Я всегда придерживался мнения, что мелочи существеннее всего.
Артур Конан Дойл. Установление личности
Как быстро выбрать нужную Вам папку, рассказано в прошлой статье. Если же вы хотите основательно вникнуть во все особенности папок регистраторов, то это статья для Вас.
Запаситесь терпением и сядьте поудобнее - это все-таки не роман, и от вас потребуются усилия. Тех немногих, кто дотянет до конца, ожидает чувство удовлетворения и звание профессионала.
Какие характеристики есть у папки с арочным механизмом (папки-регистратора)
Формат папки регистратора
Папки с арочным механизмом предназначены для хранения документов следующих форматов: А5, А4, А3.
95% документов хранится в формате А4. Формат А3 используется для больших таблиц или чертежей. В папках формата А5 хранят копии платежных поручений, приходных ордеров, квитанции, и тому подобное.
Фото 1. Папка регистратор формата А5.
Ориентация папок
Папки бывают разной ориентации - горизонтальной и вертикальной. По аналогии с excel – альбомный и книжный формат. 98% папок вертикальные, но часть папок А3 и А4 формата горизонтальные.
Фото 2. Папка регистратор формата А3 горизонтальной ориентации.
Размеры обложек превышают сами размеры форматов документов, и различаются у разных производителей.
Ширина корешка
Папки с арочным механизмом выпускаются с шириной корешков приблизительно 50 мм и 80 мм. Корешок, названный как 80 мм, на самом деле от 70 мм до 80 мм в зависимости от производителя. Встречаются папки с корешком 120-125 мм.
Вместимость папок регистраторов в зависимости от ширины корешка:
Ширина корешка мм
50 мм
70-80 мм
125 мм
Количество листов
350
500 - 550
700 - 800
Таблица 1. Вместимость папкок в зависимости от ширины корешка
Если вы знаете, что количество документов у Вас будет меньше 500, или вы будете часто ими пользоваться, имеет смысл выбрать папку с корешком 50 мм. Она поменьше и полегче. Но, если документов много (например, вы подшиваете расходные накладные, которых у Вас видимо-невидимо), то смело выбираете 80 мм.
Фото 3. Папка с арочным механизмом 125 мм, точнее даже с двумя механизмами.
Папками с корешком 125 мм я не пользовался, но мне кажется, что это уже чересчур: при таких размерах ей неудобно пользоваться, да и вряд ли она долго «протянет» - слишком большой вес.
Материал обложки
От обложки зависит срок использования папки и ее внешний вид. Обложки бывают:
Картонные.
Простые, сделанные из картона. Это могут быть и самые недорогие обложки натурального цвета «крафт», или всем известный «мрамор». Обложки из картона используют для недорогих папок. Если у вас хорошие условия хранения и не планируется частое использование хранимых документов, этот вариант подойдет как нельзя лучше. При повышенной влажности или частом использовании следует отдать предпочтение папкам с обложкой из пластика или ламинированным. Главным достоинством папки с картонной обложкой является цена.
Фото 4. Папка регистратор с картонной обложкой цвета "мрамор".
Картонные, покрытые цветной бумагой
То же, что и из картона, только выглядит чуть более эстетично. Если папки из картона вам подходили по своему функционалу и цене, но не устраивали по внешнему виду, то обратите внимание на этот вариант.
Ламинированные
Ламинированный картон - более устойчивый к влажности материал. Особенностью этого типа обложки, является то, что на картоне перед ламинированием производители могут размещать фотографии. Это позволяет делать интересные папки. Ламинирование может быть, как снаружи обложки, так и изнутри обложки. Подойдет для частого использования или создания индивидуального фирменного стиля.
Покрытые ПВХ снаружи
Картонные папки, покрытые снаружи пластиком. Материал, которым покрыты папки - поливинилхлорид, полипропилен, полиофелин. Покрытие снаружи позволяет существенно улучшить внешний вид и получить богатую палитру цветов. Пластиковое покрытие защищает края обложки от повреждений и загрязнений снаружи (легко почистить). Частично защищает от влаги. Пойдет для хранения документов в невлажных помещениях с дополнительными эстетическими требованиями.
Фото 7. Папка регистратор с обложкой покрытой ПВХ снаружи
Покрытые ПВХ снаружи и изнутри
Имеет все вышеперечисленные характеристики и достоинства. Плюс полная защита от неблагоприятных условий. Эти папки украсят офис и подойдут для частого использования.
Пластиковые
Существуют также тяжеловесы в мире папок. Это папки, обложка которых состоит целиком из толстого пластика. Эта конструкция позволяет забыть об условиях хранения. Ее можно хоть в ванной с водой хранить, главное, чтоб сами документы выдержали. Из недостатков следует отметить очень высокую стоимость и очень ограниченное количество цветов.
Толщина обложки.
Кроме материала, вторым показателем качества обложки является ее толщина. Тут показатели могут отличаться от производителя к производителю.Чем толще обложка, тем прочнее папка.
Механизм регистратора.
В арочном механизме папки-регистратора используется механизм с D-образными кольцами. Конструкция колец позволяет разместить бумагу ровной стопкой. Арочный механизм позволяет размыкать кольца с помощью рычажка и снабжен планкой для фиксации бумаг.
Фото 10. Фиксированный арочный механизм с D-образными кольцами.
Механизмы бывают съемными и фиксированными. Съемные механизмы устанавливаются в папку самостоятельно (хороший поставщик установит их сам по Вашей просьбе) непосредственно перед использованием. Транспортировка без механизма позволяет в разы увеличить количество перевозимых папок, что позволяет существенно экономить на логистике. Платой за это является менее надежное крепление. Съемным механизмом комплектуются только самые недорогие папки.
Фото 11, 12. Съемные арочные механизмы с D-образными кольцами.
Фиксированный механизм используется в большинстве папок-регистраторов. Он устанавливается на обложку при производстве, и далее их жизнь (обложки и механизма) протекает уже совместно. Такая конструкция отличается надежностью, но платой за это является высокая стоимость логистики. Т.к. в собранном состоянии перевозится много пустого места. Это особенность делает выгодным открывать производства папкам поближе к местам их потребления. А импортные папки делает особенно дорогими.
Механизмы 1800
Отдельно стоят механизмы скоросшивателей с открытием на 180 градусов, компании Lietz. Многие про них слышали, но не многие представляют, что это такое. Данный механизм проще показать на видео.
Торцевой карман
Карман на торце папки служит для того, чтоб подписать (озаглавить) тип хранимых в нем документов, для ускорения их поиска в будущем. Бывают карманы для этикеток съемные, которые можно заменять при необходимости, и не съемные. Не съемные карманы, представляют из себя просто место для нанесения надписи в торце папки. Для изменения надписи не стираемой ручкой воспользуйтесь специальной этикеткой и просто заклейте предыдущую.
Кольцо
Рядом с торцевым карманом, как правило, расположено кольцо. Оно предназначено для того, чтобы с помощью пальцев извлекать папку из плотного ряда их собратьев. Кто не знал?
Фото 15. Кольцо на корешке папки регистратора служит для убобства их извлечения.
Папка Панорама
Еще одной разновидностью кармана, является папка «Панорама». Это обычная папка, только на лицевой обложке у нее расположен прозрачный карман. Это позволяет сделать из обычной серийной папки, - папку с индивидуальной уникальной собственной обложкой.
Фото 16. Папка регистратор типа Панорама, позволяет сделать лицевую сторону уникальной.
Уголки
Некоторые папки снабжены металлическими уголками, которые крепятся на нижние края обложки. Их задача - предохранить края не слишком качественной папки от истирания при интенсивном использовании. Мои опыт подсказывает, что крепить уголки на папку, обтянутую ПВХ нет никакой необходимости. Этот материал и так ее защищает. Кроме того, эти уголки имеют существенный недостаток – они царапают мебель. Следует подумать при покупке папки с уголками, что для Вас важнее: папка или мебель?
Внутренний карман
Некоторые папки снабжены внутренним карманом на передней или задней обложке. Его можно использовать для того, чтоб хранить там временную информацию, которая не требует подшивки. Эти элементы встречаются у более дорогих моделей.
Резинка.
Наиболее дорогие папки регистраторы снабжены резинкой, которая препятствует произвольному открытию обложки. Это удобно при ее перемещении (везете с собой), или при хранении на столе для постоянной работы, чтобы не открылась случайно, когда не нужно.
Аксессуары для папок регистраторов.
Разделители.
Это, прежде всего, разделители листов и хорошее оглавление. Ничто так не облегчает работу, как хорошая систематизация информации.
Этикетки
Существуют специальные этикетки, которые по размеру соответствуют карману для папок. О них писали выше. Если Ваши папки без съемных карманов – пользуйтесь ими.
Спасибо всем, у кого хватило терпения дочитать до конца.
Если я что-то забыл, напишите об этом в комментариях.