Папки регистраторы, или папки с арочным механизмом, она же папка типа «корона», являются самым распространённым видом папок в офисе. Повсеместное внедрение электронного документооборота запаздывает, и количество бумаг только растёт. В среднем расходы на покупку этих папок идут на почетном третьем месте, после расходов на оригинальные картриджи и бумагу А4.
Чтобы быстро определить какие регистраторы Вам нужны, и не переплатить, нужно ответить всего на три вопроса.
Интенсивность использования
Определитесь, как интенсивно Вы будете пользоваться папками. Одно дело ежедневное и многократное использование, и другое – просто хранение документов до востребования. Которое, кстати, может и совсем не произойти.
Вопрос 1
Часто или Редко?
Для редкого использования подойдут простые и недорогие папки. С картонной обложкой или обложкой типа «мрамор».
При интенсивном использовании лучше брать папки, полностью покрытые пластиком с толстой обложкой, произведенной известным производителем.
Фото 3. Папки с обложкой из пластика долго прослужат и раскрасят офис.
Место хранения
Определитесь с местом хранения документов. Большая часть папок-регистраторов цветные. Если Вы будете хранить эти папки в шкафах в офисе, то папки становиться не только местом сохранения и систематизации документов, но и предметом интерьера.
Вопрос 2
Видно или Не видно?
С помощью цветов можно создать различную эмоциональную обстановку в офисе, в зависимости от имиджа вашей организации. От солидно-респектабельного до радостно-восторженного. Можно выгодно обыграть цвета компании.
Условия хранения
Определитесь, в каких условиях будут хранится папки. При хранении в условиях повышенной влажности, также следует отдать предпочтение папкам, покрытым ПВХ. Поскольку недорогие папки не защищены от влаги, и за считанные месяцы могут превратиться из хранителя документов в их уничтожителя.
Вопрос 3
Влажно или Сухо?
Кстати, сами документы портятся позже, уже после уничтожения папки. Из-за наличия добавок, которые придают бумаге объем, жесткость и белизну, и маленького количества целлюлозы, запас прочности бумаги больше, чем у папок из картона. Она и горит то с трудом, - можете попробовать. Не защищенный пластиком картон, из которого сделана обложка, не имеет таких добавок, поэтому в условиях влажности испортиться быстрее.
Не знаете ответов на все вопросы? Вдруг будете переезжать? Точно не понятно, для чего будут использовать папки те или иные отделы?
Что ж, берите те, что подороже. Так Вам точно не придется покупать папки дважды, и вы не станете виновником потери документов, которые вдруг стали «сверхценными». Хотя до этого никому не были нужны.
И прослужат такие папки дольше. За 19 лет мы сменили 5 офисов, а папки одной известной фирмы, покрытые ПВХ изнутри и снаружи, все еще с нами. И смотрятся отлично.
Статья была полезной? Сообщите нам об этом в комментариях. Есть что добавить? Прокомментируйте ниже.