Как часто вы откладывали важные дела "на потом"? Думали, что у вас есть еще ЦЕЛАЯ неделя, а тут, бац, и пятница? Для эффективного распределения своего времени необходимо знать несколько техник. Научиться расставлять приоритеты в своих ежедневных заданиях помогут техники тайм-менеджмента.
Тайм- менеджмент является ключевым инструментом в планирование, расстановке и оптимизации своего времени. В этой статье мы рассмотри исключительно принципы расстановки приоритетов.
Вот несколько советов для создания максимально эффективного плана дня:
1. Записывайте все свои ежедневные дела в блокнот.
2. Не планируйте больше двух крупных дел в день (Вы не успеете сделать все, если запланируете слишком много).
3. Не забывайте вычеркивать дела, по мере их выполнения (Таким обзором, вы увидите, что дела скоро закончатся и вы не напрасно тратите время).
4. Планируйте выполнение дел от самого большого и скучного к самому маленькому и приятному.
5. Если есть дела в списке, которые вы ДОЛЖНЫ сделать, но не хотите, то запланируйте что-то приятное после выполнения этого дела (например, съесть большой кусок торта).
Рассмотрим одну из техник по расстановке приоритетов Матрица Эйзенхауэра.
Матрица выглядит следующим образом:
Зона А: Дела важные и срочные.
Если вы все правильно планируете в своем времени, то этот квадрат всегда будет пустым. Если же у вас есть дела в этом квадрате, то за их выполнение нужно браться в первую очередь. Важно помнить, что если вы систематически накапливаете дела в зоне А, то необходимо пересмотреть свою самодисциплину.
Сюда относятся дела:
1. Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
2. Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
3. Дела, которые имеют отношение к здоровью
Зона В: Дела важные, но не срочные
Это квадрат является самым важным и требующий пристального внимания. Дела из этого квадрата должны составлять повседневные задачи любого человека. Дела в этом квадрате, если их не решить вовремя перейдут в квадрат А.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.
Зона С: Дела не важные, но срочные
К этому квадрату относятся дела, как правило, навязанные кем-то. Их выполнение никак не скажется на вашей эффективности, но выполнить их необходимо. Лучше эту категорию дел делегировать (перепоручить кому-то еще), если такой возможности нет, то избавиться от этого дела как можно скорее.
Зона D: Не срочные и не важные
Дела в этой зоне вообще не представляют никакой ценности. Их следует выполнять либо в последнюю очередь, либо не выполнять совсем. Дела из этого квадрата должны быть сведены к минимуму, что бы не мешать выполнять задачи из квадрата В.
После того как вы освоите матрицу Эйзенхауэра вы научитесь экономить время на выполнение ненужных задач. Не делать все важные дела в последний момент и ваша работа будет более равномерной и сбалансированной.