Не все документы и их копии можно хранить в личном деле работника, следует из сообщения Роструда, опубликованного на официальном сайте ведомства.
При этом кадровикам напомнили, что, согласно трудовому законодательству, они могут вовсе не вести личные дела сотрудников. Однако если личные дела были все-таки заведены, хранить в них можно только те документы, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника: анкету сотрудника, трудовой договор, приказы о приеме на работу, переводе и других событиях, трудовую книжку.
Хранение копии паспорта, СНИЛС и других документов, являющихся персональными данными, в личном деле работника возможно только с его разрешения. В противном случае, согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП, организация может быть оштрафована на сумму от 15 000 до 75 000 рублей, а ее директор на сумму от 10 000 до 20 000 рублей.
Однако инспекторы Роскомнадзора и суды указывают на то, что даже если служащий дал свое согласие на обработку персональных данных, работодатель не вправе хранить без цели копии его личных документов. В частности, на это указывают постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/201 и другие. Отмечается, что нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не связан с трудовой деятельностью гражданина.
Если при проверке выяснится, что к личному делу сотрудника приобщили документы, которые работодатель не имеет права хранить (свидетельства о браке, свидетельства о рождении детей и другие), на организацию будет наложен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Размер штрафа может достигать 50 000 рублей.