же бесплатные элементы оформления можно найти отдельно по запросам "free icon sets" и "free infographic templates".
2. Горячие клавиши
В Power Point работают те же стандартные сочетания горячих клавиш, что и в других офисных программаx (ctrl+c, ctrl+v, ctrl+a и т.д.).
Но так же есть множество шорткатов, которые предназначены именно для работы со слайдами. Вот самые полезные из них (но ограничиваться только этими пятью не стоит):
ALT + N — быстрая вставка рисунка.
CTRL+M — добавление нового слайда.
F5 — запуск показа слайдов.
ESC — выход из режима показа слайдов.
CTRL+D — создание дубликата текущего слайда.
3. Использование режима "Образца слайдов"
Бывает сделаешь сорок слайдов, а начальница тебе и говорит: "Заголовки нужно сделать не светло-желтым, а лимонно-желтым".
Чтобы избежать в последствии лишней работы, нужно с самого начала работать в режиме "Образец слайда".
Тогда можно будет изменить цвет шрифта только один раз и он автоматически изменится на всех слайдах. Так же можно один раз вставить логотип компании на "слайд-образец", а потом одним движением поменять его на новый, когда дизайн логотипа в очередной раз изменится.
4. Использование онлайн-версии
Онлайн-версия имеет два главных преимущества перед классической:
- она бесплатна;
- ей можно мгновенно начать пользоваться с любого компьютера, который поддерживает современные браузеры.
Но, увы, ее функциональность существенно урезана. Например, в ней нет режима "Образец слайдов" и возможности быстро создать фотоальбом.
Чтобы иметь возможность быстро подключится к онлайн-версии с любого устройства, нужно зарегистрировать учетную запись Microsoft и загрузить сохраненные документы на One Drive (это несложно и занимает мало времени).
5. Быстрое создание фотоальбома
Если презентация состоит преимущественно из картинок, то можно собрать их в отдельную папку и с помощью функции "Вставка" -> "Фотоальбом" быстро создать отдельные слайды для каждой картинки.
Очень удобная функция, если нужно, например, сделать презентацию с рассказом о 50 образцах продукции. Только перед запуском процесса создания фотоальбома нужно не забыть активировать режим "Образец слайда" (см. пункт 3).
Этих минимальных знаний достаточно чтобы существенно ускорить создание презентаций и начать хотя бы чуть-чуть любить Power Point. Но ограничиваться ими не стоит. Ведь у этого приложения есть множество интереснейших функций. Например, можно генерировать слайды с помощью макросов на VBA.