Каждый бухгалтер знает о необходимости хранения первичных документов. Любой контролирующий орган может при проверке запросить первичку за определённый период. Я уже молчу о нашем налоговом ведомстве. Рассматривать первичку с дотошностью,которой бы позавидовал любой скупердяй-любимое занятие. Поэтому правильное хранение первички-залог вашего спокойствия при такой проверке. Но многие предприниматели,руководителя,да и некоторые бухгалтеры ( и на солнце есть пятна,чего уж говорить) считают, что прошло три года-всё от первички можно избавляться. Нет,дорогие мои. Разные документы-разные сроки хранения и регламентируются они не только Налоговым Кодексом,но и Законом об архивном деле в РФ, а 2020 году,вступил в силу новый регламент сроков хранения. Регламент разработан Росархивом и отменяет старый, который был принят ещё в 2010 году.
Сами сроки хранения,определены в Федеральном законе №402-ФЗ от 16.12.2011 года "О бухгалтерском учёте". Н там стоит общий срок не менее 5 лет- то есть не конкретизируются сами документы и сроки их хранения, а прямо указывает, что первичным считается перечень,который и указывает на сроки хранения различных документов. И вот Росархив изменил этот перечень с 1 января 2020 года(Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Вы знаете,например,что расчёты по взносам в ФСС вы обязаны хранить 75 лет? А это так.
Перечень очень обширный. Позиций там около 700 ( что меньше,чем в старом перечне). Поэтому,приводить в статье отдельные позиции смысла нет. Внимательно изучите этот перечень. Изменений много. А с переводом всех данных в цифровой формат, как планирует Правительство-будет ещё больше.
При проверке,утерянные документы часто не удаётся восстановить в срок и поэтому последствия могут быть очень печальные, а если вы не выдержав срок хранения, самолично уничтожили первичный документ,то ко всяким санкциям добавятся и самоедство. Оно вам надо? Прежде чем отдать директору документ на растерзание-сверьтесь с перечнем и аргументируйте,почему необходимо ещё хранить данную бумажку.
Каждая организация и индивидуальный предприниматель не вправе уничтожать документы ,даже спустя 3-х летний срок. Отсутствие документов и непредставление их в ходе как налоговой проверки, так и других-пенсионного фонда, ФСС, Трудовой инспекцией и пр., приведет к доначислению налогов, пеням и штрафам.