Бухгалтер организовывает движение финансов в компании. Успех бизнеса во многом зависит от квалификации этого специалиста. «Правая рука» управляющего, он несёт большую ответственность. Может ли бухгалтер брать себе дополнительные деньги, обманывая вас?
Рассмотрим пять обманных бухгалтерских схем. Расскажем, как узнать, стоит ли вам доверять своему специалисту.
1. Мёртвые души
Схему удобно реализовывать, если в организации большой штат или быстрая сменяемость кадров. Это создаёт условия для махинаций с выплатами для сотрудников. Мошенники могут использовать самый примитивный сценарий. Он состоит в том, что в расчётную ведомость вносят фамилии несуществующих сотрудников, начисляют им зарплату и присваивают её себе.
Бухгалтер в компании одного из наших клиентов за шесть месяцев перечислил себе более 500 тысяч. Он завышал сумму в расходном ордере на 100 тысяч. Итог по платёжной ведомости, соответственно, оставался ниже. После установки системы СпрутМонитор стало известно, что за двумя компьютерами попросту никто не работает. Это пустые рабочие места, которые оплачивались.
Манипуляции с расходниками – это низкий уровень мошеннических схем, не требующий особой смекалки. Более продвинутые специалисты могут организовать получение откатов оформляя фиктивные больничные, воруя топливо и используя прочие движения средств.
Вывод один: проверяйте финансовые документы по перечислениям расходов на обслуживание персонала. Это всегда актуально.
2. Несколько платежей по одному счёту
Этот способ обмана подходит для организаций, которые часто проводят оплату счетов. Наглядный пример – строительная компания, закупающая материалы для работы. По предварительной договорённости с контрагентом нечестный бухгалтер проводит оплату по одному счёту несколько раз. Обычно это не очень большая сумма. Ставка делается на то, что на повторные платежи не обратят внимания в общем потоке оплат. Даже если их заметят, бухгалтер может извиниться и пообещает больше так не делать.
Поставщик, который получил плату за один товар/услугу несколько раз, обналичивает лишнюю сумму либо переводит её на удобный счёт. Так компания несёт убытки, а бухгалтер и партнёр получают свои деньги. Программа контроля СпрутМонитор реагирует на повторную оплату счетов и прочие подозрительные транзакции. Более того, её функциональность предоставляет возможность доказать, что, когда и кем было сделано.
3. Завышенные расходы
Эту схему сложно будет провести в тех компаниях, где полный порядок во внутреннем документообороте. Ее суть в проведении фиктивных расходов. Это могут быть лишние комиссии банка, завышение налоговых требований и прочие хитрости. Бухгалтер просто вносит в документы эти расходы. Спустя время на расчётном счёте организации собирается излишек, которого не должно быть исходя из внутренней документации. Эти деньги выводятся удобным способом.
Схема не будет работать в компании с автоматизированным учётом. Но если некоторые платежи проводятся «в серую», обращайте внимание на согласованность бухгалтерских отчётов и реальных движений денежных средств.
4. Откаты
Компания часто закупает услуги и товары, которые выбирает бухгалтер: программное обеспечение, семинары, канцелярия и прочие. Человек может воспользоваться своим положением и сделать выбор в пользу не самых выгодных для компании предложений. В этом случае его личный интерес заключается в благодарности поставщика или подрядчика.
Несмотря на то что сам откат оплачивается контрагентом, убытки несёт ваша компания. Вы отдаёте деньги за плохие условия, теряя лучшие возможности. Защитите себя, установив надлежащий контроль за действиями бухгалтера.
5. «Я случайно!»
Есть ещё одна ситуация, в которой ваш сотрудник не занимается непосредственно хищением ресурсов. Речь о некомпетентности и намерениях её скрыть. Человек может быть честным и не пытаться напрямую воровать. Но утаивание возникших проблем, обход вопросов, искажение фактов в отчётностях ставят вас в положение, когда вы теряете ресурсы.
Это объективно является воровством. Сотрудник получает зарплату, не имея возможности выполнять взятые на себя обязанности. Вопросы без ответов и нерешённые проблемы копятся. В конце концов, такие работники приносят убытки.
От всех описанных сложностей вас оградит чёткий контроль над персоналом. Функционал СпрутМонитор позволяет делать это надёжно и грамотно. В вашем распоряжении видеозаписи экранов, онлайн мониторинг, фиксация нажатия клавиш, оценка эффективности, контроль присутствия и опозданий, а также другие инструменты. Проверяйте отчётность нашей программы и обращайте внимание на действия бухгалтеров. Это даст вам возможность избежать проблем.
Мы не утверждаем, что все бухгалтера пользуются подобными схемами. Среди них много порядочных и ответственных людей. А описанные в статье схемы могут применяться продажниками, маркетологами, топ-менеджерами и представителями других профессий.
Автор статьи: Дмитрий Баранов, ведущий специалист ООО "Колибри", разработчика системы контроля сотрудников СпрутМонитор https://sprutmonitor.ru/