Адаптированный тайм-менеджмент по-японски: пошаговая инструкция
Умение работать в условиях многозадачности — самый переоцененный навык в современном мире. Многозадачность создает видимость продуктивной деятельности. Она мешает нам фокусировать внимание и работать в состоянии глубокой концентрации.
Многозадачность — это иллюзия. Мы не выполняем задачи одновременно, мы переключаемся между ними, не концентрируясь толком ни на одной.
Бесконечные списки дел превращают любую работу в бездушный конвейер задач. Система «персональный канбан» призвана спасти нас от этого. На ее создание авторов вдохновила японская система производства «точно в срок», которую внедрили на заводах "Тойота" в конце 40-х годов ХХ века.
«Канбан» переводится с японского как «вывеска, рекламный щит, доска для заметок». В условиях промышленного производства система канбан предполагает специальные бирки, которые крепятся на каждую деталь. Вместе с бирками детали перемещаются по заводу. Только определенное количество бирок одного типа может быть на линии в одно время. Каждая бирка относится к определенной части автомобиля.
Бывший специалист по городскому планированию из Сиэтла Джеймс Бенсон предлагает адаптировать канбан для жизни.
В основе системы «персональный канбан» лежат два принципа:
- — Визуализировать свою работу.
- — Ограничить количество проектов «в процессе».
Что делать
- 1. Найдите пробковую или магнитную доску, чтобы крепить на нее карточки или листки с клейким краем. На доске сделайте три колонки: «возможно», «в процессе», «сделано».
- 2. Распишите все задачи на отдельных карточках. Можно разделить их по степени срочности или отделить личные задачи от рабочих. Для этого используйте карточки разных цветов или специальные обозначения.
- 3. Прикрепите все задачи в колонку «возможно».
- 4. Из колонки «возможно» выберите три задачи и перенесите их в колонку «в процессе». Именно на этих задачах вы будете фокусироваться в ближайшее время.
- 5. Когда вы завершите задачу, перенесите ее в колонку «сделано». Выберите новое задание из столбца «возможно» и перенесите его в графу «в процессе».