Помощники в нашей жизни нужны. Но давайте рассмотрим где и у кого в проектной организации могут быть и должны быть люди с должностью "помощник"?
Личные помощники
Чаще всего личные помощники с различными наименованиями этой должности имеются прежде всего у генеральных, исполнительных, финансовых, операционных и прочих директоров. Функционал у таких помощников административный в основном, быть рядом и выполнять оперативно поставленные задачи конкретным лицом. Так называемые личные помощники воспринимаются, как нечто очень привилегированное и дозволенное не каждому, впрочем как и личный кабинет в некоторых проектных бюро. Всецело личных помощников нагружают самой разнообразной деятельностью, они должны обладать самыми на первый взгляд, странными навыками и умениями и всё исходит от личности самого главного героя, к кому этот личный помощник будет приставлен.
Помощник ГИПа
Помощник при главном инженере проекта для разных организаций - это также фигура, которая может обладать самыми разными навыками и всё зависит от функционала и особенностей проектов, над которыми его начальник (главный инженер проекта) работает. В какой области знаний должен обладать такой человек? Самыми разнообразными и чаще всего если у организации нет возможностей достойно платить такому сотруднику нанимают и вовсе людей без опыта после института, или которые еще учатся. Если же у организации и ГИПа есть четкие установки на этот счет, то человек подбирается под требования ГИПа (ориентир именно на конкретного человека, у которого есть необходимость взять помощника). И тут как правило возникают основные запросы по технической грамотности, желанию постоянно учиться и иметь подвижный живой мозг, оперативность реакции и системный подход к решению рабочих задач, любовь к порядку и усидчивость, терпение и понимание во всех вопросах ГИПа хотя бы поверхностно, а также тонкое ощущение настроений команды. По факту помощники растут и становятся Заместителями ГИПа или даже ГИПами и ведут свою деятельность уже самостоятельно приняв правила и опыт от своих коллег.
Помощник проектировщика
Помощник проектировщика - сейчас не самая распространенная должность и воспринимается скорее, как техник, молодой специалист, который выполняет задачи проектирования с прицелом стать тем самым проектировщиком, у которого он помощник. Наверное когда кадрового голода не было так явно видно, то в крупных проектных институтах, такая должность и существовала и была вполне себе обыденной. Помощник проектировщика учился у проектировщика, к которому был приставлен и впоследствии становился самостоятельной единицей. То сейчас о такой должности наверное никто и не вспомнит. Многие проектировщики не в силах по времени и по своим личным качествам брать к себе помощников, чтобы он просто учился, все хотят самостоятельных единиц в штате с разными должностями, в видимых границах коллектива, создавая так называемую иерархию.
Отсутствие помощников - не равно отсутствие помощи
Есть много примеров, где проектные организации не принимают позицию "у каждого ГИПа, руководителя проекта и даже генерального директора по личному помощнику".
Объяснения на этот счет следующие:
- если вам нужна помощь, значит вы перегружены задачами от своего руководства и/или плохо сами распределяете время рабочего дня.
- если вам нужен человек, которым нужно помыкать и командовать, вы не руководитель, который нуждается в помощнике, а закомплексованный тип, вам к психотерапевту.
- если вам кажется, что так положено, что помощники есть у всех и вам тоже надо, это не реальное объяснение дел, а просто поставить галочку в присутствии помощника, но работой вы его не увлечете и скорее всего он будет не загружен работой, а организация будет платить зарплату этому сотруднику.
- если вы боитесь, что вы уйдете в отпуск, а на рабочем месте всё будет гореть в огне и обязательно что-то случится, вы тревожный тип, который не доверяет ни себе, ни коллективу, ни своему руководству. В случае ухода ГИП (например) в отпуск его временно может замещать его руководитель, да не по полной программе, но ничего сверхсерьёзного за этот короткий период не произойдет и все дождутся ГИПа.
Для чего же действительно нужны помощники на примере помощника ГИПа:
"не используйте дорогостоящего сотрудника для перекладывания бумажек" - так звучит аксиома оправданности потраченных денежных средств компанией.
Если компания может себе позволить упустить важные технические вопросы, потратив время дорогого сотрудника на обыденные задачи, которые может вполне быстро и качественно произвести параллельно другой сотрудник с зарплатой ниже, то это обязательно нужно сделать.
Управление трудозатратами (я называю это САМОЗАТРАМИ на рутинные вопросы).
Управление самозатратами ГИПа — это системный подход к планированию работы ГИПа, мониторингу и оптимизации времени и усилий, затрачиваемых ГИПом. Цель такого управления — повысить свою эффективность использования рабочего времени, а также:
- Решение рутинных вопросов таких как, протоколы, повестки совещаний, рассылки писем и опросов.
- Отслеживание сроков в пределах короткого установочного времени (устанавливает ГИП), устные и письменные напоминание о выдаче материалов, проектов и изысканий. Доклад ГИПу о проблемных вопросах и вопросах, которые решены.
- Организация совещаний по запросу ГИПа или иного руководителя, в том числе сбор срочных совещаний, подача данных на пропуски, направление факсограмм и прочего.
- Распечатка (или умение организовать печать), брошюровка проектной документации, срочная и плановая корректировка оформления и иные вопросы связанные с корректировками документации.
- Напоминание ГИПу о тайминге на предстоящий день, о коллизиях по совещаниям или накладкам по времени совещаний или выездов.
- Умение организовать поездки, командировки, сбор и направление отчетных документов после поездок.
- Сбор/получение финансовых документов и их корректная передача в бухгалтерию (счета-фактур, акты, отчеты комитенту, прочие).
- Сбор/получение юридических документов (Договоры, дополнительные соглашения, претензии и прочее) и их корректная передача в архив, юристам и/или в бухгалтерию.
- Владение инструментами и управления официальной перепиской и документооборота (1С, МосЭДО, Контур Диадок и прочие программы).
Управление самозатратами на трудочасы ГИПа - это явная экономия не только энергии ГИПа, но в целом показатель слаженной системной работы единого механизма. Конечно в таких задачах ГИП должен сам понимать и уметь делать всё то, что делает его помощник, но в виду экономии трудозатрат своих затрат, он делегирует эти задачи своему помощнику.
Возникает вопрос, а что делает ГИП? Тогда вам на следующие статьи на тему, кто такой ГИП и чем он занимается в разных видах организациях.
Управление рисками (управление печальной безысходностью)
Я назвала это так, только в виду специфики работы конкретного помощника в конкретных организациях и условиях. Увы, но никто не застрахован от чрезвычайно странных для помощников задач. В моей практике помощника могли нагрузить выполнением паспортов Объектов для строительства, задачами курьеров (отвести или привезти документацию, иной раз на своей машине и стопками коробками, поэтому в помощники брали молодых крепких ребят с личным автомобилем), выполнить проектные разделы документации, за которые никто не взялся (ТБЭ, ЭЭ или иные специфические разделы), перекладывание чужой работы (подготовка Договора, решение технических задач за ГИПа и прочее). Помощника вдруг могут отправить и на стройку, или на совещание, куда угодно с самыми разными вопросами.
Иной раз это безвыходная ситуация, но должна ли она быть в арсенале помощника? Скорее всего помощник должен быть готов к любым нетривиальным задачам. Риск ухода ГИПа на больничный или форс-мажорные обстоятельства есть всегда и помощник должен уметь подстраиваться под эти риски.
Управление качеством
Помощник ГИПа потенциально это тоже будущий ГИП, который перенимает опыт и стиль поведения и работы своего ГИПа. Поэтому тут важно помощнику принимать участие в технической части своей работы.
Что касается нагрузкой помощников на выполнение, например, пояснительной записки в XML, или загрузкой в экспертизу документации - это также вполне рабочий функционал помощника.
ГИПы делятся также на несколько категорий:
- Категорически против помощников
- Слишком делегирующих на своих помощников
- Адекватных начальников с ясными границами, что должен выполнять его помощник, а что он делать не обязан и не будет никогда
- Сомневающихся руководителей, которые стараются загрузить помощника и своими задачами и чужими и вообще не имеющими отношения к его деятельности
В том или ином случае ГИП может существовать без помощника, руководитель отдела может справиться без помощника, а вот наоборот вопрос спорный. Помощник руководителя, помощник ГИПа или помощник проектировщика - это должность, которая имеет самый разнообразный функционал и привязан только к одному конкретному лицу. И моё определенно точное мнение, что если помощник есть, то он должен свою деятельность направлять на одного руководителя, а не на двоих, троих. А вот у одного руководителя в виду особенностей и количества проектов может быть много помощников.