Когда компания обновляет парк печатной техники, выбор часто делается по принципу «лучше взять с запасом». Если МФУ умеет печатать в цвете, значит оно универсальнее, а значит – выгоднее.
На практике всё оказывается иначе.
Мы регулярно сталкиваемся с ситуацией, когда организация закупает цветные МФУ для всех подразделений без анализа реальных задач. Через год выясняется, что 80-90% отпечатков остаются обычными чёрно-белыми документами, а расходы на обслуживание и расходные материалы оказываются значительно выше ожидаемых.
Проблема не в цветной печати как таковой. Проблема в том, что многие компании платят за функции, которыми практически не пользуются.
Давайте разберёмся, кому действительно нужен цвет, где скрываются основные расходы и почему смешанный парк техники часто оказывается самым рациональным решением.
Кому на самом деле нужен цвет
Когда руководитель видит цветное МФУ, кажется логичным поставить его в каждый отдел. Но если посмотреть на реальные сценарии использования, картина меняется.
Возьмём типичную компанию на 100-150 сотрудников.
Бухгалтерия печатает счета, акты, договоры и отчёты. Отдел кадров работает с приказами, заявлениями и личными делами сотрудников. Склад выпускает накладные и сопроводительные документы.
Во всех этих процессах цвет практически не влияет на результат.
Совсем другая ситуация в маркетинге, отделе продаж или у руководителей, которые регулярно готовят презентации для клиентов и партнёров. Здесь цвет действительно помогает воспринимать информацию и повышает качество материалов.
На практике мы видим, что в большинстве компаний доля цветной печати составляет всего 5-15% от общего объёма документов.
Получается интересная ситуация: ради небольшого количества цветных отпечатков организация переводит весь парк техники на более дорогую платформу.
Где бизнес теряет деньги
Основные расходы начинаются не в момент покупки оборудования. Настоящая стоимость становится заметна в процессе эксплуатации.
Рассмотрим упрощённый пример:
Компания печатает около 20 000 страниц в месяц.
Если большая часть документов монохромная, то использование специализированного чёрно-белого МФУ позволяет получать значительно более низкую стоимость отпечатка.
Например, ресурс тонер-картриджа для монохромного устройства уровня bizhub 5021i может достигать 25 000 страниц. При этом стоимость одного отпечатка остаётся прогнозируемой даже при высокой нагрузке.
В цветных устройствах ситуация сложнее. Помимо чёрного тонера используются ещё три цвета: голубой, пурпурный и жёлтый. Даже если документы печатаются преимущественно в чёрно-белом режиме, цветные компоненты всё равно участвуют в работе системы и требуют обслуживания.
В результате стоимость одного цветного отпечатка может оказаться в 5-10 раз выше стоимости монохромного документа.
Если перевести это в годовые расходы, разница нередко достигает нескольких сотен тысяч рублей.
Особенно заметно это становится в компаниях с большим документооборотом.
Почему цветные МФУ дороже в обслуживании
Есть ещё одна причина, о которой редко говорят при выборе техники.
Цветное устройство конструктивно значительно сложнее.
У монохромного аппарата один фотобарабан и относительно простая схема формирования изображения.
В цветном оборудовании работают сразу четыре независимых цветовых канала.
Это означает:
- четыре фотобарабана вместо одного;
- больше роликов и узлов переноса;
- больше расходных материалов;
- больше компонентов, требующих замены.
Каждый дополнительный узел увеличивает вероятность обслуживания и ремонта. Даже если техника надёжная, количество элементов напрямую влияет на стоимость владения.
Поэтому сравнивать цветное и монохромное устройство только по цене закупки – ошибка.
Для бизнеса гораздо важнее показатель TCO (Total Cost of Ownership) – полная стоимость владения за несколько лет эксплуатации.
Именно здесь чаще всего обнаруживаются скрытые расходы.
Что показывает аудит печати
Когда компании начинают анализировать реальные объёмы печати, результаты нередко оказываются неожиданными.
В одном из типовых сценариев распределение выглядит так:
- бухгалтерия – менее 1% цветной печати;
- склад – практически 0%;
- кадровая служба – менее 2%;
- юридический отдел – менее 1%;
- маркетинг и продажи – до 70-80% цветных документов.
Получается, что цвет действительно нужен, но далеко не всем подразделениям.
Именно поэтому крупные организации всё чаще отказываются от принципа «одинаковые устройства для всех».
Компромисс, который работает
Самым рациональным решением обычно становится смешанный парк техники.
В этом случае:
- отделы, которым важен цвет, используют специализированные цветные устройства;
- управление печатью остаётся централизованным.
Такой подход позволяет одновременно решать две задачи.
С одной стороны, сотрудники получают нужный функционал. С другой – компания не переплачивает за избыточные возможности там, где они не используются.
Дополнительный плюс заключается в том, что современные системы управления печатью позволяют контролировать объёмы, распределять нагрузку и анализировать затраты по подразделениям.
Руководство начинает видеть реальную картину, а не предполагать её.
Важность функций
Самая дорогая функция в офисной технике – не та, которая стоит больше всего. Самая дорогая функция – та, за которую платят, но не используют.
Если большая часть документов в компании остаётся чёрно-белой, тотальный переход на цветной парк редко бывает экономически оправдан.
Гораздо эффективнее сначала понять, кому действительно нужен цвет, посчитать стоимость отпечатка и только потом принимать решение о закупке.
Практика показывает, что после такого аудита расходы на печать могут снижаться на 20-40% без потери удобства для сотрудников.
Потому что бизнесу нужна не максимальная функциональность. Бизнесу нужна функциональность, которая приносит результат.