Предприниматели говорят, что касса нужна, чтобы следовать требованиям закона и не получить штраф. А когда работают с ней, оказывается, что в кассе много полезных функций. Они помогают вести бизнес, следить за работой кассиров, формировать ассортимент.
Кому понадобится касса
Закон об онлайн-кассах вступил в силу с 1 февраля 2017 года. Часть предпринимателей обязали установить кассы, а другие получили отсрочку. С новыми кассами уже работают:
предприниматели и компании на упрощенке или общей системе с оплатой картами и наличными;
интернет-магазины с оплатой картами;
все новые компании на упрощенке или общей системе налогообложения.
Скоро начнется вторая волна по установке онлайн-касс. С 1 июля 2018 года с кассой должны начать работать:
ИП на патенте в рознице и общепите с сотрудниками в штате. Сюда относят магазины, кафе и рестораны с залами для гостей и без залов;
ИП на ЕНВД и патенте, которые работают с сотрудниками.
Есть предприниматели, которые получают отсрочку до 1 июля 2019 года:
ИП на ЕНВД или патенте без сотрудников;
ИП без сотрудников, которые продают через вендинговые аппараты;
компании и ИП, которые оказывают услуги населению.
Если ИП открыл кафе и работал без сотрудников, а потом нанял бариста, ему придется купить и зарегистрировать кассу. На это государство дает тридцать дней после заключения трудового договора.
Если нашли себя в списке тех, кому касса пока не нужна, советуем всё равно прочитать статью или сохранить на будущее. Потому что закон не отменят, ставить кассу придется, и лучше делать это заранее.
Что умеет касса
Предприниматели говорят, что касса нужна, чтобы выполнить правила закона. Это как медосмотр для галочки: вроде все отметки от врачей есть, но о своем здоровье ничего не знаешь. Так и с кассой: в ней есть какие-то функции, о них рассказывали при продаже, но главное, что касса выбивает чеки.
На практике у кассы есть функции, которые помогают сокращать издержки и повышать продажи. Вот что есть в Модулькассе:
сама себя регистрирует в налоговой;
собирает информацию и делает отчеты, по которым можно видеть падение и рост выручки, отслеживать добросовестность продавцов;
одновременно работает с розницей и интернет-магазином;
передает чеки нужному курьеру;
загружает товары через файл в экселе, 1С, Мой склад;
показывает популярные товары, чтобы формировать ассортимент.
Теперь о каждой функции подробнее.
Регистрация в налоговой без заполнения форм
Часть производителей продают установку кассы как дополнительную услугу, потому что это сложно и долго. Чтобы начать работать с кассой, нужно заключить договор с оператором фискальных данных, купить квалифицированную электронную подпись, зарегистрировать кассу в личном кабинете налоговой. Если электронной подписи нет, придется делать то же самое и несколько раз ходить в налоговую.
На каждом этапе можно допустить ошибку: написать не ту цифру в номере кассы или неправильный адрес своей компании. Иногда цена ошибки — фискальный накопитель, он стоит от шести тысяч рублей. Предприниматель тратит время на изучение процедур и выверение цифр при регистрации, хотя мог бы вести переговоры, следить за магазинами и искать дешевых поставщиков.
6000 ₽ - цена ошибки при установке кассы.
С Модулькассой мы делаем по-другому. Сначала покупатель кассы регистрирует личный кабинет на сайте Модулькассы, для этого нужны почта, телефон и ИНН.
Чтобы связать саму кассу и личный кабинет, нужно вбить код из личного кабинета в кассу. Через этот личный кабинет владелец магазина будет работать с кассой: управлять товарами, смотреть выручку и средний чек, отслеживать работу продавцов.
Теперь регистрируем кассу у оператора фискальных данных и в налоговой. Это занимает 40 минут. Когда налоговая узнает о кассе, на кассу придет уведомление.
Отчеты с показателями бизнеса
Онлайн-кассы умеют считать статистику, которую можно использовать для продаж:
по выручке,
среднему чеку и количеству чеков,
сумме возвратов,
выручке по товарам,
выручке и количеству чеков на каждого кассира,
по часам и дням,
наличной или безналичной оплате.
В личном кабинете Модулькассы можно выбрать, какие показатели нужны:
По статистике можно посмотреть, в какие часы и дни покупатели покупают больше. Может оказаться, что магазин работает с десяти утра до восьми вечера, при этом с 10 до 11 продажи мелкие и разовые, а с 19 до 20 — пик продаж. Тогда владелец может пересмотреть график: открывать магазин позже, но оплачивать лишний час работы продавцов вечером.
По графику выручки владелец видит, в какие дни продажи упали:
Причины бывают разными, но если есть статистика, по ней уже можно сделать выводы. Например:
в этот день не завезли мультизлаковый хлеб, а его покупают больше всего. Или этот хлеб закончился в середине дня. Значит, его надо закупать больше;
работал один и тот же кассир. Возможно, стоит проверить его работу. Вдруг он продает мимо кассы, а деньги берет себе, или хамит покупателям, и они уходят без покупки;
это выходной, а в выходной покупают меньше. Тогда можно сократить рабочий день продавца, сэкономить на зарплате и электричестве.
В экселе такую статистику тоже можно собрать, но нужно искать закономерности, строить графики. В личном кабинете кассы это всё работает само.
Менеджер в личном кабинете может отслеживать работу кассира и получать информацию, сколько и когда они продали. Менеджер видит, когда кассир открыл смену и когда ее закрыл. Так можно отследить, что сотрудник приходит вовремя и не уходит пораньше с работы.
Отчеты можно смотреть в реальном времени в личном кабинете или получать их на почту и в телеграм в одно и то же время по расписанию.
Одновременная работа с розницей и интернет-магазином
До нового закона интернет-магазины не работали с кассой. Они получали оплату через эквайринг и отправляли клиенту квитанцию. С новым законом нужно фискализировать чек и отправлять его покупателю на электронную почту.
Если одновременно работает интернет-магазин и розничная точка с пунктом выдачи, нужно две кассы. Одна будет выбивать бумажные чеки, а другая — электронные и отправлять покупателю на почту. Мы сделали так, что одна касса выбивает чек рознице и интернет-магазину.
К интернет-магазину подключены Яндекс-деньги. Чтобы оплатить товар, покупатель через Яндекс-деньги вводит данные карты.
Во время оплаты чек приходит на кассу, которая стоит в розничной точке.
Касса фискализирует чек, но не печатает его на бумаге, а отправляет на электронный адрес покупателя.
Продажа отображается в Яндекс-деньгах, на сайте оператора фискальных данных. Если нужно, налоговая запросит отчеты и увидит, что магазин работает честно.
По закону одна смена в магазине должна длиться не больше суток. Кассы должны ставить отметки о сменах, и если окажется, что одна и та же смена идет уже 28 часов, магазин получит штраф.
Модулькассу для интернет-магазина можно настроить так, что она сама открывает и закрывает смены. Покупатель оплачивает покупку, касса отмечает длительность смены. Если смена длится больше суток, она ее закрывает, открывает новую и обрабатывает эту покупку в новой смене. Если меньше суток, пробивает в текущую смену.
Чеки заказов для курьеров
Клиент может сделать заказ в интернет-магазине, но оплачивать не картой на сайте, а курьеру при получении. Если в заказе несколько товаров, клиент может от некоторых отказаться. Например, клиент заказал три рубашки, но когда пришел курьер, решил отказаться от одной. Курьер уберет эту рубашку из заказа и пробьет чек.
В Модулькассе мы делаем это с помощью чеков заказа. В личном кабинете кассир или менеджер создает заказ клиента. Он добавляет в него товары, которые заказал покупатель:
Кассир не пробивает чек, менеджер отправляет его на кассу нужному курьеру. Курьер приходит к клиенту, видит заказ в кассе, может его отредактировать, удалить товары, которые не понравились покупателю. Только когда покупатель оплачивает покупку, курьер выбивает чек.
Загрузка товаров через эксель, 1С, Мой склад
В маленьких магазинах ассортимент небольшой, поэтому менеджер или кассир может добавить список товаров в кассу с помощью файла экселя. Вот как это происходит:
Если позиций мало, кассир может выбивать товары по свободной цене. Он при покупателе выбирает нужный товар в кассе, ставит его стоимость и выбивает чек.
По закону до 2021 года ИП на упрощенке, патенте и ЕНВД могут не указывать в чеке название товара. Они могут выбивать чеки по свободной цене. То есть кассир просто забивает в кассе при покупателе «товар 1», ставит ему цену и выбивает чек. Сейчас это не нарушение. Такой вариант подходит для маленьких магазинов с двумя-тремя товарами в ассортименте. Если товаров больше, удобно отслеживать статистику, что продается лучше, а что залеживается.
Большие магазины обычно работают как ООО. По закону в чеке им нужно полное наименование товара, а в ассортименте может быть несколько тысяч товаров. Цены периодически меняются. Они хранят матрицу товаров в 1С, Битриксе, Моем складе.
Касса интегрируется с этими системами и берет из них справочник товаров. Касса понимает, что это за товары, по какой цене продаются. Как только цена на товар в 1С изменилась, она обновляется и в кассе.
Касса становится источником информации для 1С и Моего склада о продажах. Как только касса выбивает чек, 1С получает информацию, что продали, по какой цене, по каким товарам был возврат. В 1С информация о продажах поступает в конце смены.
Отчет по популярным товарам
В магазинах приходится проводить инвентаризацию, чтобы понимать, что продается хорошо, а что плохо. Обычно ее делают раз в неделю, но бывает и реже. Между инвентаризациями предприниматель покупает товары, которые могут продаваться плохо, но он об этом не знает.
Касса показывает статистику по каждому товару. Предприниматель в реальном времени видит, что продается хорошо, а что постоянно залеживается:
Предприниматель видит, по каким товарам надо создать запас, а какие убрать из ассортимента.
В кафе продаются эклеры, пончики, торты и черничный пирог.
К концу дня всё продают, а черничный пирог — нет, его приходится выбрасывать.
По кассе предприниматель понимает, что за неделю ему приходится выбрасывать по десять кусков пирога. С пирогом все хорошо, но его не любят. Он анализирует отчеты и заказывает абрикосовый пирог. Продажи растут.
Без кассы пришлось бы сверять остатки в экселе. И у пирога был бы шанс, а предприниматель терпел бы убытки.
Касса показывает продажи в любой момент. Если популярный товар в ассортименте заканчивается, его можно успеть подвезти.