Все ваши сообщения и прочие элементы Outlook обычно хранятся либо на сервере, либо в локальных файлах данных. Например, при использовании Microsoft Exchange Server локальная копия сообщений с сервера хранится в Файле автономных папок (расширение .ost), расположенном на жестком диске. Этот файл синхронизируется с сервером Exchange при наличии подключения к Интернету, но позволяет также управлять элементами автономно.
Другой тип фалов данных - Файл личных папок (расширение .pst). Это файл данных на жестком или сетевом диске компьютера, в котором могут храниться сообщения и любые другие элементы. Этим типом файлов пользователь может гибко управлять. Такие файлы данных пригодятся для ведения автономного архива (элементы, содержащиеся в таких файлах, не занимают место в почтовом ящике Вашей учетной записи) и быстрого переноса сообщений между компьютерами без подключения учетной записи и выхода на сервер.
Создание нового файла данных
Чтобы создать новый файл данных на вкладке "Главная" выберите команду "Создать элемент" - "Другие элементы" - "Файл данных Outlook"
Программа тут же предложит Вам выбрать место хранения файла и задать его имя. В этом же окне Вы можете поставить галочку, чтобы задать пароль на открытие файла. Появится окно ввода пароля. Постарайтесь не забыть его в дальнейшем.
Созданный файл автоматически откроется и будет доступен из Outlook. Найти его можно в списке всех папок.
Если он там не появился, то нужно его открыть. Перейдите в меню "Файл" - "Открыть и экспортировать" - "Открыть файл данных Outlook". В открывшемся окне проводника найдите нужный файл и нажмите "Открыть".
Перемещение элементов в файл данных
Чтобы переместить элементы в созданный файл данных, найдите нужное сообщение, элемент или папку и просто перетащите в нужную папку нового файла данных.
Также Вы можете настроить правила почты таким образом, чтобы полученные письма сразу же перемещались в Ваш файл данных (для этого он должен быть открыт в Outlook). Чтобы такое правило работало, просто укажите при его создании в качестве папки-адресата одну из папок личного файла данных.
Еще один способ перемещения элементов - импорт данных. Команда находится в меню "Файл", вкладка "Открыть и экспортировать" - "Импорт и экспорт". Для импорта сообщений из другого файла данных, файл-источник должен быть закрыт.
Закрыть файл можно кликнув по нему правой кнопкой мыши в списке папок и выбрав "Закрыть...".
На первом шаге мастера импорта укажите источник импорта, например другой файл.
Далее выберите тип этого файла, например файл данных .pst
На третьем шаге через проводник нужно будет найти файл, из которого будет производиться импорт элементов, а также указать, что программа должна сделать, если обнаружит дубликаты.
На последнем шаге нужно будет выбрать конкретные папки для импорта (чтобы выбрать все, выделите верхнюю корневую папку). Также нужно указать файл, в который будет произведен импорт и определить, переносить ли вложенные папки.
После нажатия кнопки "Готово" сообщения, папки и другие элементы будут скопированы в указанный файл.
Особенности работы с файлами данных
- Файл данных позволяет работать с сообщениями и элементами самым обычным образом. Доступны все операции Outlook;
- Созданные файлы данных не синхронизируются с сервером Вашей учетной записи;
- Можно создать любое количество собственных файлов данных (например, под каждый проект, под каждого контрагента и т.д.);
- Файл данных можно переименовывать, перемещать в другие папки и на другие ПК и т.д., но после каждого такого действия Outlook сообщит, что файл не найден. Нужно будет заново его открыть, как показано выше. Кроме того, файл должен быть доступен для открытия и редактирования;
- С одним файлом может одновременно работать только один пользователь (одно приложение Outlook);
- Для открытия файла данных не имеет значение, под какой учетной записью выполнен вход в Outlook;
- Папки файла-данных могут быть указаны в качестве места хранения полученных сообщений (через настройку правил), а также в качестве места архивации элементов ("Файл" - "Параметры" - "Дополнительно" - "Настройки архивации").
При грамотном использовании файлы данных могут здорово помочь в организации работы с почтой (в том числе и автономной).
Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.
Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot
С уважением, команда tDots.ru