Не секрет что едва-ли не 70% внедрений 1С, особенно 1С:ERP заканчиваются или неудачей или не приносят ожидаемого эффекта.
Как обычно происходит?
Система 1С: Предприятие чрезвычайно насыщена самым различным функционалом, разработчики постарались предусмотреть максимум всевозможных нюансов бизнеса: от банального бухучета до сложных логистических схем производства, хранения и доставки продукции. И чтобы эта "куча мала" функций приносила вашему бизнесу пользу это все нужно грамотно настроить и запустить, а в некоторых случаях и "допилить". Как на самом деле чаще всего происходит:
1. Заказчик обращается к "франчу": фирме-франчайзи (которая поближе и "посолиднее") и говорит что хочет "автоматизировать бизнес-процессы" или что-то подобное. Или наоборот франч находит "жертву" и предлагает автоматизацию бизнес-процессов. Формулировки самые разные, я привел наиболее типичную.
2. Внедренец рассказывает прекрасные перспективы счастливого будущего, как все будет слажено работать, а руководство получит информацию о реальном положении дел в бизнесе на любой момент времени. Эксперты ходят по предприятию, вздыхают и охают как все запущено и какой везде беспорядок. Заказчик полагается на опыт внедренца, заключается договор и закипает работа. Предпроектное обследование, техническое задание, внедрение, запуск.
3. В итоге: 1С как-то где-то частями заработала, но бизнес-процессов тлком нет или все непонятно, себестоимость не считается, вместо прозрачных отчетов - большие непонятные "портянки" с таблицами, возмущение персонала, бухгалтерии, все стонут, руководство матерится. На сайте внедренца появляется очередная страница с отчетом об успешном внедрении 1С:ERP ("Управления торговлей", "Комплексной автоматизации" и т.п.) на N рабочих мест и сколько всяких модулей запущено.
Это совсем кратко. Детальнее можно расписать не на одну сотню листов.
Так как добиться успешного результата от внедрения 1С?
Первое. Цели проекта внедрения 1С
1. Определитесь с целями для своего бизнеса. Согласитесь, фраза "автоматизировать бизнес-процессы" или что-то в этом духе ровно ни о чем не говорит. Разбейте бизнес-процессы по участкам, направлениям.
Например, для закупок это может быть "Автоматизировать расчет потребностей производства в сырье и материалах, минимизировать ручной ввод и влияние человеческого фактора"
Это нужно сделать для всех участков, которые вы планируете включить в рамки автоматизации.
2. Сформулируйте ожидаемый результат внедрения. Это надо сделать также по каждому автоматизируемому процессу внедрения. Это по возможности должен быть понятный и измеримый параметр. Для приведенного примера это может звучать так:
"После внедрения 1С:ERP подготовка заказа поставщику от создания до отправки занимает на 50% меньше времени чем ранее"
Второе. Пользователи и участники внедрения
С целями понятно. Теперь люди. Как сказал Коносукэ Мацусита "Бизнес - это люди". Работать с 1С предстоит вашим сотрудникам, а внедрение любого нового влечет за собой немалый стресс: надо привыкнуть к новому, сломать стереотипы, отработанные действия. Это влечет неприятие, сопротивление, иногда даже саботирование. Что сделать? Просто: все покупается )) Мотивируйте людей, без этого никуда. Вовлеките их в процесс изменений, объясните как в положительном плане изменится их работа после запуска новой 1С. Мотивация должна быть понятной и ощутимой.
Например, активные работники получат премию в 30% оклада после месяца продуктивной работы после запуска новой 1С. Сотрудники, внесшие ценные предложения по повышению эффективности внедрения будут премированы дополнительно
Третье. Взаимодействие с поставщиком 1С (внедренцем)
Далее. Взаимодействие с компанией - франчайзи, если коротко: с франчем.
Не полагайтесь на их опыт и святую честность! Сделайте максимально детальное техническое задание (ТЗ). Максимально! Ибо то, что вы не учтете - сработает против вас. Чаще ТЗ пишут сами внедренцы. То есть сами себе создают задачи. Как думаете, сильно они будут сами себя напрягать? Лучше всего нанять опытного стороннего аналитика или компанию, которая сделает действительно грамотное ТЗ, отражающее ваши реальные потребности, проведет обследование, пропишет процессы и границы автоматизации. В таком варианте ТЗ будет максимально четко отражать ваши задачи, а не те которые напишут внедренцы и внушат вам что это и нужно вашему бизнесу :))
В каждой задаче ТЗ обязательно должны быть отражены критерии приемки. Четкие и измеримые. И принимать работу надо по ним. По возможности включите в них примеры печатных форм для отчетов, экранные формы, особенности пользовательского поведения.
Например, "Список обязательных полей формы документа: поле1, поле2, ...., полеN. Обязательные поля формы должны подсвечиваться отличным от основного цветом (лучше указать), При нажатии кнопки выбора из справочника форма списка справочника должна открываться с уже отобранными доступными элементами. Недоступные для выбора элементы не должны выводиться в списке"
Четвертое. Порядок работ
Почему-то франчайзи очень любят начинать внедрение с НСИ (нормативно- справочной информации: заполнение справочников, регистров сведений и т.п.) и бухгалтерского учета. По справочникам в целом правильно - без первичных данных дальше не двинуться.
Отдельно о справочниках. В ТЗ нужно прописать четкие требования к реквизитам ключевых справочников.
Например, справочник номенклатуры в 1С общий и для сырья и для материалов и для продукции. Отдельно зафиксируйте требования к информации для каждого типа номенклатуры и уже потом сведите все это воедино.
Но вот любовь начинать внедрение с бухгалтерии понятна - это максимально регламентированная часть проекта и нюансов в ней минимум. Соответственно и запустить ее проще и быстрее.
Но ведь бухгалтерский учет по сути своей посмертный. Он отражает факты уже свершившихся операций. В первую очередь нужен для регламентированного учета с целью получения отчетности и уплаты налогов.
Деньги сначала надо заработать! И начинать внедрение надо с оперативной части. С бизнес-процессов основной деятельности. И уже на последних этапах подходить к бухгалтерии. Настаивайте на этом еще до начала проекта.
Старайтесь постоянно держать под контролем все работы, вникайте в проблемы, но не лезьте во внутренние технические дебри, этим пусть занимаются внедренцы.
Пятое. Расчеты
Платите только за отдельные этапы. Оплатили предпроектное обследование - проверьте результаты, если все устраивает - оплачивайте следующий шаг, например доработку и заполнение НСИ (справочников и т.п.). Проверили справочники- оплатите следующий этап: например, автоматизацию процесса закупок. Проверили - платите дальше. Всегда добивайтесь полного выполнения работ по этапу, без "сделаем потом". Не дождетесь потом этого "потом" ))
Во-первых, это мотивирует внедренца качественно работать, во-вторых вы распределяете капиталовложения на длительный срок, что позволит минимизировать риски финансовых затруднений.
Эпилог
То что здесь написано - конечно малая часть того необходимого, чего нужно сделать для успешного внедрения. Реально нюансов намного больше и зависит от конкретного бизнеса, предметной области, целей и многого другого. Но выполнение этого малого дает большие шансы что в результате проекту вы получите в виде системы 1С реального эффективного помощника в бизнесе, который позволит не только держать все материальные и нематериальные потоки под контролем, но и приумножить прибыль.
Мы в SDGroup стремимся чтобы наши решения помогали вашему бизнесу развиваться. Работаем до реального экономического эффекта от наших решений. Если у вас есть вопросы, мы готовы бесплатно проконсультировать по вопросам разработки и внедрения программных решений, в том числе и на платформе 1С:Предприятие