Создание презентации – процедура, несложная. Программа PowerPoint поможет выбрать шаблон и проведет через все этапы оформления документа. От вас требуется только заполнить подготовленные слайды содержанием – текстом и иллюстрациями.
Однако для создания грамотных презентаций необходимо освоить не только базовые навыки работы с программой, но и множество дополнительных функций PowerPoint. Например, нужно научиться использовать нестандартные шаблоны для оформления слайдов. Желательно также знать, как изменить размер иллюстраций, чтобы презентация не «раздувалась» в объеме. Не будет лишним научиться записывать презентацию на компакт-диск, чтобы просмотреть ее можно было даже на таком компьютере, где не установлена программа PowerPoint. Рассмотрим эти и другие задачи более подробно.
Перенос шаблона в другую презентацию
PowerPoint содержит набор шаблонов оформления, которые всегда доступны из рабочей области Дизайн слайда или Оформление слайда (в зависимости от версии программы). Каждый шаблон имеет уникальное сочетание шрифта, стилей маркеров, фона, цветовой схемы, макета – всех основных элементов оформления слайда.
Однако PowerPoint предоставляет значительную свободу действий, так что можно легко создавать шаблоны с использованием собственных шрифтов, цветов и фона. После настройки шаблона у вас может возникнуть желание использовать его и в других презентациях. Чтобы найти созданный ранее шаблон, нужно нажать кнопку Обзор в рабочей области Дизайн слайда. Там есть несколько разделов
Просматриваемые шаблоны отображаются в области задач в следующих разделах:
● шаблоны оформления из PPT-, PPS- или POT-файла и любые другие шаблоны, используемые в презентации, отображаются в разделе «Используется в данной презентации»;
● шаблоны из POT-файла добавляются также в раздел «Доступно для использования», и их можно использовать для новых презентаций.
Справка
PPT – обычный файл презентации.
PPS – файл презентации, который при открытии из проводника Windows всегда отображается в режиме «Показ слайдов».
POT – файл шаблона PowerPoint.
Таким образом, чтобы повторно использовать собственноручно созданный шаблон оформления, рекомендуется сохранить его в формате POT. Это позволит использовать шаблон повторно, а сам файл будет постоянно отображаться среди шаблонов в области задач Дизайн слайда.
Впрочем, можно этого и не делать. Ссылка «Обзор» позволяет также применять шаблоны оформления из PPT- и PPS-файлов. Разница в том, что шаблон из такого файла не является постоянной частью коллекции шаблонов. Чтобы его применить, нужно точно знать, в какой презентации хранится нужный шаблон.
Применение шаблона
Чтобы применить шаблон оформления к одному или нескольким слайдам из текущей презентации, нужно:
1. Открыть эту презентацию и выделить эскизы слайдов, для которых будет применяться шаблон. Если выбран один слайд, то шаблон оформления применяется ко всем слайдам, которые на данный момент используют тот же шаблон, что и выбранный слайд. Если выбрано несколько слайдов, то шаблон применяется только к ним.
2. По щелчку ссылки Обзор открывается диалоговое окно Применить шаблон оформления, в котором отображается стандартная папка шаблонов (POT-файлов). Если необходимо использовать PPT- или PPS-файл, перейдите в папку, в которой он хранится.
3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Применить.
Сразу после этого оформление будет применено.
При выборе шаблона оформления с помощью ссылки Обзор применяются только стили (шрифты, фон, цвета, маркеры, макет), но не содержимое. Поэтому использовать ссылку Обзор следует лишь в тех случаях, когда необходимо применить только оформление слайда.
Если применяемый файл содержит несколько шаблонов оформления, то применяется только первый шаблон, после чего выводится запрос о том, следует ли скопировать остальные шаблоны. Они не будут автоматически применены к каким-либо слайдам, а просто становятся доступными в области задач.
Образец слайдов и образец заголовков
Предположим, вы применили шаблон оформления и хотите использовать его во всех слайдах. Однако на нескольких слайдах требуется изменить в этом шаблоне один элемент оформления. Например, нужно добавить логотип фирмы на слайды, открывающие новые разделы презентации. Как раз для таких ситуаций предусмотрен образец заголовков. С его помощью определяются стили (например, шрифты, цветовая схема, изображение и макет) на титульных слайдах в презентации. Любое изменение, внесенное в этот слайд, отображается только на титульных слайдах, другие слайды остаются без изменений.
Образец заголовков не нужно путать с образцом слайдов. Образец слайдов существует для каждого шаблона оформления, применяемого в презентации. Его можно просмотреть в любое время, если открыть представление Образец слайдов в PowerPoint.
Образец слайдов хранит стили для шаблона: начертание шрифтов, макет (расположение текста, верхних и нижних колонтитулов), оформление фона и цветовую схему. С помощью образца пользователь может вносить глобальные изменения в стиль слайдов. Например, если требуется изменить цвет шрифта во всей презентации, измените его в образце слайдов.
Большинство шаблонов PowerPoint имеют одновременно и образец заголовков, и образец слайдов. Образец заголовков тоже хранит стили из шаблона оформления – отличие в том, что его макет и оформление призваны отделить титульные слайды от всех остальных. Это позволяет вносить изменения, отображающиеся во всех слайдах, кроме титульных, или только в титульных слайдах.
Образец заголовков предоставляет возможность настраивать титульные слайды, не затрагивая остальных. Типичным является пример с параметрами верхних и нижних колонтитулов; можно отключить отображение даты и времени, номера слайда или колонтитулов на титульных слайдах.
Кроме того, можно настраивать сам образец заголовков, чтобы еще больше выделить его (например, с помощью другого цвета шрифта или картинки, которая будет отображаться только на титульных слайдах).
Настройку образца заголовков использовать особенно удобно, если в презентации планируется использовать титульный слайд несколько раз. Например, для разбиения презентации на несколько разделов. Все изменения, внесенные в образец заголовков, отображаются на каждом титульном слайде.
Изменение образца заголовков
1. Откройте представление Образец слайдов с помощью меню Вид. Эскизы образца слайдов и образца заголовков отображаются в левой части представления
2. Щелкните второй эскиз (образец заголовков), чтобы отобразить его, и внесите изменения в стили, применяемые к титульным слайдам.
3. Чтобы отобразить образец заголовков, выделите в меню Вид пунктОбразец, а затем выберите команду Образец слайдов. Будет открыто представление Образец слайдов. Для отображения образца заголовков щелкните второй эскиз слайда в левой части окна.
В образце заголовков можно изменить или добавить цветовую схему, фон, начертание и цвет шрифта, фигуры, рисунки и анимации, чтобы сделать титульные слайды отличными от других. Например, чтобы изменить начертание шрифта для заголовка, следует выделить текст образца и изменить начертание.
Оптимизация рисунков
Рисунки украшают презентацию, но значительно увеличивают размер файла. В некоторых ситуациях это неприемлемо, например при передаче файлов через интернет. Можно решить эту проблему с помощью средства Сжатие рисунков на панели инструментов Рисунок. Это средство позволяет понижать разрешение, сжимать рисунки без потери качества и убирать ненужные данные (обрезанные части рисунка).
Оптимизированы могут быть только определенные типы изображений, причем они должны быть вставлены в слайд таким образом, чтобы их можно было изменять в PowerPoint. Для внедрения изображения предназначена командаРисунок из меню Вставка. Затем можно вставлять иллюстрации из области задач Картинки или из файла, со сканера или фотокамеры. Изображения будут храниться непосредственно в PowerPoint.
Однако не каждую иллюстрацию можно оптимизировать. Для этого не подходят векторные рисунки с расширениями файлов *.wmf, *.emf, *.cdr и *.eps.
Хорошо поддаются оптимизации изображения с высоким разрешением, в частности фотографии. К подходящим типам файлов относятся *.png, *.jpeg, *.tiff, *.bmp и *.gif.
Cредство Сжатие рисунков на панели инструментов Рисование позволяет установить различные параметры
В частности, новое разрешение иллюстраций.
При выборе разрешения «для интернета и экрана» выполняется оптимизация разрешения до 96 точек на дюйм. При выборе варианта «для печати» выполняется оптимизация разрешения до 200 точек на дюйм. Вариант «не изменять» означает, что разрешение следует оставить без изменений и будут выбраны другие параметры оптимизации.
Изменение разрешения может повлиять на качество изображения. Перед сохранением файла после уменьшения разрешения посмотрите на рисунки в режиме Показ слайдов. Если уменьшенное разрешение окажется неудовлетворительным, выделите рисунок в обычном режиме и нажмите кнопку Сброс параметров рисунка на панели инструментов Настройка изображения, чтобы восстановить первоначальное разрешение.
Уменьшить размер файла можно также с помощью параметра Сжать рисунки.Онпозволяет изменяет цветовой формат без потери качества рисунка. Если говорить точнее, качество иллюстрации при этом снижается, но глаз человека не всегда способен заметить разницу. Для иллюстраций разного качества этот метод оптимизации может давать разные результаты.
Диалоговое окно Сжатие рисунков позволяет удалить обрезанные части изображения с помощью команды Удалить обрезанные области рисунков.
Упаковка на компакт-диск
Опытные докладчики знают, что хорошее качество презентации на собственном компьютере и безукоризненное исполнение звукозаписей и фильмов еще не гарантирует качественное исполнение после копирования на другой компьютер.
Одной из причин являются файлы мультимедиа. Видеозаписи (например, файлы с расширением *.mpg) и многие типы звуковых файлов только связываются с презентацией, но они не переносятся автоматически вместе с ней. В таких случаях необходимо убедиться, что они будут доступны на используемом компьютере.
Другой причина трудностей связана с размером файлов *.ppt, которые обычно очень велики, что, к примеру, делает их пересылку по электронной почте не всегда возможной. Если требуется показать презентацию друзьям или коллегам, ее отправка в виде вложения в почтовом сообщении не является удачным решением.
Возможна также ситуация, когда на компьютере, где будет выполняться презентация, не установлено приложение PowerPoint. Эту проблему помогает разрешить средство просмотра Microsoft PowerPoint, автоматически выполняющее презентацию. Однако необходимо способ добавить средство просмотра к остальным файлам.
Специальное средство, встроенное в программу PowerPoint, позволяет легко упаковать все файлы презентации и перенести их в место проведения презентации или передать кому-нибудь для просмотра. Теперь можно собрать всю презентацию, все связанные с ней файлы, вспомогательные файлы, а также программу для просмотра – и перенести все это на компакт-диск или в общую папку. У вас есть выбор: использовать средство записи на компакт-диск или собрать все файлы в общей папке, чтобы записать их на CD с помощью другой программы или с другого компьютера.
Чтобы упаковать презентацию на компакт-диск из PowerPoint, требуется устройство для записи компакт-дисков и операционная система Microsoft Windows XP или более поздняя.
Если вы используете Windows 2000, примените средство PowerPoint для упаковки файлов в папку, а затем выполните запись на компакт-диск с помощью программного обеспечения от независимого поставщика.
Чтобы упаковать файлы презентации, сначала откройте ее, а затем в менюФайл выберите команду «Подготовить для компакт-диска». В пакет можно добавить практически любые файлы — они не обязаны быть частью презентации.
После завершения копирования программа спросит у вас, не желаете ли вы скопировать пакет на другой компакт-диск. Повторять операцию копирования можно неограниченное число раз, то есть вы можете легко создать целый тираж одинаковых компакт-дисков.
Использование паролей
Если необходимо ограничить круг лиц, которые могут открывать и изменять файлы вашей презентации, при записи презентации на компакт-диск вы можете установить пароль на доступ.
Пароль, назначенный в средстве «Упаковка для записи на компакт-диск», применяется к файлам *.ppt, *.pot, *.pps и *.mht (презентация, сохраненная как веб-страница) в пакете. Пароль применяется только к упакованным версиям презентаций и не влияет на пароли, которые вы могли задать для исходных файлов (на вкладке Безопасность в диалоговом окне Параметрыиз меню Сервис).
Если какой-то из пакуемых файлов уже имеет пароль, то выводится запрос: должен ли пароль, указанный в средстве Упаковка для записи на компакт-диск, переопределить пароль, уже назначенный для файла? Если нажать кнопку Нет, то пароль, необходимый для открытия упакованной версии файла, будет совпадать с паролем исходного файла. Если нажать кнопку Да, пароль для упакованного файла заменится на указанный в этом окне, а у исходного файла останется первоначальный пароль.
Поставьте лайк, если нравятся наши материалы и вы хотите чаще видеть их в своей ленте.