Некоторые организации выплачивают своим работникам перед отпусками не только отпускные, но и материальную помощь. Как правило, такая матпомощь:
- предусматривается трудовым договором, коллективным договором или локальным нормативным актом компании;
- связана с выполнением работником трудовых обязанностей (размер помощи зависит от зарплаты работника, соблюдения им трудовой дисциплины и т.д.).
То есть такая матпомощь является частью системы оплаты труда. А раз так, то она может быть полностью учтена в расходах для целей налогообложения прибыли ( ст.2п.2555 НК РФ, Письмо Минфина от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43912) и при применении УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» (пп.6 п.1, п.2 ст.346.16 НК РФ).
Что касается НДФЛ и взносов, то для матпомощи установлен общий необлагаемый лимит – 4000 руб. в год (п.28 ст.217 НК РФ). А с суммы превышения надо исчислить и удержать НДФЛ, а также начислить на нее страховые взносы, в том числе на травматизм (пп.11 п.1 ст.422 НК РФ, пп.12 п.1 ст.20.2 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Причем при подсчете учитываются все суммы выплаченной работнику матпомощи в течение календарного года (а не только в связи с отпуском), за исключением тех видов матпомощи, которые вообще не подлежат обложению НДФЛ и взносами. К примеру, материальная помощь в связи со смертью члена семьи работника (п.8 ст.217, пп.3 п.1 ст.422 НК РФ, Письмо Минфина от 26.10.2017 N 03-04-05/70419).
Пример. Специалист отдела кадров Петрова Н.С. получила:
- в июне матпомощь к отпуску в размере 10 000 руб.;
- в октябре матпомощь на собственное лечение в размере 3 000 руб.
Тогда матпомощь к отпуску облагается НДФЛ и взносами в размере 6 000 руб. (10000 руб. – 4000 руб.), а матпомощь на лечение – в полной сумме.
Можно ли вернуть матпомощь к отпуску, предоставленному авансом
Предположим, что в организации каждый работник, уходящий в отпуск, один раз в год имеет право получить материальную помощь в размере одного оклада. Сотрудник пишет заявление на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, ему предоставляют его авансом (поскольку рабочий год у него полностью не отработан), выплачивают отпускные и материальную помощь. А через пару месяцев сотрудник пишет заявление на увольнение по собственному желанию. Какие суммы в такой ситуации работодатель вправе удержать из зарплаты работника до увольнения?
Излишне выплаченные отпускные удержать можно, но с учетом ограничений, установленных ТК РФ (ст.137 ТК РФ). А вот материальную помощь нет. Поскольку возможность удержания такой выплаты не предусмотрена трудовым законодательством. Такие разъяснения дают специалисты Роструда (на сайте онлайнинспекция.рф).