Тщательная подготовка
Определить цель. Какого результата нужно добиться? Какие средства убеждения подойдут? Нужно четко ответить на поставленные вопросы.
Возможные стратегии. Реакция собеседника может быть разной, от недоверия до раздражения. На каждый негативный поворот желательно приготовить нейтрализующую реакцию.
Технические моменты. Важно выбрать подходящее для звонка время, когда собеседник, скорее всего, имеет возможность говорить. Также нужно запастись карандашом и бумагой для сохранения деталей беседы. Основную информацию из ответов лучше записывать в процессе переговоров, чтобы не упустить ничего важного.
Максимальная информированность
Сведения о партнере по диалогу. Информированность о человеке, с которым предстоит вести разговор, способствует плодотворной беседе. Статус, должность, семейное положение и заинтересованность в предмете обсуждения могут определять стиль общения. Аргументы своей позиции следует тщательно продумать заранее – статистические данные, факты, цитаты и другие сведения, которые важно сообщить собеседнику.
Деловой тон
Начинать разговор нужно с информативного доброжелательного приветствия, представиться собеседнику. Если он в ответ не назвал себя, уместно сразу поинтересоваться его именем. Завершающие вопросы помогут достичь взаимопонимания. Можно использовать фразы: «В этом вопросе мы договорились?», «Правильно я понял(а), что могу на вас рассчитывать?» и подобные им.
Краткость
Существует эффективная схема деловой беседы, позволяющая значительно экономить время. Ее называют «7 П». Это последовательность этапов беседы по порядку: приветствие, представление, причина звонка, проблема (обсуждение и аргументация), подведение итогов, признательность и прощание. Последовательный переход от простых вопросов к более сложным позитивно воспринимается людьми и сокращает время согласования. Рекомендуется использовать «закрытые вопросы», которые предполагают от собеседника односложный ответ «да» или «нет».
Вежливость
Из тона, тембра голоса, интонации человек получает до 50% информации. Следует говорить сдержанно и ровно, со средней громкостью, не перебивать партнера. Иногда можно выражать участие подбадривающими репликами, чтобы показать заинтересованность во мнении партнера.
Речь должна быть точной, фразы понятными, позиция аргументированной. Убеждать собеседника нужно спокойно и грамотно, какими бы несправедливыми ни были его возражения. Если разговор прервался из-за разъединения связи, перезванивает тот, от кого исходила первоначальная инициатива звонка.
Завершение переговоров
Очень важно правильно окончить беседу. Принято, что завершает разговор звонивший, или старший по статусу или возрасту. При необходимости можно вежливо попрощаться, сославшись на уважительную причину, например, «Рад(а) был(а) побеседовать, но меня вызывают на срочное совещание. Могу я перезвонить вам позже?»
Анализ результата
Анализ результата – важный завершающий этап успешного телефонного звонка. Несколько минут, потраченные на обдумывание произошедшей беседы, помогут повысить эффективность переговоров в будущем.
Copyright © 2018 Все права защищены. Копирование материалов сайта без указания источника - запрещается.