Прошедший год сделал мою жизнь немного лучше, и важную роль в этом сыграл сервис Trello, который позволил упорядочить все мои личные дела (и не только).
Если вдруг кто не знаком с Trello, то официальный сайт описывает этот сервис как простой, бесплатный и гибкий. Он позволяет управлять проектами и организовывать любые дела.
В большинстве случаев его используют для управления проектами (как правило, небольшими), но ничего не мешает сделать его менеджером личных задач.
Здесь может возникнуть вопрос:
Почему бы не использовать любое TODO-приложение?
Да, есть много сервисов и приложений, позволяющих управлять задачами. Сам я долгое время использовал Wunderlist, затем перешел на MIcrosoft To-Do. Эти два сервиса не сильно друг от друга отличаются, что вполне логично, учитывая, что первый был приобретен Microsoft, а Microsoft To-Do был выпущен позднее и по сути представляет собой слегка измененную копию Wunderlist.
Все в общем-то было неплохо: у меня был отдельный список личных задач, список покупок и еще пара списков, о которых я сейчас уже не вспомню. Проблема всех списков заключается в том, что ими неудобно управлять. У тебя есть какая-нибудь сложная задача в списке дел, и ты без проблем можешь ее не выполнить, потому что у тебя куча других невыполненных пунктов в этом же списке. Более того, непонятно, когда эту задачу необходимо сделать. Отчасти проблему можно решить, если проставить дедлайн для задач (оба вышеназванных сервиса это позволяют), но ставить четкие сроки мне в большинстве случаев не нравилось.
Kanban показал, как надо управлять задачами
Одновременно с недовольством обычными списками задач я познакомился познакомился с подходами к разработке программного обеспечения. Kanban хоть и не является методологией разработки, но является подходом совершенствования процессов.
Неотъемлемой частью Kanban является доска с задачами команды. Задачи на доске делятся по столбцам: бэклог (список задач, которые надо реализовать), задачи в процессе и завершенные задачи. Некоторые команды используют дополнительные столбцы, но общая структура у всех примерно одинаковая.
В какой-то момент я понял, что хочу управлять личными делами так же: мне захотелось более четко понимать, какие задачи мне нужно сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и видеть все задачи, которые мне нужно сделать когда-нибудь. Так я стал использовать Kanban в своей жизни.
Как применить Kanban к личным задачам
Все началось с одной доски в Trello. Сейчас у меня этих досок восемь. Trello я использую для организации рутинных дел, хранения заметок, списков книг и покупок. Trello помогает мне вырабатывать полезные привычки и вести работу над своим небольшим проектом. А еще помогает вести личные рабочие задачи.
Самая первая и самая большая доска хранит задачи, которые мне нужно делать на повседневной основе. За несколько месяцев сформировался следующий набор столбцов:
- задачи на сегодня;
- задачи на неделю;
- задачи на месяц;
- бэклог (список еще не запланированных задач);
- бэклог не особо важных задач;
- выполненное;
- просроченное;
- решил не делать.
С первыми четырьмя пунктами все понятно (собственно, как и с шестым и восьмым). Пятый пункт – бэклог для малозначительных задач – был добавлен не так давно. Его появление связано с тем, что в основном бэклоге было много задач, выполнение которых необязательно или сделать их необходимо в неопределенном будущем. Чтобы отделить действительно важные задачи от таких "сомнительных", я и сделал столбец Backlog Minor.
Седьмой пункт – список просроченных задач – предназначается для ежедневных повторяющихся задач. В моем случае это были занятия английским и изучение ПДД. Пропустил день, не выполнив рекуррентную задачу, – перемещаю задачу в список просроченных и возвращаюсь к ней, когда появляется время и желание.
Что еще вам может пригодиться в Trello?
Какое-то время я активно использовал метки для задач. При случае это бы позволило быстро отфильтровать соответствующие карточки, но у меня почти никогда не возникало такой необходимости. Однако нравилось визуально видеть, к какому типу каждая задача относится. Со временем я понял, что это лишняя информация, на заполнение которой тратится время, а действительного профита это не дает. Поэтому сейчас использую лишь одну метку: какую – расскажу в одном из следующих постов. Да, это определенный тип задач, и задачи такого рода я переношу с другой доски. Метка в этом случае позволяет отличать такие задачи, что очень полезно (когда таких меток немного, естественно).
Ежедневно я стараюсь просматривать списки задач. Выполненное с большим удовольствием перемещаю в Done. С не меньшим удовольствием перемещаю задачи в столбец Won't Do, освобождая бэклог.
Задачи в списке Month формируют основной план действий на следующий месяц: здесь почти нет бытовых вещей, зато есть важные задачи, которые часто откладываются в долгий ящик.
Выполненные задачи из столбца Month не помещаю сразу в Done – вместо этого помечаю их символом галочка. Так удобнее анализировать результаты своей работы над важными задачами в конце месяца.
Списки Week и Today меняются много раз на неделе по мере появления новых задач и выполнения добавленных ранее. Стараюсь добавлять карточку в список на сегодня только тогда, когда точно знаю, что сегодня будет возможность выполнить задачу. Но иногда случается, что задача в этом списке висит несколько дней.
Также в Trello можно задавать Due Date, что вполне удобно, если задачу необходимо выполнить к определенному времени.
Тем не менее, этой функцией я пользуюсь редко, потому что мне удобнее добавить событие в календарь.
THE END
На этом, полагаю, стоит завершить. Это была первая статья о том, как я использую Trello. Много чего еще хочется рассказать, но в рамках одного поста всего не уместишь. Надеюсь, из него понятно, насколько важен стал для меня Trello. Сейчас мне сложно представить работу с личными задачами без этого сервиса: в него я заношу практически все, что может пригодиться в будущем. Советую и вам к нему присмотреться: вполне возможно, что вам он покажется значительно удобнее, чем обычные TODO-листы, и управлять личными задачами вы будете с его помощью.