Скорость нужна, а поспешность вредна
Александр Суворов
Редкий руководитель в наше время недооценивает полезность системы регламентов для роста производительности и эффективности труда сотрудников. Если у вас всё же есть сомнения, начните чтение со статьи “Система регламентов в компании как краеугольный камень эффективности руководителя”.
Почти каждый собственник, топ-менеджер и руководитель хочет выстроить систему регламентов в своей компании/подразделении сразу, как только узнаёт о её преимуществах.
Однако «Скорость нужна, а поспешность вредна», — говорил великий русский полководец Александр Суворов. Прежде чем приступать к разработке регламентов, предлагаю задаться вопросами: "Какая должна быть структура у системы регламентов?”и “Есть ли типовые варианты и принципы, или для каждой компании система регламентов строится по-своему?”
В статье-руководстве, которая сейчас перед вами, я подробно рассказываю о типовом подходе к формированию структуры системы регламентов. Материал основан на моём опыте построения структуры как в своей компании, так и у наших Клиентов.
Типовая структура папок системы регламентов: подробное описание на реальном примере
От структуры папок системы регламентов зависит многое: удобство использования для сотрудников; лёгкость дальнейшего развития и администрирования; вероятность возникновения ошибок и несанкционированного доступа.
Все документы в рамках системы регламентов структурированы в папках. Папки могут быть вложенными. Прежде чем продолжать чтение, обязательно изучите разделы “Структура папок, иерархия (на примере файловой системы)” и “Предоставление доступа: иерархия, наследование, пользователи, группы”, а также полностью прочитайте всю статью “Система регламентов (часть 1): общие технические требования к программному обеспечению и сервисам для реализации “хранилища регламентов”. Также изучите статью “Система регламентов (часть 2): требования к функционалу текстового редактора для составления регламентов”.
Доступы к папкам, там, где это возможно, предоставляйте всегда на уровне групп, когда дело касается должностных инструкций и регламентов. Давайте доступ на уровне пользователей, когда речь идёт о личных документах сотрудника.
В чём смысл использования групп? Их использование значительно упрощает администрирование и предоставление доступов к документам.
Используйте группы пользователей для упрощения администрирования и минимизации вероятности ошибки
Сотрудник перешёл в другой отдел? Старый ушёл, а на его место пришёл новый? Теперь нет необходимости расставлять заново права доступа у папок в системе регламентов. Просто перенесите сотрудника из одной группы в другую. После этого у него будет доступ только к тем документам, которые доступны в новой группе.
Предлагаю разобрать на конкретном примере структуру папок системы регламентов. Допустим, у компании следующая организационная структура:
- генеральный директор;
- исполнительный директор (управляющий);
- департамент по работе с клиентами. В его состав входят: 1) руководитель департамента, 2) отдел поддержки и обслуживания клиентов (менеджеры + руководитель отдела); 3) отдел холодных звонков (операторы + руководитель отдела); 4) отдел активных продаж (менеджеры по продажам + руководитель отдела).
- департамент обеспечения, в который входят: отдел бухгалтерии (главный бухгалтер + бухгалтеры), отдел обеспечения (секретари, курьеры), юридический отдел (юристы + начальник отдела).
- департамент производства, в который входят: склад, производственная площадка, отдел дизайнеров.
Структура папок системы регламентов будет в точности повторять организационную структуру компании. Потребуются следующие корневые папки:
Папка “Генеральный директор”
Содержит регламенты и инструкции для генерального директора. Доступ: полный доступ только у генерального директора.
Даже если вы — генеральный директор, используйте свою память для хранения более ценных знаний, нежели типовая речь при “выходе нового сотрудника на работу” или “сценарий проведения внешнего аудита для бухгалтерии”. В этом вам помогут регламенты для себя самого :-)
Папка “Исполнительный директор”
Регламенты для исполнительного директора. Доступ: полный доступ только у генерального директора и у исполнительного директора.
Далее подразумевается, что исполнительный и генеральный директор имеют доступ ко всем остальным папкам.
Папка “Департаменты”
Содержит внутри себя подпапки для каждого департамента + отдельная подпапка для руководителя департамента (см. скриншот ниже). В каждой подпапке департамента создавайте подпапки его отделов. В подпапках отделов сделайте папки для каждой должности (здесь будут храниться регламенты для этой должности) + отдельная папка для начальника отдела, где хранятся регламенты его работы.
Доступ предоставляется по следующим принципам:
- Группа “Руководитель департамента по работе с клиентами”получает доступ на редактирование папки “Департамента по работе с клиентами”. Из этого автоматически следует возможность редактировать все остальные подпапки: и отделов, и должностей (помните о наследовании прав доступа!). Аналогично права необходимо присвоить для всех папок департаментов компании.
- Группа “Руководитель отдела поддержки” имеет доступ на редактирование к папке “Отдел поддержки”(автоматически и ко всем нижележащим папкам).
- Группа “Менеджеры отдела поддержки” имеет доступ к папке “Менеджеры отдела поддержки”, где хранятся их должностные инструкции.
В итоге у каждой должности в компании должна быть своя папка, внутри которой могут быть созданы дополнительные подпапки для структурирования информации (если регламенты могут быть разделены по тематикам или каким-либо другим критериям). К “папке для должности” (например, “Менеджеры отдела поддержки”) имеют доступ следующие группы и пользователи:
- Группа “Должность сотрудника”, в которую включён сам сотрудник.
- Все вышестоящие руководители сотрудника (также на уровне групп).
- Сотрудники других подразделений. Доступ предоставляется только в случае необходимости, с правами “комментирование/рецензирование” или “только чтение”.
Папка “Общая документация”
Может содержать две подпапки “Общая - Офисные сотрудники” и “Общая - Все сотрудники”. Идея в том, чтобы аутсорсеры НЕ получали доступ к информации, касаемой организации работы офиса (вспоминаем принцип “меньше знаешь - крепче спишь!”). Соответственно у аутсорсеров есть доступ только в папке “Общая - Все сотрудники”.
Папка “Технические данные”
Для каждого сотрудника в этой папке создается файл-документ с его личными паролями (шаблон имени файла: “Фамилия-Имя-данные-сервисов”). Каждый сотрудник имеет доступ только к своему документу. В него он вносит информацию о всех аккаунтах, не только на корпоративных, но и на бесплатных сервисах, используемых в работе.
Если вы используете технологию “личных дел” в работе с сотрудниками (о ней чуть ниже), то в нём имеет смысл указать ссылку на документ с паролями, чтобы сотруднику было удобно его находить.
Папка “HR”
Внутри себя дублирует организационную структуру компании. Имеет следующую структуру вложенности: “Департамент → Отдел → Личная папка сотрудника”(см. пример на скриншоте ниже).
У руководителя департамента должен быть доступ на редактирование всей папки “Департамент по работе с клиентами”. У руководителей отдела — полный доступ на редактирование папок отделов. У линейных сотрудников — доступ только к своим личным папкам. Обратите внимание, что у папок есть префикс HR, который позволяет отличать эти папки от других папок, где используется Имя и Фамилия сотрудника. В каждой личной папке сотрудника обычно хранятся следующие документы и подпапки:
- Подпапка “Личные документы”. Здесь хранится документЛичная карточка сотрудника(что это такое, см. в статье “Личные дела для сотрудников: Как учитывать дисциплинарные проступки, достижения, косяки и договорённости”), документ “Состав грейдов сотрудника”(читайте “Система грейдов, или Как вырастить руководителей и сотрудников-профессионалов”).
- Подпапка “Временные документы”. Для хранения временных, а также разрабатываемых сотрудником документов.
- Подпапка “Планы и отчёты”. Все документы, которые связаны с планированием и отчётностью сотрудника. Например, “план загруженности на месяц” и “ЛОГ обсуждений оперативных вопросов”.
Папка “Шаблоны документов”
Здесь собраны все шаблоны документов. Внутри папки могут быть созданы подпапки по тематикам шаблонов. Примеры таких подпапок: “Менеджмент - шаблоны”, “Маркетинг - шаблоны”, “Продажи - шаблоны” и т.д.
Преимущество хранения всех шаблонов в одной папке — централизация и удобство поиска среди документов. Основной недостаток — необходимость отдельно продумывать систему прав доступа для папки “Шаблоны документов” (если вы не хотели бы делать все шаблоны доступными для всех). Самый простой вариант — предоставлять доступ тем группам сотрудников, кто использует их в работе.
Второй способ организации хранения шаблонов — создавать в каждой папке “Департаменты” (или “папке отдела”) подпапки для хранения шаблонов. Например, в папке “Отдел поддержки” создать папку “Шаблоны поддержка”. В этом случае права доступа наследуются и не требуют дополнительной настройки.
Папка “Внутренние проекты”
Предназначена для хранения документации по внутренним проектам. Внутри папки для каждого проекта необходимо создавать отдельную папку (краткое имя проекта) с доступом для участников проекта или групп по должностям.
Рекомендую нумеровать проекты (добавлять своего рода “внешний ключ”) и отражать эту нумерацию в названии папок в с помощью префикса. Номера присваивать в порядке появления новых проектов, начиная с числа “001”. Чтобы отличать нумерацию от “клиентских проектов” добавляйте к префиксу букву, например, букву “В” (от слова “внутренний”). Получится что-то вроде: 001В-Название-проекта, 002В-Название-проекта, …, 036В-Название-проекта, …, 573В-Название-проекта.
Кроме того, такой формат записи (обязательно с нулями для отсутствующих разрядов числа) позволяет удобно сортировать папки. Использование этих номеров в задачах или при упоминании внутреннего проекта однозначно помогает понять, о каком конкретном проекте идёт речь.
Подробнее о том, как управлять проектами, читайте в статье “Как управлять проектами и составными задачами и планировать их: Пошаговая инструкция для руководителей и сотрудников”.
Папка “Клиентские проекты”
Логика предоставления доступа аналогична папке “Внутренние проекты”, т.е. доступ есть только у тех сотрудников, кому он необходим. Нумерация проектов может использоваться без дополнительной буквы. Название можно давать по названию клиента и потом в дальнейшем использовать номер и название для всех связанных задач.
Рекомендация. Используйте нумерацию клиентских проектов для формирования уникальных номеров договоров, счетов, актов и других документов. Тогда вы всегда сможете сказать, к какому проекту принадлежит тот или иной документ.
Например, если есть проект под номером “134”, то все документы по этому проекту начинаются с числа 134, например, счёт №134.001 и договор №134/01.
Используйте нумерацию клиентских проектов для формирования уникальных номеров договоров, счетов, актов и других документов
Само собой, любой проект можно делить на подпроекты. Рекомендую давать папкам для подпроектов (естественно, их необходимо создавать внутри папки проекта) имена в формате “Суть работы-Имя проекта”. Тогда специалист, которому необходим доступ к этой папке, легко поймет, к какому проекту она относится, без необходимости получать доступ к папке всего проекта. Например: “134-Проектирование-РЕНЕССАНС”.
Если по проекту необходимо хранить общую информацию, соберите её в отдельную подпапку в папке проекта. Укажите прямую ссылку на эту подпапку в документах всех подпроектов (для размещения ссылки выберите один ключевой документ подпроекта). В этом случае можно будет обойтись без отдельного монтирования “общей папки” подпроекта в рабочем пространстве сотрудника.
Дополнительные фишки
Здесь я приведу маленькие полезности, которые я использую для удобства при работе со структурой регламентов.
Папка “000-архив”
В каждой папке из структуры имеет смысл создавать отдельную подпапку с префиксом “000-архив-”, куда можно складывать устаревшие и более неактуальные документы. Например, в папке “Менеджеры отдела поддержки” можно создать папку “000-архив-менеджеры отдела продаж”.
Удалять такие документы я не рекомендую. В глобальном поиске по документам они будут участвовать. В будущем информация из них может помочь сэкономить время.
Нумерация папок в виде префикса
Думаю, что вы уже обратили внимание на использование нумерации в папках проектов. Там она имела двойной смысл: 1) присвоить уникальный номер проекта; 2) удобство сортировки.
Именно для удобства сортировки папки выстраиваются в той последовательности, которая более логична, а не по алфавиту. Для этого используются префиксы в формате “01-”, “02-”, “03-” и т.д. “01” присваивайте той папке, которую вы хотите видеть первой в списке, “02 — второй и т.д. В нужном порядке они выстроятся при сортировке “по возрастанию”. Пример реализации - ниже на скриншоте.
Варианты формирования структуры папок/каталогов и прав доступа в системе регламентов
Рабочее пространство — это точка, в которой сотрудник заходит в систему регламентов и видит её структуру.
Существует два метода формирования дерева каталогов для отображения на рабочем пространстве у сотрудника. Нюансы и тонкости методов будут понятны скорее техническим специалистам. Однако я их намеренно привожу в статье, поскольку от варианта использования зависит и вероятность ошибочного предоставления доступа. Моя рекомендация — используйте метод №1.
Преимущества и недостатки рассматриваются с позиции сравнения двух методов. Расскажу о методах на примере сотрудника из папки “Отдел поддержки”, который, напоминаю, входит в “Департамент по работе с клиентами”.
Метод №1 (рекомендуемый): Доступ только к необходимым папкам
Ключевая идея: доступ предоставляется сотруднику только к необходимым папкам. Остальные папки он не видит. Для того чтобы сформировать рабочее пространство для конкретной должности, потребуется отдельно “монтировать” все папки, к которым у него есть доступ, если они не связаны между собой иерархически.
То есть менеджеру отдела поддержки НЕ будут видны папки “Департаменты”, “Департамент по работе с клиентами”, “Отдел поддержки”. Он будет видеть только папку “Менеджеры отдела поддержки”.
Преимущества:
- Минимизация риска предоставления доступа к “чужим” папкам и конфиденциальной информации. Пожалуй, это ключевое преимущество метода, поэтому я его и рекомендую для использования.
Недостатки:
- Сложность при настройке рабочего пространства сотрудника. Для каждой должности необходимо собирать “свою” структуру папок в рабочем пространстве. Для экономии времени администратора и минимизации вероятности его ошибки, рекомендую составить отдельный регламент, в котором указать “какие папки и для какой должности необходимо монтировать”.
- Смена сценария использования папок “Внутренние проекты” и “Клиентские проекты”. Администратору необходимо будет создавать каждому сотруднику в его личном рабочем пространстве дополнительный папки “Внутренние проекты - И.Фамилия” и “Клиентские проекты - И.Фамилия” и уже в них “монтировать” проекты или подпроекты, к которым у них есть доступ.
Метод №2: Доступ к корневой папке
Ключевая идея: Все группы, в которых состоят сотрудники, имеют доступ к корневой папке (как правило, её называют по имени компании, например “РЕНЕССАНС”), в которую складывают все папки, перечисленные в рамках типовой структуры: “Генеральный директор”, “Департаменты”, “Все сотрудники” и т.д.
Например, группе “Менеджеры отдела поддержки”предоставляют доступ к папке “РЕНЕССАНС” на “чтение”. Доступ наследуется на подпапки всех уровней. После этого администратор проходит по структуре и вручную убирает доступ с тех папок, которые не должны видеть менеджеры отдела продаж.
При этом необходимо распространить доступ на “чтение” на все папки, которые содержатся на пути к ключевым папкам сотрудника. Обратите внимание, что в транзитных (промежуточных) папках должны быть только другие подпапки. Если же в них будут документы, то доступ к ним будет у многих групп пользователей.
В итоге группа “Менеджеры отдела поддержки” получит доступ на чтение к папкам “Департаменты”, “Департамент по работе с клиентами”, “Отдел поддержки”. Ко всем остальным папкам внутри папки “Департаменты” доступ необходимо будет “снимать” вручную.
Недостатки способа:
- Основной риск — предоставление ошибочного доступа к конфиденциальной информации. Можно банально забыть убрать доступ с папок или подпапок, к которым доступ НЕ должен предоставляться для данной группы сотрудников (напоминаю, что доступ автоматически наследуется на все подпапки всех уровней вложенности при предоставлении доступа на “чтение” к корневой папке).
- Сложность создания новых групп (в процессе работы с регламентами такая необходимость обязательно возникнет). Чтобы их добавить, придётся “пройтись” заново по всей структуре папок. При этом сохраняется риск ошибки и предоставления доступа к конфиденциальной информации.
- Сложность создания новых подпапок. К ним автоматически будут получать доступ на “чтение” все группы, у которых предоставлен доступ на “чтение” к вышестоящим папкам (это происходит опять же вследствие механизма “наследование”).
- Для личных папок сотрудников, которые находятся в папке HR, всё равно придётся предоставлять индивидуальный доступ.
Преимущества способа:
- Более удобно и быстро формировать структуру регламентов в рабочем пространстве сотрудника, т.к. необходимо “монтировать” только корневую папку.
Развитие структуры системы регламентов
Вариантов реализации структуры регламентов множество. Возможно, вам будет удобно часть структуры построить по методу “Доступ только к необходимым папкам”, а другую часть — “Доступ к корневой папке”.
Дополняйте приведённую мной структуру новыми папками, экспериментируйте с правами доступа (естественно, по принципу “сделали и сразу же проверили”, а не “сделали и время покажет”). Развивайте структуру регламентов вашей компании, но всегда помните, что в рамках развития вам будет необходимо искать баланс среди параметров: удобство использования/риск ошибки/удобство администрирования.
Буду признателен за вопросы к статье, а также если поделитесь своим опытом структурирования регламентов и распределения доступов.
В следующих статьях я приведу список ключевых регламентов, кратко расскажу об их предназначении, особенностях и содержании.
Автор статьи - Евгений Севастьянов
Генеральный директор Открытой Студии
Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни".
E-Mail: info@openstud.ru