Контроль – важная управленческая функция, помогающая обеспечить своевременное и точное исполнение планов, выявить возможные проблемы на ранних стадиях, собрать информацию для совершенствования рабочих процессов и обучения сотрудников. В общем, без контроля очень сложно представить эффективно функционирующую организацию!
Даже если вы полностью доверяете своим подчиненным, вам необходимо устанавливать обязательные точки контроля их деятельности, при этом формы контроля могут быть разные, подходящие конкретной задаче и соответствующие квалификации сотрудника (подробнее о формах контроля можно узнать в дистанционном курсе «Организация эффективного контроля»). Если пустить все на самотек, то через какое-то время можно обнаружить, что все, что так слаженно работало, вдруг вышло из-под контроля, и дело может быть совсем не в злонамеренных или нерадивых подчиненных. Однако, нередко можно встретить ситуацию, когда процесс контроля подчиненных из важных функций обеспечения эффективности коллектива может превратиться в препятствие для эффективной работы - тот самый случай, когда руководитель перегибает палку и своим вмешательством буквально ломает нормальный ритм работы сотрудника. Если вы не хотите попасть в ловушку чрезмерного контроля, то вот несколько советов от опытных руководителей и hr-экспертов.
1. Применяйте разный подход к контролю разных подчиненных
В зависимости от опыта, квалификации, развития компетенций сотрудники по-разному нуждаются в контроле и реагируют на него по-разному. Новичок возможно сам будут запрашивать большего контроля со стороны руководителя, поскольку не уверен в своих компетенциях, а опытного сотрудника частый контроль может раздражать и подрывать его мотивацию. Учитывайте особенности сотрудников и характер задач, которые они выполняют, и не пренебрегайте обсуждением системы контроля с подчиненными, возможно они сами подскажут какие меры контроля им нужны.
2. Сделайте контроль системным, регулярным и ожидаемым
Наверное, можно представить себе редкие исключения, когда внезапный, неожиданный контроль имеет право быть, но нужно понимать, что сотрудникам гораздо проще планировать свою деятельность, если они знают, когда, как часто и что именно вы будете проверять в их работе. Хаотичный контроль без какой-то системности и регулярности создает непродуктивное психологическое давление на коллектив, и может начать восприниматься как бессмысленная, издевательская процедура, а не как важный элемент работы коллектива.
3. Не используйте контроль, ради наказания
Если вы проверяете работу подчиненных только для того, чтобы наказать их, то очень быстро сотрудники начнут придумывать способы или уйти от контроля, или исказить его результаты. В итоге вы уже не сможете доверять информации, полученной в процессе контроля, и не сможете ее использовать для совершенствования рабочих процессов. А сотрудники будут больше тратить время, придумывая способы избежать наказания, чем на эффективное выполнение работы. Результаты контроля могут служить основаниям для управленческих решений, в том числе наказания, но нельзя ставить это самоцелью. Помните цель контроля – обеспечение эффективности работы коллектива.
4. Избегайте тотального контроля каждого шага подчиненного
Многочисленные отчеты, подготовки к проверкам требуют времени, и это время, которое сотрудники могли бы использовать на непосредственную работу, обучение, отдых, в конце концов. Так что убедитесь, что время, которое тратит сотрудник на контрольные мероприятия, не превышает времени на непосредственную работу. Кроме того, тотальный контроль может лишить сотрудников самостоятельности и инициативы. Поэтому четко определяйте, какую цель преследуют те или иные проверки и отчеты, что они вам дают как руководителю и можно ли обойтись без них, или заменить на более простые способы контроля. Можете задавать себе вопрос: «если я не буду контролировать это, то какие негативные последствия произойдут?». Только отвечайте на этот вопрос максимально объективно. Ведь, к сожалению, может оказаться так, что тотальный контроль работы сотрудников – следствие ваших психологических особенностей, вы чувствуете тревогу, не можете успокоится, если не контролируете всех и вся ежесекундно, в таком случае важно не обманывать себя, не пытаться оправдаться, а принять ситуацию и искать решение уже в сфере личностного развития.
Как и любой аспект управленческой деятельности, контроль – обширная тема и приведенные здесь список советов нельзя назвать исчерпывающим. Если хотите узнать больше о контроле, записывайтесь на дистанционный курс Высшей медицинской школы «Организация эффективного контроля» . Но на основании советов из этой статьи вы уже можете проанализировать себя и свой подход к контролю деятельности подчиненных, и проверить не перегибаете ли вы палку.